著者:
Carl Weaver
作成日:
26 2月 2021
更新日:
3 J 2024
コンテンツ
非営利団体、法人、および他の国の組織は、この正式で法的に認められたリソースを使用して、組織の機能を特定できます。それは憲章と呼ばれ、さまざまな企業や機関の経営に適用され、非常に重要です。付属定款は、組織の「操作マニュアル」と見なされることがよくあります。ビジネスまたは組織の憲章を作成する必要がある場合、この記事では、組織を効果的に管理するのに役立つ憲章を作成する方法について説明します。
ステップ
パート1/4：憲章を書く準備
- 1 細則を作成するために、組織の2、3人のメンバーを任命します。 組織の創設の原点に立った組織のメンバーの過半数またはすべてに相談する必要があります。あなただけがそのような人である可能性は低く、あなたは彼を一人で書かなければならないでしょう。チャーターの作成に貢献し、支援するアシスタントを少なくとも2、3人指名してください。
- 非営利団体を立ち上げる場合は、投資を提供し、定款の作成を支援する取締役会を設立する必要があります。チームとして働くことにより、すべての役職が細則に提示され、説明されるようにします。
- 2 憲章を図として構成します。 それは通常、段落と段落の形で書かれています。この構造により、細則が読みやすくなり、他の細則と一致するようになります。これにより、投票ルール、委員会、および組織が活動を開始する時期について質問する可能性のあるその他の要素に関する情報を簡単に見つけることができます。
- 3 各記事は、見出しITEMで始めます。 これらの見出しは太字で印刷され、ローマ数字で番号が付けられます。タイトルをページの中央に配置します。
- たとえば、最初のアイテムのタイトルは「ITEM I：ORGANIZATION」になります。 2番目の項目：項目II：目的。
- 4 各記事の各段落の小見出しに番号を付けます。 各段落について簡単に説明してください。
- たとえば、次のように書くことができます。段落1.定期的な会議。続いて、定例会議の議事録の要約が続きます。次に、以下を指定します。パラグラフ2：特別会議。続いて、臨時会議の議事録の要約が続きます。
- 5 チャーターには、シンプルでありながら理解しやすい言葉を使用してください。 憲章は恣意的な文書ではありません。これには、法廷で発表したり、専門家が組織の特定の規則や規制を理解するのに役立つすべての手続きが含まれています。サンプルの付属定款を確認し、適切な語彙を使用してドキュメントをプロフェッショナルに見せます。適切なスタイルを維持します。
- 憲章に合法的な言葉を使用する必要はありません。わかりやすいシンプルな言葉を使いましょう。
- 管理戦略の詳細を残します。憲章には、特定の戦略を実施するために設計された基本的な管理原則が含まれています。したがって、憲章は柔軟であり、より詳細な戦略に従って解釈されるべきです。憲章は比較的一般的な文書です。
- 6 組織の憲章を適応させます。 付属定款を起草するための多くのテンプレートやその他のガイドラインは、組織に合わせて特別に調整する必要があります。各組織には、憲章に反映する必要のある独自のニーズがあります。
- 「教会憲章の執筆」 '：司祭の会衆に関する段落が教会憲章に含まれています。このセクションでは、会衆に対する司祭の態度、司祭の叙階、そして新しい司祭を引き付けるか、現在の司祭を解任するプロセスについて調べます。
憲章の例は次の言葉で始まるかもしれません。「司祭は教会の宗教的で精神的な指導者です。彼または彼女は自由に説教し、話す必要があります。司祭は職権で評議会および指名委員会を除くすべての委員会のメンバーです。」 ＃ ""定款の作成 ""：定款の作成時には、株主総会の頻度や会社の株式に関する問題などの段落を含めることもできます。
パート2/4：付属定款の作成
- 1 組織の名前で段落を書いてください。 これはあなたの組織の短い正式名称です。この時点で、オフィスの場所に関する情報を提供することもできます。組織に固定の場所がない場合（たとえば、オンライングループの場合）、住所を含めないでください。
- この段落では、「ABCエレメンタリーPTOの名前」と書くことができます。
- 2 組織の目標についての段落を書いてください。 それはあなたの目標ステートメントを含みます。非常に単純で、1文だけです。必要に応じて、より複雑にすることができます。
- サンプル：「ABCエレメンタリーは、学校、保護者、教師の間の絆を強化することで子育てを支援するために作成されました。」
- 3 メンバーシップ条項を作成します。 この条項では、資格（誰がどのようにメンバーになることができるか）、会費（組織のメンバーになるために支払う必要がありますか？毎年支払う必要がありますか？）、メンバーのクラス（アクティブ、非アクティブ）、組織のメンバーであり続ける方法、およびメンバーシップを放棄する方法の要件。
