コンテンツ

• ステップに
• パート1/4：ブリーフィングのマッピングと設定
• パート2/4：問題の説明
• パート3/4：結論と推奨事項の作成
• パート4/4：ブリーフィングの確認
• チップ

ブリーフィングでは、通常、政府関係者やその他の政策立案者向けに、特定のトピックとその背景について概説します。これらの意思決定者は、毎日多くの異なるトピックについて難しい選択をしなければならず、各問題を詳細に調査する時間がありません。ブリーフィングは、単一の問題を人の注意を引くのに役立ち、彼/彼女が知っておくべき重要な詳細を概説します。その後、ブリーフィングは解決策を提案し、改善のための提案を行います。ブリーフィングを書くことができることは、学生、ビジネスマン、政治家、活動家にとって有用なスキルです。説得力のあるブリーフィングは簡潔でよく整理されており、最も重要で関連性のある事実と解決策をカバーしています。

ステップに

パート1/4：ブリーフィングのマッピングと設定

1. ブリーフィングの範囲を決定します。 範囲には、ブリーフィングの深さと長さの両方が含まれます。このトピックについてどの程度詳しく説明しますか？いくつの異なるトピックをカバーしますか？これは、見つけることができる情報の量と、主張を裏付けるために提供する必要のある情報の量によって異なります。
   • ブリーフィングの範囲を決定することは、読者がどの情報が議論されているか、そして何が議論されていないかを正確に知ることができるので重要です。
2. あなたの聴衆を知っています。 ブリーフィングを書き始める前に、誰がそれを読むのかを知ることが重要です。これにより、ドキュメントで行う選択が制御されます。始める前に、次の質問について考えてください。答えがわからない場合は、次のことを確認してください。
   • 誰がこの文書を読みますか？政府関係者？ビジネスリーダー？ジャーナリスト？これらの組み合わせ？
   • 読者はこの問題についてすでにどのくらい知っていますか？彼らはそれについて何か知っていますか？何 しなければならない 読者は知っていますか？
   • 読者はその問題に関してどのような権限を持っていますか？彼/彼女はどのような変更を加えることができますか？
3. 主なポイントを計画します。 ブリーフィングを書き始める前に、指摘したい主なポイントを（頭の中で、またはアウトラインで）計画する必要があります。
   • ブリーフィングは通常1〜2ページ以内であるため、簡潔にする必要があります。政策立案者は非常に忙しく、あなたの問題だけが彼らの問題ではありません。不必要な情報や長々とした説明の余地はありません。簡潔なブリーフィングを作成するための要点を事前に決定します。
4. テンプレートの使用を検討してください。 ブリーフィングの形式はそれほど複雑である必要はありませんが、MS Wordでブリーフィングドキュメントを作成するための多くの無料オンラインテンプレートの1つをダウンロードすることで、時間を節約できます。
   • テンプレートは、考えを整理し、ブリーフィングをより迅速に準備するのに役立ちます。
5. 名前、日付、件名を考えてください。 テンプレートを使用していない場合は、名前、日付、件名を書くことから始める必要があります。
   • 名前は、ブリーフィングの宛先となる人に対応しています。
   • 日付は、ブリーフィングの提出日に対応しています。
   • 件名には、「ユトレヒト地域の学校でのいじめの蔓延」など、ブリーフィングの主なトピックを簡単に説明する必要があります。これにより、読者はドキュメントを一瞥することなく、何を知ることができます。問題はそれが扱われることです。
6. 要約を含めることを検討してください。 一部のブリーフィングでは、ブリーフィングの冒頭に要約が含まれ、テキスト全体がいくつかのポイントで要約されています。これを実行するかどうかを決定し、実行する場合は、このセクション用のスペースを予約します。
   • 非常に忙しい読者のために、要約は事前に要点を提供し、ドキュメントの残りの部分をざっと読むのを容易にします。
   • よく練られたブリーフィングは、このセクションを冗長にするのに十分簡潔であることがよくあります。ただし、早急な対応が必要な問題がある場合は、概要に時間枠を明確に示すことで、ブリーフィングの緊急性を指摘することができます。
   • 要約は3〜4ポイントを超えてはなりません。

パート2/4：問題の説明

1. 問題を要約した紹介文を作成します。 ブリーフィングの次の部分では、問題または問題について詳しく説明する必要があります。ブリーフィングが焦点を当てている主な問題や、このブリーフィングを作成した理由を1つか2つの文で説明する、通常「問題」または「目標」と呼ばれる短い冒頭から始めます。
   • たとえば、「ユトレヒト地域の学校での暴力的ないじめ事件の数が増加している」のように書くことができます。現在の懲戒方針は、この問題に対処するのに十分ではないかもしれません。」
2. 最も重要な事実/背景の概要を提供します。 次のセクション「考慮事項」または「背景」では、最近の進展および/または現在の状況に焦点を当てて、問題または問題のステータスに関する詳細情報を提供する必要があります。
   • このセクションには、読者がこの問題について決定を下すために必要な情報を含める必要があります。この目的に必要ではない情報は、どんなに興味深いものであっても、省略できます。
   • まだこれを行っていない場合は、このセクションを作成する前に調査を行ってください。このセクションの情報は、可能な限り正確、具体的、かつ最新のものである必要があります。
   • 必要に応じて、このセクションを明確かつ単純にするために、対象読者向けに情報を翻訳してください。専門用語、専門用語、または一般の人々が直接関心を持たない情報は避けてください。
   • 必要に応じて統計とデータを使用しますが、視聴者がすばやく簡単に理解できるように説明します。
3. あなた自身の意見を省いて​​ください。 この状況および/またはそれについて何をすべきかについてのあなたの意見は、このセクションに属していません。事実に固執する。
   • ただし、提案されたさまざまなアクションまたは現在のアクションの長所と短所について話し合い、それぞれの長所と短所を特定することを選択できます。

