フィードバックを書く - チップ

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手順

フィードバックは、スタッフや学生の改善を支援するために不可欠です。フィードバックは重要であるだけでなく、ほとんどの企業や教室でも必要です。これは、従業員を管理している場合、または他の人を指導する責任がある場合に特に当てはまります。ますます多くの従業員がリモートで通信して作業するようになり、電子メールで応答を書くことがますます重要になっています。他のスタッフを監督している場合は、パフォーマンス評価にフィードバックを書き込むことができます。あなたが教師である場合、あなたはしばしばあなたの学生にコメントを与える必要があるでしょう。

手順

方法1/3：従業員の回答をメールで書く

メールを送信する理由を確認してください。 理由は件名またはメールの本文に記入できます。通常、件名の文からメールで何を期待するかを受信者に知らせるのが最善です。
- 「プロジェクト提案へのフィードバック-素晴らしいスタートです！」のようなトピックを書いてください。
フレンドリーなコメントから始めましょう。 これにより、批判するのではなく、親しみやすい口調でコメントしていることが視聴者にわかります。受信者があなたのレビューを前向きに読む可能性が高くなります。
- 「良い一週間をお過ごしください！」のように書いてください。
彼らが完了した作業を認めます。 回答者があなたが評価している仕事に多大な努力を払っている可能性があります。最初にこれに言及し、あなたが彼らの努力を認めていることを彼らに知らせてください。
- 「この提案された計画を実行しようとしてくれてありがとう。私は多くの努力をしました」。
最初に肯定的なフィードバックを与えます。 受信者に最初に何をしているのかを伝えると、後で批判が和らぎます。正直に言って、しかし、何か前向きなものを見つけようとしてください。手元のタスクまたは過去の作業に集中できます。
- 次のように言います。「もう1つの説得力のある提案があります。あなたは多くの素晴らしい目標を集めました、そして私はあなたの方法で多くの進歩を見ることができます」。
アドバイスとして否定的なフィードバックを書いてください。 必要な変更をリストする方が効果的であっても、受信者がそれらを読んでイライラするのは難しい場合があります。代わりに、これから行う変更であるかのように文を作成します。
- 「パート1と2を削除し、パート3を拡張して予算案を含める」、または「2番目の段落を切り取りますが、進行中のプロジェクトの評価を追加します」と書くことができます。その部分の終わりに」。
否定的なフィードバックを説明します。 問題がどこにあるかを受信者に伝え、必要に応じて問題の原因を明確に説明します。批判が期待や方向性からの変化によるものである場合は、そのことを伝え、変更が行われた理由を詳しく説明します。
- たとえば、「全社的に詳細な提案に移行しているため、いくつかのセクションで情報を拡張する必要があります。より多くの情報が必要な場所をリストアップしました」。
- 受信者の行動についてコメントする場合は、伝えたいことの例を常に挙げてください。たとえば、クライアントの会議で専門外の服装について話している場合は、彼らが間違ったことの例を挙げてください。「前回クライアントに会ったときは、フリップフロップを着ていて、それ以前はTシャツを着ていました。このようなカジュアルな服装は、私たちが会社を代表したいプロのイメージをもたらしません。 ty "。
問題を解決する方法を決定します。 問題の修正がなければ、フィードバックは役に立ちません。回答のトピックによっては、特定の解決策のリストと取り組むべき目標の一般的なリストになる場合があります。
- あなたは彼らが問題を解決することができる方法の例を与えることができます。これは、特定のソリューションを念頭に置いている場合に最適なオプションです。「次のプレゼンテーションでは、中間色を使用し、トランジションを避けてください。クライアントとのミーティングなので、話すことも避けてください。会社で"。
- 別の方法は、彼らが改善する方法を考えるのに役立つ質問をすることです。これは、考えられる解決策が多数ある問題を特定するのに役立ちます。たとえば、「これから資料を改善する方法はありますか？」や「次のプレゼンテーションにどのような変更を適用する予定ですか？」などです。
起こりうる結果を彼らに思い出させてください。 職場でのいくつかの問題は組織に害を及ぼす可能性があり、従業員はそれを認識する必要があります。多くの場合、いくつかの結果があり、従業員の失敗のために顧客を失ったり、効果のない顧客サービスを提供したりすることがあります。状況によっては、変わらなければ従業員にも影響があります。問題がある場合は、スタッフに知らせてください。
- たとえば、紙のエラーが原因で会社が顧客を失う可能性があるという懸念について彼らに伝えます。
- もう1つの方法は、ドキュメントを改善しようとしない場合、プロジェクトから解雇される可能性があることを知らせることです。
最後に、フィードバックの説明と説明を求めてください。 これは、あなたがサポートしていることを人々に知らせるのに役立つメールを終了するためのフレンドリーな方法です。さらに、あなたが書いた内容を理解していない場合でも、説明を求めても安心です。
- 「問題について質問がある場合や説明が必要な場合はお知らせください」と書いてください。
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方法2/3：能力評価におけるフィードバックの書き込み