- メンバーシップという見出しの下の最初の段落の例：「メンバーシップは、人種、信条、性別、性的指向、年齢、出身国、精神的または肉体的な問題に関係なく、教会の目標とプログラムに取り組むすべての人に開かれています。 「」次の段落では、料金、メンバーシップ要件、および組織を離れる方法について説明します。
- 4 役人専用の段落を書く。 この条項は、公務員のリスト、職務、任命と選挙の手続き、任期（在任期間）など、公務員に関するいくつかの段落で構成されます。
- たとえば、最初の段落では、「組織内の人々は、社長、副社長、秘書、会計士、および3人の取締役です」と書くことができます。続いて、各職員の責任を説明する段落などが続きます。
- 5 会議に関する段落を書く。 この条項は、会議が行われる頻度（四半期ごと？半年ごと？）、会議が開催される場所（職場内？）、および場所を変更するために何票を投じることができるかを説明するいくつかの段落をカバーしています。
- この条項はまた、定足数のメンバーの数と、会場の変更が行われるために出席しなければならない理事会のメンバーの数を定めています。組織に9人の取締役会メンバーがいて、憲章で取締役会の3分の2が定足数を構成する必要がある場合、組織の最善の利益のために決定を下すには、少なくとも6人の取締役会メンバーが出席する必要があります。一部の州では、クォーラムを作成するために最低限必要な場合があります。国務長官にこの情報を確認してください。
- この条項の最初の段落の例：「定期的な取締役会は毎月第1火曜日に開催されます。」次に、段落の他の段落に進みます。
- 6 委員会についての条項を書いてください。 委員会は組織の特定のエンティティであり、ボランティア委員会、コミュニティ委員会、メンバーシップ委員会、資金調達委員会などがあります。それぞれについて簡単に説明してください。また、委員会がどのように形成されるべきかについての簡単な説明に従ってください（取締役会によって任命されますか？）。
- 条項の例：「協会には次の常任委員会があります」、その後に委員会のリストと簡単な説明が続きます。
- 7 議会権限に関する条項を作成します。 議会の権限は、組織の運営方法を管理する一連の原則です。多くの組織は、ロバートの「手続き規則」を順守しています。ハウスルールに基づく議会手続きのガイド。すべての声が確実に聞こえ、説明されるように会議を開催する方法に関するガイダンス。議会権限条項は、組織の憲章、手続き、および運営を管理する特定のリソースと呼ばれます。
- サンプル：ロバート議事規則は、組織の憲章と矛盾しない場合に会議を管理します。」
- 8 条項の修正およびその他の規定を作成します。 付属定款は、組織の機能の過程で発生する可能性のある多くの状況で有用で適用されることを目的としていますが、時々変更が必要になります。憲章を変更できるプロセスの説明は、組織が柔軟で変更の準備ができていることを示しています。付属定款を修正するプロセスを複雑にしすぎないでください。組織の文化とポリシーに合ったプロセスに集中してください。 ..。会計年度の詳細に関する段落を含めることも、別の段落で会計年度を説明することもできます。
- 修正条項の例：「この細則は、会議で出席し、投票している人の過半数（2/3）によって修正または置換される場合があります。計画された変更の通知は、会議の議事録に含める必要があります。」
- 9 利益相反条項を作成します。 組織は、取締役会または他の役員における個人的または経済的な利益相反から組織を保護する必要があります。そのような衝突の場合に何が起こるかを定義する記事を含めてください。
- サンプル：「取締役または役員が承認のために取締役会に提出された問題に金銭的または個人的な利益を有する場合は常に、a）真の利益を完全に開示し、b）その問題に関する議論、ロビー活動、および投票から撤退する必要があります。潜在的な利益相反の可能性がある取引または投票は、利害関係のない取締役の過半数が取引または投票が組織の利益になると判断した場合にのみ承認できます。
- 10 組織の清算の項目を書きます。 一部の州法では、組織を閉鎖する方法を説明するこの条項が義務付けられています。これは、組織の状態でこの条項が必要ない場合でも、内部の競合が発生した場合に組織を保護するのに役立つため、良い考えです。
- ここでは、次のように書くことができます。「組織は、事前の警告（14暦日）の後、会議に出席している人の少なくとも3分の2の同意を得て清算することができます。」
- 一部の州では、組織が定款に清算条項を含めることを義務付けています。国務長官にこの情報を確認してください
パート3/4：付属定款の完成
