著者:
Christy White
作成日:
10 5月 2021
更新日:
1 J 2024
コンテンツ
ステータスレポートは雑用のように見えるかもしれませんが、それを書くことは実際には経営陣とコミュニケーションをとる良い機会になる可能性があります。取り組んでいるプロジェクトに関係なく、プロジェクトの予算と進捗状況を説明する具体的な詳細を提供することに焦点を当てる必要があります。最初に最も重要な情報を要約に入れてください。次に、結果と課題の観点からプロジェクトを説明する主な詳細に進みます。物事を短く、しかし有益なものにしてください。経営陣は喜んでいます。
ステップに
パート1/2：レポートの設定
コストとスケジュールに焦点を当てます。 あなたが取り組んでいるプロジェクトに関係なく、マネージャーは予算と進捗状況の観点から物事がどのように進んでいるかを知りたがっています。プロジェクトの財務状況に関する情報を収集するレポートを設定します。さらに、プロジェクトが予定どおりに進んでいるかどうかについてコメントします。 
問題について正直になりなさい。 プロジェクトのコストと進捗の問題があることがわかっている場合は、それらを非表示にしないでください。それは後でより大きな問題につながるだけです。代わりに、これらの問題が順調に進んでいることにどのように関連しているかを考えてください。 - たとえば、プロジェクトで1,000枚のTシャツを1,000ドルで製造して出荷する場合、300枚しか作成していないのに、すでに500ドルを費やしているのではないかと心配するかもしれません。
- また、予定より2日早く自分自身を見つけて、それについてコメントすることもできます。
問題の解決策を提供します。 ステータスレポートの目的の一部は、マネージャーが次のステップを決定するのを支援することです。あなたが気づいた特定の問題の解決策を提案することによってあなたは助けることができます。レポートを設定するときは、ソリューションがコストと進捗にどのように関連しているかについてメモを取ります。 - たとえば、Tシャツのビジネスが予定より早く、予算より遅れている場合、これが生産を増やしてバランスを取る理由と見なすことができます。
パート2/2：すべてをまとめる
レポートにタイトルを付けます。 簡単な要約、タイトル、日付からレポートを作成します。ステータスレポートは短くする必要があるため、別のタイトルページに配置する必要はありません。電子メールでレポートを送信する場合は、上司が電子メールの内容を認識できるように、件名を明確にするだけで十分です。 - 「パーカートランスポート2017年8月レポート」のようなもので結構です。
- 報告する期間が明確になるように、常にデータを提供してください。
- 会社が特定のレポート形式を使用している場合は、それらも使用していることを確認してください。
要約から始めます。 管理者は忙しく、最も重要な情報をすぐに確認する必要があります。レポートの冒頭の数行が問題の核心にあり、予算と進捗状況の観点からプロジェクトがどのように進んでいるかを簡単に説明しています。 - レポートを読んだ最初の数分で、マネージャーがすべての情報を確認できるようにしてください。
- たとえば、次のような直接的な方法でレポートをすぐに開始できます。「パーカートランスポートは現在予定より進んでいます。予算の50％を費やし、製品の30％を生産しました。生産を加速することでコストを削減できます。」
- マネージャーが最初に見たものに満足している場合、彼らはすでに十分に知っているかもしれません。要約に問題を示すものがある場合は、そこからレポートのさらに下の関連情報にすばやく移動できます。
最も関連性の高い詳細を提供してください。 マイルストーンと主要なデータに焦点を当てて、これまでで最も重要な結果をリストします。活動ではなく結果の観点から上司に知らせてください。 - たとえば、「私たちの制作リーダーであるフランクとサンドラは良い仕事をしました。フランクはいつも非常に早くそこにいて、サンドラはいつも最後に去ります。すべてが時間通りに生産されるようにするためです。」
- 代わりに、重要なデータを強調します。「制作リーダー（フランクとサンドラ）が1日2時間制作時間を増やしたため、予定より20％進んでいます。」
事実を整理します。 ここでは、マネージャーのスタイルに合わせてレポートを調整できます。上司の働き方がわかっている場合は、それに応じてレポートを調整できます。よくわからない場合は、よく知っているスタイルの短い直接の要約に焦点を合わせてください。 - 上司が大きなストーリーを見たい場合は、1つの章に「結果」、別の章に「課題」、3番目の章に「解決策」という名前を付けることができます。
- 時系列で物事を見るのが好きなマネージャーの場合は、「今週の進捗状況」の章に続いて「次のステップ」の章を試してください。
箇条書きを使用します。 管理者には、必要な情報をすばやく読みやすい方法で提供する必要があります。段落が長すぎて、重要な情報を読んだり偽装したりすることはできません。ただし、リストを使用すると、レポートを簡単にスキャンできます。 - あなたのマネージャーまたは会社が完全に書かれた報告書を具体的に要求する場合、あなたはもちろんその願いを果たさなければなりません。
必要に応じて視覚要素を追加します。 一部のマネージャーは、プロジェクトがどのように進んでいるかを説明する視覚的な手がかりを追加すると役立つと感じています。たとえば、うまくいけば、コストについての箇条書きの横に緑色のライトを配置し、少し遅れる可能性がある場合は、進捗状況についての箇条書きの横にオレンジ色のライトを配置できます。 
上司に提出する前に、必要に応じてレポートを確認および修正してください。 スペルミスや実行されていない文は、短くて比較的非公式なステータスレポートであっても、決して有効ではありません。電子スペルと文法チェッカーだけに頼らないでください。レポートを短く直接的に保つために、削除できるもの（不要な副詞や形容詞など）を検討してください。 - たとえば、「マリーとサムの本当に素晴らしい努力のおかげで、8月の売り上げは順調に進んでおり、これまでで最高の月です」などのフレーズは避けてください。
- 同じことをもっと簡潔に言うことができます。「マリーとサムの努力のおかげで、8月の売り上げはこれまでで最高です。」
他の指示がない限り、少なくとも月に1回は報告してください。 会社は、毎週または隔週などの特定の時間枠に従ってステータスレポートを提供するように依頼する場合があります。少なくとも月に1回報告することは、一般的に上司に情報を提供し続けるのに適しています。ステータスレポートをいつ表示するかわからない場合は、彼に連絡してください。 - 上司が報告をあまり頻繁に受け取りたくない場合は、もちろん、求められたとおりに行います。