能力を評価するための目標を設定します。 それがあなたがレビューをしている理由です。目標を知ることは、より良いフィードバックを書くのに役立ち、従業員が何を期待すべきかを知るのに役立ちます。
- たとえば、従業員の改善に焦点を当てていますか？どのタイプのキャリア開発があなたの会社に最も利益をもたらすかを決定するために、全社的な評価を行っていますか？四半期ごとのレビューを行っていますか？
- フィードバックをするときは、目標についてスタッフに相談してください。「会社は従業員のニーズに基づいたキャリア開発プログラムをサポートする予定なので、私は一人一人のパフォーマンス評価を行っています」と言うことができます。
それらに関する以前のフィードバックを確認します。 これには、以前のレビューからの回答や、レビュー中にリリースされた非公式の情報が含まれる場合があります。また、そのフィードバックに対して彼らが何をしたかを評価する必要があります。彼らはそれを使って改善しましたか？彼らはそれに注意を払っていませんでしたか？
- 彼らが以前にフィードバックに基づいて行動したことがある場合、これは今回は肯定的な評価と見なされる可能性があります。
- 彼らが以前にフィードバックに注意を払っていなかった場合は、前の問題と、フィードバックに注意を払わないという自己認識の欠如の両方について話し合うことができます。
肯定的なフィードバックを説明し、具体的な例を挙げてください。 常に前向きなコメントから始めるのが最善です。スタッフに彼らがうまくやっていることを伝え、彼らが達成した成果を指摘します。正直に言って、できるだけ多くの良い点と悪い点を含めるようにしてください。
- たとえば、「プロジェクトを主導するために志願したときに自己規律を示し、提案を取り入れてチームとうまく連携することで優れたリーダーシップを発揮しました。他のメンバーから、およびタスクを割り当てる」。
- あなたが彼らにしてほしいことを賞賛してください。
建設的な批判を提供し、具体的な例を提供します。 会社にとって何が最も有益であるか、または従業員の仕事の目標に批判を集中させます。何に問題があるのか、なぜそれが問題なのかを伝えます。
- 具体的な例を示してください。たとえば、「過去3回のプレゼンテーションで、予算案を忘れてプロジェクトを遅らせた」、「前四半期に達成されたアカウントの平均数は6でしたが、確かに2.これは無能と見なされます」。
次の評価段階の作業目標を設定します。 これにより、従業員は将来何に焦点を当てるべきかを知ることができ、会社が必要としていることを従業員から伝えることができます。また、レビューセッションからスタッフに理解してもらいたいことをスタッフが知っているため、フィードバックがさらに役立ちます。
- 目標は短く具体的でなければなりません。たとえば、「従業員は平均して1日あたり4つの製品を販売します」、「スタッフは顧客とのコミュニケーションを強化します」、「スタッフはリーダーシップトレーニングを完了します」などです。
- 従業員に対して行う次の監査では、これらの作業目標に焦点を当てることを確認してください。これは、従業員が期待することです。
キャリア開発の機会を提案します。 以前に提供した建設的な解説の提案を提供します。リソースに応じて、これは知識交換、トレーニング、社内トレーニング、または人生経験共有セッションである可能性があります。リソースが不足している場合は、オンラインでコースを検索することもできます。
- 従業員と評価について話し合った後は、これらの推奨事項を自由に変更してください。たとえば、従業員が思いもよらなかったキャリア開発を要求する場合があります。
- 従業員のキャリア目標を考慮する必要があります。たとえば、従業員が管理職に異動したい場合は、キャリア開発オプションとしてリーダーシップトレーニングセッションを推奨できます。もう1つのオプションは、従業員がグラフィックデザインに興味を持っている場合、トレーニングコースへの参加を許可して、会社でこれらのスキルを使用できるようにすることです。
励ましの言葉で終わります。 パフォーマンス評価がどれほど肯定的であっても、欠点や改善が必要なことを思い出すのは好きではありません。励ましの言葉で締めくくると、プレッシャーや落胆を感じるのではなく、従業員の意欲を高めることができます。
- これを言います。「前四半期に予期しない問題が発生しましたが、ワークロードを調整するときに良い仕事をしました。私たちはあなたのパフォーマンスが好きで、今四半期により良い結果が得られることを望んでいます。」
受信者からのフィードバックを奨励します。 これは、評価について話し合った後の口頭での返答にすることも、フィードバックフォームを提出して記入することもできます。スタッフがパフォーマンス評価についてコメントし、不在時に情報を統合できるようにすると、より効果的なフィードバックを受け取ることができます。
- 他の人にあなたのフィードバックにコメントするように頼んでください。たとえば、「フィードバックの提供方法について1つ改善できるとしたら、それは何でしょうか？」や「フィードバックは明確で役に立ちましたか？」
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方法3/3：学生にフィードバックを提供する