- 1 すべてのポイントを1つのドキュメントに結合します。 ドキュメント全体に提供されている形式、フォントの1つのタイプとサイズを使用します（11〜12サイズが最も読みやすくなります）。 「付属定款」というタイトルと組織の名前、付属定款の最終改訂日、および施行日を記載した表紙を含めます。
- 2 あなたの憲章を検討するように専門の国会議員に依頼してください。 組織の運営、会議の開催、役員または委員会の長の選出などの手順を定義する必要があります。これらの議決権行使は、議決権行使の順序、議決権を行使するために必要な議決権行使者数、議決権行使者数等を決定する規則に基づいております。専門的に認定された国会議員は、ほとんどの付属定款を管理するこれらの規則と手順の専門家です。
- 国会議員は、米国議会研究会などの関連する協会に連絡することで見つけることができます。
またはインターネットで見つけてください。ほとんどの場合、あなたは彼のサービスにお金を払う必要があるでしょう。＃弁護士にあなたの憲章を見直すように頼んでください。非営利団体の活動を専門とする弁護士に相談してください。彼はあなたの憲章があなたの組織の他の重要な文書と一致しているかどうかを評価します。
- 1
- ほとんどのコミュニティには、組織のための無料または安価な弁護士がいます。彼らは、法科大学、公立または非営利の法務クリニックで働くことができます。
- 2 会議で組織の細則を受け入れます。 憲章は、それが発効するために組織によって採択されなければなりません。組織の理事には、定款を採用する権限はありません。
- 細則の最後に受諾の声明を含め、採択の日付を示してください。組織の秘書は、申請書に署名する必要があります。
- 3 必要に応じて、定款を適切な政府機関に登録します。 定款の登録が必要な州もあれば、主要な従業員の定期的な報告と財務情報の提出のみが必要な州もあります。州務長官に確認して、法令のコピーを適切な政府機関に提供してください。
- 原則として、企業文書は州の登録を必要としません。多くの州では憲章の起草が義務付けられていますが、登録する必要はありません。企業文書は、株主やその他のキーパーソンが共有できます。
パート4/4：憲章の維持と使用
- 1 定款は本部に保管してください。 設立文書、議事録、名前のリスト、取締役の住所、および組織の他のトップリーダーと一緒にフォルダーに保管してください。
- チャーターをあなたのウェブサイトまたはあなたのオフィスのアクセス可能な場所に投稿することによって、組織のすべてのメンバーが利用できるようにすることは良い考えです。付属定款のアクセシビリティに関する特定の要件はありませんが、これはあなたの手に渡るだけです。
- 2 定款を会員総会または私的会合に持ち込む。 この場合、憲章を手元に置いておくと便利です。組織の移転、委員会または理事会メンバーの決定、またはその他の方法で細則に概説されている活動に従事することに投票するときは、細則を参照してください。これにより、会議が円滑に進行し、評議会のメンバーが自分の意見を適切に表現するように説得できます。
- 3 憲章を読み直し、定期的に更新してください。 組織が変わると、憲章も変更する必要があるかもしれません。チャーターは絶え間ない変化に適応できなければなりません。これにより、チャーターは柔軟になり、簡単に修正できます。マイナーまたはより重要な変更を加えることができます。
- たとえば、小さな変更を加えると同時に新しい委員会を追加することができます。
- 付属定款を改訂する場合は、変更の承認を得るために、最初に組織のメンバーの会議を開催する必要があります。憲章が議論され改訂される会議のすべてのメンバーに通知し、レビューのために変更を提出する機会を与えます。この場合、複数の小委員会と協力することをお勧めします。1つの小委員会は修正を書くことができ、別の小委員会は変更との矛盾を探すことができ、3番目はスペルと文法の変更をチェックすることができます。そして、最終的なメンバーシップオプションを投票に提出します。
チップ
*細則にはさまざまなバージョンがあります。多くの付属定款、特にあなたのような組織を調べることは有用です。 *付属定款の作成と改訂のプロセスについては、別の組織に相談してください。 *定款が、基本定款、ガバナンス規則、および組織の機能を反映するその他の文書など、組織の他の主要な文書と一致していることを確認してください。いくつかの取締役会の役職のタイトルと職務記述書がすべての文書で同じであること、および会議の日が他の細部とともに同じであることを確認してください。国務省などの別の事業に関連している場合は、憲章がその期待と要件を満たしていることを確認する必要があります。 *細則の一貫性を確認するために、さまざまな小委員会を割り当てることをお勧めします。あなたの仕事を再確認してください。
