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• ステップに
• パート1/3：雇用主に休暇を申請する
• パート2/3：大学または学校での休暇申請
• パート3/3：レターのフォーマット

休暇とは、あなたが仕事や学校から解放される許可を得ている期間です。自分が病気のときや家族が病気のとき、長期休暇など、さまざまな理由で休暇が必要になる場合があります。場合によっては、従業員は法律により、出産や養子縁組時、または近親者の世話をしなければならないときの休暇など、特定の形態の休暇を取得する権利があります。休暇の定義は、欠勤の長さによって異なります。 １ヶ月未満の短期欠席など、休学とみなされない場合もあれば、１週間の欠席でも休学とみなされる場合があります。休暇を申請する前に、雇用主または学校が休暇と定義するものを決定することが重要です。提案された欠席は、正式に申請するのに十分な長さではない可能性があるためです。

ステップに

パート1/3：雇用主に休暇を申請する

1. 上司に早期警告を与えます。 雇用主に休暇を申請するときは、早期に警告することが重要です。もちろん、愛する人の予期せぬ死など、特定の状況では早期警告が常に可能であるとは限りません。ただし、早期警告が可能な場合（たとえば、希望する休暇が数週間または数か月しか離れていない場合）、雇用主と職場のチームメンバーがそれを考慮に入れることができるように、できるだけ早く手紙を書いてください。早期警告を与える良い方法は、休暇を申請する前に上司と休暇の提案について話し合うことです。このようにして、最初の文で以前の会話を参照することができ、その手紙は上司にとって驚くことではありません。
2. 特定の日付を指定します。 遠ざける予定の具体的な日付を含めてください。いつ欠席したいかについて漠然としないでください。特定のデータを提供できない場合もありますが、特定のデータは、雇用主や同僚が不在時にあなたの仕事をどのように管理できるかを事前に計画するのに役立ちます。したがって、可能であれば、仕事から離れる予定の日付について、手紙の中でできるだけ具体的にしてください。
3. 雇用主に対して透明性を保ちます。 休暇が必要な理由について、できる限り透明性を保ちます。これは、あなたが遠ざかりたい理由について細部をすべて調べなければならないという意味ではありません。多くの場合、あなたの雇用主はあなたの私生活についての特定の詳細を知る権利さえ持っていません。ただし、なぜ休暇を取りたいのかについて雇用主に対して可能な限り透明で正直であることは、経営陣との対立の可能性を最小限に抑えます。
4. あなたの不在時にあなたの仕事がどのように移されるかについて話し合ってください。 あなたの手紙の中で、あなたはあなたがあなたの責任を認識していることを述べ、あなたが去る前にあなたがあなたの不在であなたの仕事がどのように移されるかについて話し合いたいことを理解するべきです。仕事をどのように引き継ぐべきかについての詳細を手紙で提供できます（たとえば、不在時に行われる現在のプロジェクトについてチームメンバーに詳細なメモを残すか、チームメンバーがあなたに連絡できるように連絡先の詳細を提供します緊急時）。
5. あなたが受ける資格のある休暇の種類を知ってください。 法律により、特定の種類の休暇を取得する権利があることを知ってください。資格のある休暇と雇用主のみが許可できる休暇を区別することが重要です。
   • たとえば、オランダでは、出産後、または養子縁組後22週間以内に、少なくとも16週間の無給の産休を取得する権利があります（ただし、引き続き給付を受けることができます）。
   • 法律に基づいて資格のある休暇を申請するための手紙を書く場合は、それに基づいて申請することができます。たとえば、「あなたも私も知っているように、私は休職する権利があります。 （日付を入力してください）の間に休みを取りたいです。どうすれば生産性を継続できるのでしょうか？」さらに、生産性を維持する方法を雇用主に尋ねることは、雇用主の幸福を気にかけていることを示しており、それによって職場での地位を強化することができます。
   • 契約に基づいて自動的に取得できない休暇を希望する場合は、ご不便をおかけして申し訳ないことを示し、失われた時間をできる限り埋め合わせると約束するように、トーンを調整してください。
   • 休暇や病欠が発生したかどうかを上司に知らせてください。
   • この情報を手紙に含めることで、上司が申請を辞退することを決定し、上訴しなければならない場合に備えて、人事担当者にとっても明確になります。
6. 不在時に作業を委任する方法についてのアイデアを提供します。 上司がこれについて最終決定権を持っている可能性がありますが、不在時に仕事のさまざまな側面を引き継ぐのに最適だと思う従業員について、役立つ提案を提供できます。ただし、特定の同僚にとって不公平になるため、すべてを1人の人に渡さないでください。
7. 敬意を表する口調を使用してください。 どのような状況であっても、丁寧に休暇を申請することが重要です。言い換えれば、たとえあなたが法律によってそれを受ける資格があるとしても、あなたは要求を要求するのではなく要求するべきです。丁寧に質問することで、経営陣との対立を防ぐことができます。

