カスタマーサービスにメールを送信する

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ステップに
パート1/3：Webサイトの表示
パート2/3：メールを書く
パート3/3：礼儀正しく
警告

会社の顧客サービス部門に電子メールを送信するのが難しいと感じる人もいます。過去に実際に紙に書かれていたときに、どのようにしてそのような手紙を電子メールの形で作成しますか？カスタマーサービスに質問するとき、どのタイプまたはプロトコルが適用されますか？これは業界、地域、文化によって異なりますが、カスタマーサービスがメールを適切に受信できるようにするための一般的なガイドラインがいくつかあります。

ステップに

パート1/3：Webサイトの表示

答えを探してください。 会社のカスタマーサービスチームに電子メールを書く前に、答えがWebサイトだけにあるのではないことを確認してください。多くの企業は、よくある質問への回答をWebサイトの特別なページ、通常は「FAQ」または「よくある質問」という見出しの下に投稿しています。
- 通常、これらのページを見つけるには、ページの一番下までスクロールしてから、[お問い合わせ]または[カスタマーサービス]をクリックします。
「カスタマーサービス」ページを見つけます。 ウェブサイトの下部にリンクが表示されない場合は、検索ボックスに単語を入力してページを見つけることができる場合があります。通常、ホームページの右上隅に虫眼鏡アイコンのあるフィールドが表示されます。「カスタマーサービス」や「連絡先」などの用語を入力して、Enterキーを押します。
- 「お問い合わせ」ページには通常、顧客が苦情やコメントを書くことができる電子メールフォームが含まれています。
  - このページをチェックして、送信されたメッセージのコピーを受け取るかどうかを確認してください。そうでない場合は、個人の電子メールアカウントからアクセスできる電子メールアドレスをWebサイトで検索して、通信の証拠を入手してください。
検索ボックスを使用します。 カスタマーサービスの電子メールアドレスを見つけるために使用したのと同じウィンドウで、質問したいトピックを検索します。この方法でトピックや質問を検索すると、メールを送信しなくても答えを見つけることができます。
- これは、電子メールを送信するときにインテリジェントに見せたい場合にも重要です。答えがすでにウェブサイトに明確に述べられているときに何かを尋ねると、彼らはあなたが要求していて怠惰であり、したがって不採算であるとカスタマーサービスに考えるかもしれません。
- よくある質問（FAQ）もご覧ください。多くの場合、あなたが聞きたい質問は、よくある質問にすでに含まれています。そのため、ほとんどのWebサイトにもそのようなページがあり、カスタマーサービスへの電子メールを最小限に抑えています。
会社の方針を確認します。 検索ボックスまたはFAQで質問の回答が見つからない場合でも、[会社概要]ページまたは返品ポリシーで検索できます。もう一度ウェブサイトの一番下までスクロールして、そこにあるリンクを確認してください。あなたの質問への答えを含むかもしれないリンクを探してください：私たちについて、注文と配達、返品、保証と修理など。
- これらのリンクで答えを見つけることができない場合でも、ページを見て、電子メールで使用する会社に関する追加情報を見つけることができると便利です。