パート3/4：結論と推奨事項の作成

1. 関連性を持たせます。 ブリーフィングは、「結論」および/または「推奨事項」または「次のステップ」などのセクションで終了する必要があります。そのような閉鎖は、なぜこの問題があなたの読者によって重要であると考えられるべきであるかを明らかにするはずです。
   • ブリーフィングをより説得力のあるものにするために、問題を読者の自己利益に直接リンクするようにしてください。
   • たとえば、「いじめ事件により、保護者は私立学校を検討するようになります。それらは、より低いテストスコアと合格率に関連しており、私たちの学校は社会の目にはあまり効果的ではないように見えます。それらは、政府の助成金と民間の資金で資金を提供する地域のチャンスを減らします。」
2. 解決策を提案します。 多くのブリーフィングは、説明された問題に対する提案された解決策を提供し、状況を改善するためのポリシーの変更と問題を関連付けます。
   • 「推奨事項」というラベルの付いたセクションで提案された解決策の概要を説明するブリーフィングもありますが、「次のステップ」を好むライターもいます。あなたではなく、最終決定権を持ち、問題について決定を下すのは読者であることを忘れないでください。
   • このセクションは、背景/考慮事項セクションのように「バランスをとる」必要はありません。これは、何をすべきかについてあなたの意見を表明する場所になり得ます。
   • ただし、特定のソリューションを提供する必要はないことに注意してください。または、いくつかのオプションを長所と短所とともにリストし、読者にこれらの選択を検討するように促し、この問題に対処するために何らかの方法で行動を起こすことができます。どのアクションが最も適切であるかを必ずしも指定する必要はありません。
3. あなたの議論を裏付けるために事実を使用してください。 この最後のセクションの提案は、前のセクションの情報から論理的に流れる必要があります。提示した事実を使用して、提案しているソリューションが優れたソリューションである理由を示します。
   • 提案する解決策が明確であり、概要を説明したとおりに問題に直接関連していることを確認してください。たとえば、前のセクションでいじめ防止プログラムの欠如について言及したとします。このセクションでは、そのようなプログラムを提案し、おそらく他の学校にその有効性を指摘することは理にかなっています。予防プログラムについてまだ言及していない場合、このような解決策は思いがけないことのように思われます。

パート4/4：ブリーフィングの確認

1. ブリーフィングをより簡潔にします。 ブリーフィングは2ページを超えてはなりません。ブリーフィングがこれより長くなった場合は、最初に、省略できる制御フェーズの部分を探す必要があります。
   • トピックに関係のない、または重要性の低い情報を探し、その資料を削除します。特に、提供しているソリューションに関係がない場合は削除します。
   • 同じ観点から、あなたの議論を明確で説得力のあるものにするために必要な重要な情報を見逃してはなりません。特定の情報を別の情報と交換する必要がある場合があります。
   • テキストを編集するときは、政治家や官僚の立場になってみてください。これらの人々が毎日どれだけの情報を入手するかを考えてください。問題に貢献しないでください。意思決定に必要な情報を提供することで、ソリューションの一部になりましょう。それ以上でもそれ以下でもありません。
2. 専門用語を削除します。 編集段階では、ブリーフィングにアクセスしにくくなる専門用語や専門用語に注意してください。ブリーフィングを作成するときにこれを回避しようとしても、いくつかの複雑な用語がドキュメントに組み込まれている可能性があります。
   • 特にあなたが書いているトピックの専門家であるならば、あなたのための日常の言語が他の人にとって理解するのが難しいかもしれないことを一瞬忘れがちです。
   • トピックにあまり精通していない人にとっては、何かが重要である理由がすぐに明らかになるとは限らないことにも注意してください。政策立案者は通常、意思決定を行うために必要なすべての主題について専門家になることはできません。
3. 構造が理にかなっていることを確認してください。 あなたが記録した主な事実があなたがそれを要約したように問題から論理的に生じることを確認してください。また、提案するすべてのソリューションが実際にこれらの最も重要な考慮事項に対応していることを再確認してください。
4. エラーがないか注意深く作業を確認してください。 ブリーフィングの長さと流れを確認した後、もう一度テキストを注意深く確認して、間違いがないことを確認します。
   • スペル、スタイル、または文法上の誤りを伴うブリーフィングは、読者によってそれほど深刻ではなくなります。あなたの視点を信用できない可能性があるので、そのような簡単な説明を提出することによって、害よりも良いことをしているかもしれません。

チップ

• 著名な指導者や教授が書いたブリーフィングを見て、彼らの説得スタイルについて学びましょう。
• ブリーフィングが特定の人に向けられている場合でも、他の人（スタッフ、同僚、さらにはメディア）がそれを読む可能性があることに注意してください。これは、対象の読者がトピックについてある程度の知識を持っている場合でも、可能な限り言語にアクセスできるようにするための十分な理由です。