学習に焦点を合わせます。 フィードバックの目的は、生徒が学習できるようにすることです。そのため、間違いを批判するのではなく、仕事を改善するための役立つコメントを作成してください。批判だけでなく、指導のためにそれを取ってください。
- 課題、プレゼンテーション、プロジェクトの作成など、学生の作業タイプに関するフィードバックを書面で提供できます。
コンテンツと構造に関するフィードバックを提供します。 両方の部分が重要であり、学生はそれらを改善する方法を知る必要があります。これは、ある学生が別の部分よりも優れている場合に特に重要です。たとえば、学生は、タイプミス、間違った句読点、不完全な段落、インデントがないにもかかわらず、コンテンツ開発について優れたアイデアを持っている可能性があります。
- 口頭でのプレゼンテーションやプロジェクトについてコメントする場合は、演習の各部分についてフィードバックを提供してください。
- たとえば、口頭でのプレゼンテーションには、コンテンツとパブリックスピーキングスキルの両方に関するコメントが含まれますが、プロジェクトでは、コンテンツ、創造性、スキルのフィードバックを受け取ることができます。現在。
特定の肯定的および否定的なフィードバックを提供します。 「良い仕事」、「大きな進歩」、「仕事が必要」などのコメントを書いても、生徒は改善のために何をする必要があるのか、何を正しく行っているのかはわかりません。フィードバックを効果的にするために、学生は自分がうまくいったかどうかを知る必要があります。
- 次のように書いてください。「あなたの論文は明確で、よく書かれており、必要な形式を使用しています。一方、トピック文は論文にリンクされていないため、より多くの努力が必要です。
- このように提案してください。「私のアイデアはよく発達していますが、コンマや不完全な文を使用する場所の説明については、私に来てほしいです」。
- 肯定的なコメントと建設的な批判の組み合わせが含まれています。
バグを修正する代わりに改善する方法を提案します。 いくつかのエラーを強調表示できますが、ページを修正することは避けてください。カンマが多すぎるなど、記事で発見した問題を特定し、生徒が改善できるスキルを提案します。
- たとえば、「エッセイで使用したコンマが多すぎます。先生は、コンマの使用規則とコンマエラーを回避する方法を確認することを提案しました。インストラクターのところに行けば、一緒にパッセージを見直すことができます。
次のドラフトまたは演習の優先順位を設定します。 これから生徒に焦点を当てるべき具体的なポイントを提供します。課題の種類に応じて、生徒の学習目標やニーズに優先順位を付けることができます。
- 「今は、アクティブな主題の使用に集中し、不完全な文を避けてほしい」と言います。
問題が時間である場合は、フィードバックを1つのピースまたは1つのスキルに制限します。 評価している学生の現在の学習目標またはニーズに注意を向けます。他のセクションが完璧だと思わないように、あなたが自分の文章の特定の部分だけを評価していることを生徒に知らせてください。
- コメントに色を付けたり、強調表示したりする必要がある場合があります。
- 課題を生徒に返す前に、課題の一部についてのみフィードバックを提供していることを生徒に知らせてください。
- また、フィードバックを受け取りたいスキルやセクションを生徒に選択させることもできます。
学生に圧力をかけないでください。 エラーが多い場合は、1つのコメントで修正しようとしないでください。一度に多くの情報を提供すると、学生は圧倒される可能性があります。代わりに、基本的な調整または最も簡単な場所から始めます。
- たとえば、不完全な文に焦点を当て、綴り方がわからない単語を探すことから始めることができます。
- また、演習が目指している学習目標に集中することもできます。
学生に挑戦し続けるように勧めます。 彼らが挑戦し続けることを奨励する前向きなメモで終わります。あなたは彼らのエクササイズの他の改善を参照することができ、彼らにもっと高い目標を目指す動機を与えます。
- 「学年度中にあなたの文章が大幅に改善されたことに気づいた後、これらの提案に従ってあなたが課題をうまく完了することを私は知っています。次のエッセイを読むのを楽しみにしています！」
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