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• ステップ
• 方法1/3：会議の準備
• 方法2/3：会議中
• 方法3/3：会議後
• チップ
• 警告
• あなたは何が必要ですか

企業秘書や取締役会の秘書、あるいは中小企業の経営者として、企業の会議の議事録を保持する必要に直面する可能性があります。このタスクは、特に非営利組織にとって法的要件であるだけでなく、非常に重要です。これらのプロトコルは、会社の公式記録、その歴史の一部です。特定のルールとフォーマットに従えば、プロトコルは非常に簡単に実行できます。

ステップ

方法1/3：会議の準備

1. 1 出席予定の方には、事前に（数週間前に）会議の日時、場所、目的を記載した通知を送信してください。
2. 2 理事会の各メンバーのために、以下を含む特別なパッケージを準備します。 会議の通知、前回の会議の議事録、連絡先情報と会議で提示される内容（分析や予算レポートなど）の両方のリスト。情報が機密である場合は、従業員（場合によっては）とゲストが施設を離れた後、情報が表示された場合にのみ転送します。
3. 3 次のような、最も使いやすい録音機器が手元にあることを確認してください。 メモ帳、フォルダー、ラップトップまたはボイスレコーダー。
4. 4 会議当日、すべての参加者が筆記剤、バッジ（必要な場合）、軽食を持っていることを確認してください。

方法2/3：会議中

1. 1 次の情報をメモしてください。
   • 組織名と会議の種類。
   • 会議の通知は送信されましたか。送信された場合は、いつ送信されましたか。
   • 会議の日付と開催場所。
   • 会議が始まった時間。
2. 2 たとえば、会議の理由を書き留めます。 四半期ごとの取締役会または年次役員選挙。
3. 3 リストする必要があります：
   • 会議に出席する取締役会メンバー、役員、従業員、およびそれらの責任。
   • 欠席者。
   • 参加したゲスト、招待された人、イベントに参加した理由。
   • 会議の議長の名前と役職。
   • 会議の議事録を取っている人。
4. 4 クォーラムに必要なメンバーの数と、この数に達しているかどうかを示します。
5. 5 前回の会議の議事録を承認、改訂、または撤回するための投票結果を記録します。
6. 6 必要に応じて、以前のプロトコルを変更します。
7. 7 前のプロトコルからの実際の質問を声に出して、彼らの議論の過程、投票の結果、または全体的な結果を記録します。
8. 8 その他の投票、たとえば役員の選挙、賛成、反対、棄権の投票数を記録します。 棄権した人を除いて、人の名前や投票方法を書き留める必要はありません。投票を拒否した理由と、この投票中に誰かが部屋を出たかどうかを述べてください。
9. 9 議題項目をリストし、メモを書くためにそれらの間にいくらかのスペースを残します。
10. 10 議題項目と何が誰によって言われたかについての議論をメモします。
11. 11 会議中に議論されたすべてのトピックの問題と、次の会議で話さなければならない人々をリストします。
12. 12 アジェンダ以外の項目に関する議論、質問者、およびそれらの議論の結果に注意してください。
13. 13 再検討、更新、または投票のために提案された決定の結果を示してください。 正式な決定自体は別の文書として提示されます。
14. 14 次の会議の日時を示してください。
15. 15 会議は、多数決または全会一致の決定によって終了したと宣言されたことに注意してください。 会議の終了時間を示します。

方法3/3：会議後

1. 1 プロトコルをできるだけ完全に完成させ、できるだけ早く完成させてください。
2. 2 投票結果、議題項目、および行われた決定を太字で強調表示します。
3. 3 議事録のコピーを会議のすべての参加者にできるだけ早く配布して、その内容に関するフィードバックを入手します。 変更が提案されなかった場合は、議事録を形式化してから、企業の会議用の特別なフォルダーに配置します。議事録の最終版のコピーを、会議のすべての参加者と会議に出席しなかった参加者に配布します。

チップ

• 何かがわからない場合は、すぐに適切な質問をして、ディスカッションが正しく記録されるようにしてください。説明を求めるために、プロトコルを完全にドラフトするまで待つ必要はありません。
• 行われた決定と投票の結果は議事録に示されなければなりませんが、それらのコピーはまた、火、水、その他の要因から保護された場所の別のフォルダーに保管されなければなりません。電子コピーもこのフォルダに保管する必要があります。
• 会議中にすべての単語を書き留めようとしないでください。言われたことについて一般的な言葉で書いてください。議事録の記入が終了したら、ディスカッションのコースをより完全に開示できます。
• 会社の方針により、電子通信の使用が禁止されている場合があります。現在、これは非常にまれです。ルールが作成された時期と、ルールが何年にもわたって改訂されているかどうかによって異なります。したがって、この方法で会議の参加者と通信する前に、何かを壊していないことを確認してください。これらの種類の規則が絶望的に​​時代遅れになっている場合は、それらの修正を提案することもできます。

警告

• 議事録の草案を会議の出席者に提出してレビューと改訂を行う場合は注意が必要です。これにより、議事録の内容を変更する機会が与えられます。プロトコルが完全に終了したら、プロトコルに加えられた変更を全員が認識していることを確認します。これにより、情報が正しく解釈され、だれも誤解されることはありません。

あなたは何が必要ですか

• フォルダー
• 録音用品（メモ帳、鉛筆またはペン、ラップトップまたはボイスレコーダー）
• 必要に応じてバッジ
• 会議に必要なすべての情報を含むパッケージ
• 会議参加者用のメモ帳とペン/鉛筆
• 冷たい飲み物