パート2/3：メールを書く

それが苦情なのか褒め言葉なのかを判断します。 カスタマーサービスへのすべてのメッセージが苦情や質問である必要はありません。たぶんあなたは彼らに良いサービスを感謝したいと思うでしょう。質問のあるメールと同様に、肯定的なメールも歓迎します。
- 電話で苦情を報告する方がより速く、より直接的である場合があるのは事実です。メールは、感謝の気持ちを表したり、すぐに答える必要のない質問をしたりするのに適していますが、問題をすぐに解決したい場合は、電話してください。
明確なトピックを書き留めます。 メールの件名が明確で意味のあるものであることを確認してください。カスタマーサービス担当者に最初にメールを見てもらいたいので、応答が早くなります。件名は短くし、電子メールを簡潔に要約し、従業員が電子メールをすばやく開く必要があると感じていることを確認してください。
- 例：「犬は保証書を食べました-交換が必要です」
挨拶から始めましょう。 良いトピックを思いついたら、次のステップはカスタマーサービス担当者に挨拶することです。すぐに問題から始めないでください。あなたは電話で誰かにうまく挨拶しますね？それは「最高のカスタマーサービス」のような単純なものである可能性があります。
- 挨拶に追加する名前を見つけてください。中小企業では、カスタマーサービス担当者の名前がウェブサイトに掲載されていることがあります。そのため、それらを使用すると、メッセージがより個人的になり、作業がより快適になります。
- あいさつはコンマまたはコロンで終了できます。親愛なるカスタマーサービス、 または 最高のカスタマーサービス：
標準の書き込み方法に固執します。 標準的な書き方を使用して、従業員の尊敬を集めます。すべてを大文字で入力したり、特大または太いフォントを使用したりしないでください。通常の句読点、スペル、大文字を使用します。その後、あなたの電子メールは真剣に受け止められます。
丁寧な口調で書いてください。 苦情を言ったり、欲求不満を表明したい場合でも、丁寧に書いてください。そうすれば、あなたは顧客としてより高く評価され、おそらくより丁寧に扱われるでしょう。
あなたが誰であるかを教えてください。 挨拶の後に自己紹介します。あなたの名前を書き留めて、あなたがどんな種類の顧客であるか、そしてあなたが初めて何かを注文したのか、それともリピーターであるのかを説明してください。どちらの場合も、従業員はあなたを顧客として維持することを好みます。必要に応じて、地理的な場所を含めてください。
具体的に。 メールには特定の言語を使用してください。「私の製品」などの一般的な用語は避けてください。代わりに、関係する製品またはサービスと、それについてメールを送信する理由を詳しく説明してください。従業員が問題が何であるかを正確に知ることができるように、関連するすべてのイベントを説明してください。この情報を最初の電子メールにすぐに入れると、長時間の電子メール交換を回避できます。
- 製品がある場合はそのURLを使用して、従業員が製品の内容をすぐに確認できるようにします。
- また、ほとんどの従業員がとにかくあなたに尋ねるので、あなたの注文番号を電子メールに入れてください。この注文番号は、注文がシステム内でどのように行われているかを示します。
はっきりと質問してください。 メールで明確にしてください。茂みの周りを殴らないでください。従業員に挨拶して自己紹介したら、前の手順で説明したのと同じ特定の言語で、何が起こっているのかを説明する新しいセクションを開始します。
- すぐにあなたが望む補償を求めてください。あなたはあえて尋ねないかもしれませんが、あなたの恥ずかしさをあなたの電子メールに取っておきます。不良品と引き換えに何か欲しい場合は、そう言ってください。
短い段落を書く。 段落が短いことを確認してください。 1、2、または最大3文の段落が読みやすくなります。したがって、従業員は電子メールをより速くスキャンして自分が優先されているかどうかを確認できます。大量のテキストを書き込んだ場合、従業員はあなたの意味をすぐに理解できないため、メッセージがスタックの一番下に配置される可能性があります。。
簡単な署名で終了します。 リクエストまたは賛辞を要約した最後の文でメールを終了し、その後に挨拶をします。「よろしく」で終わることもできますが、名前や電子メールの署名をすぐに配置することもできます。また、「回答を待っています」などと言って、迅速な対応が必要であることを示すこともできます。
- 電子メールの署名は、名前、職業、連絡先情報を含む短いテキストブロックです。電子メールアカウントの設定で電子メール署名を作成して、新しいメッセージの下に常に自動的に表示されるようにすることができます。
まだ添付ファイルを送信しないでください。 最初のメッセージを含む添付ファイルはまだ送信しないでください。多くのWebサイトには、添付ファイル付きの電子メールを探し出し、メッセージを読む前にゴミ箱に入れるスパムフィルターがあります。
- もちろん、履歴書をWord文書として追加するように求められた場合は、カバーレターに添付ファイルを追加する必要があります。
- ユーザー名、パスワード、またはクレジットカード情報を含めないでください。
メッセージを送信する前に、もう一度メッセージを読んでください。 メールの準備ができたら、あまり熱心に「送信」を押さないでください。最初に電子メールを読み直して、メッセージを損なうタイプミスやスペルミスがないことを確認する必要があります。スマートフォンでメールを書いたとしても、「iPhoneから送信されました」という自動メッセージは、つづりの間違いや文法の間違いの言い訳にはなりません。
リマインダーを送信します。 数日経ってもメールへの返信がない場合は、メッセージがスパムボックスまたはスタックの一番下にある可能性があります。前のメールに言及したメールを書いて、正しく受信されたかどうかを尋ねます。

パート3/3：礼儀正しく

文法とスペルが適切であることを確認してください。 気づかないかもしれませんが、良い文法とつづりは丁寧な口調の一部です。明確にコミュニケーションをとるために最善を尽くすと、相手を尊重し、一般的に礼儀正しい人であることを示します。
あなたが賢いことを示してください。 大げさなことはしないでください。ただし、豊富な語彙を表示して、賢いことを示してください。会社のウェブサイトを見て、彼らの方針を知ったなら、あなたはあなたがすべてを正しく読んだが、それでもあなたの質問に対する答えを見つけていないことを示すことができます。
冗談ではありません。 賢明な発言やジョークがその場所を占めており、少なくとも最初の通信では、真剣に受け止められるべきメールには含まれていません。そのような言葉は不適切であると認識される可能性があり、会社と取引するときはそれを避けたいと思います。
- カスタマーサービス担当者と何度もメールをやり取りすると、ジョークが受け入れられて理解される可能性が高くなります。
積極的に自分を表現しないでください。 製品やサービスがどのように扱われているかに不満を感じるかもしれませんが、それを怒った電子メールに入れるとどこにも行き着きません。あなたが敬意と礼儀をもってあなたの問題について話し合うならば、あなたはあなたが望むものをより早く得るでしょう。
- あなたの感情を言葉にするのは難しいことを忘れないでください。問題に腹を立てていて、すぐに解決したい場合は、電話する方がよいでしょう。
あなたの忠誠心と感謝の気持ちを述べてください。 あなたがいつも会社にどれほど忠実であるかをあなたの電子メールに書くと、従業員はあなたのメッセージに感謝し、より迅速に返答するでしょう。