パート2/3：大学または学校での休暇申請

1. 休暇申請フォームを見つけます。 大学や学校での休暇を申請したい学生は、通常、フォームに記入する必要があります。大学のウェブサイトから休暇申請書をダウンロードしてください。これらのフォームは、学習プログラムの部門でも入手できる必要があります。
2. 用紙に記入する。 フォームには、名前、学生番号、住所、学習プログラムなどの情報が求められます。
   • フォームはおそらくあなたの国籍やビザも要求します。休暇は留学生のビザに影響を与える可能性があります。これは、留学生の場合、勉強するためのビザが発行されているためです。長期間教育をやめている場合、帰国を希望する場合は、母国に戻り、ビザの再申請を求められることがあります。あなたが学生ビザを保持している留学生である場合、休暇がビザにどのような影響を与える可能性があるかを調べてください。このポリシーは国ごとに異なり、政府によって決定されます。
   • 米国の大学では、フォームに政府からの財政的支援を受けているかどうかを尋ねられます。あなたが米国の学生であり、手当を受け取っている場合、通常、この手当を受け取るには出席要件があります。休暇はこの手当の資格に影響を与える可能性があるため、手当事務所に連絡し、休暇を申請する最善の方法についてファイナンシャルアドバイザーに相談することが重要です。オランダでは、学校の学生として、出席または義務教育のために休暇を申請する必要があります。
3. 補足文書として休暇申請の手紙を書いてください。 休暇申請書には通常、大学が申請を承認するために必要な補足書類を添付する必要があります。軍事休暇を申請する場合は、軍事命令を追加する必要があります。医療上の理由で休暇を申請する場合は、医師または医療提供者からの手紙を含める必要があります。ただし、個人的な理由で休暇を申請する場合は、申請の状況と理由を記載した休暇申請書を作成する必要があります。
4. あなたの理由について透明にしてください。 休暇申請が個人的な理由によるものである場合は、特定の状況で休暇を取得する資格があるかどうかを部門が判断できるように、部門に対して可能な限り透明性を保つことが重要です。
5. あなたの手紙の中で、あなたが留守中にやりたい仕事をすべて述べてください。 たとえば、離れた場所で研究プロジェクトを完了するために休暇を申請する研究生である可能性があります。博士課程の学生は通常、このタイプの休暇を取得する権利があります。ただし、研究アドバイザーがあなた（学生）があなたの研究目標を達成していることを部門に確認できるように、休暇が割り当てられる前に、彼らは教員の研究アドバイザーと計画について話し合う必要があります。休暇申請書には、欠勤中に行う予定の仕事を明記してください。

パート3/3：レターのフォーマット

1. 送信者のアドレスを含めます。 雇用主と同じ建物で働いている場合は、自分の住所を含める必要はないように思われるかもしれませんが、そうすることで、郵便局が配達を間違えた場合に手紙が正しい住所に返送されるようになります。人事部はまた、あなたの住所が書かれていれば、あなたの手紙を簡単にアーカイブできると考えています。
2. 手紙が完成した日付を使用してください。 多くの場合、人々は手紙を始めたときに日付を記入しますが、手紙を完成させるのに数日かかる場合は、手紙が完成して署名された日付に日付を変更することを忘れないでください。
3. 受取人の住所を記載してください。 受取人の名前とその個人的な肩書きを述べてください（例：スミット博士、ルーテン教授）。
4. 敬礼には受取人の名前を使用してください。 上司をよく知っている場合でも、正式に彼女の職業的または個人的な肩書きを付け、その後に彼女の名前を付けてください。
5. 段落に使用する書式設定スタイルを決定します。 一般的なフォーマットスタイルは、次の習慣に従います。
   • 段落はシングルスペースです。
   • ルールは左マージンに反します。
   • 段落をインデントする代わりに、すべての行を左マージンに対して配置する必要があります。
   • 段落の間にスペースがあります。
6. 「誠意をこめて」や「よろしく」などの丁寧な締めくくりで手紙を締めくくります。
   • 最後の段落と「誠実に」の締めくくりの間にスペースを入れてください。
   • 「Sincerely」とあなたの署名の間に4本の白い線を残します。
7. 手紙に署名します。 文字を印刷したら、4本の白い線の間のスペースにペンで署名します。