応答 - チップ

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手順

あなたが誰かに応答することを選択する方法は、彼らや他の人があなたを認識する方法に影響を与える可能性があります。幸いなことに、フィードバックをいつどのように提供するかを知ることは、改善するために学ぶことができることです。誰かと顔を合わせて話している場合、重要なのは、考えられる答えを出す前に、相手に注意を払い、考えを表現させることです。テキストメッセージでチャットする場合、正常に通信するために従う必要のある暗黙のルールがいくつかあります。電子メールは、効果的に通信し、適切に対応するために従う必要のある専門的な慣習とのより正式な形式の通信です。

手順

方法1/3：テキストメッセージに返信する

テキストを送信するときは、日常の言葉を使用してください。 電子メール、通信、さらには対面のチャットでさえ、より正式な方法で行うことができます。テキストメッセージの性質は短く限られているため、よりリラックスした言語を使用することが適切であり、会話がより個人的なものであるというメッセージを伝えます。
- たとえば、「あなた」の代わりに「b」を使用して、スペースを節約し、メッセージをより速く送信し、リラックスしたトーンを表現できます。
- 通常、パンクチュエーションルールはテキストメッセージングの方が快適です。たとえば、コンマの必須ルールは、会話を大げさでフォーマルに感じさせる可能性があります。
- 必ずしもテキストメッセージが問題ないとは限りませんが、他の人が日常の言葉を使用している場合は、リラックスできるように返信してください。
自由回答形式の質問をして、会話を発展させます。 テキストチャットを続けたい場合は、自由回答形式の質問をすることで、相手がもっと話したり、トピックについて意見を述べたりするのに役立ちます。簡潔な、はいまたはいいえの答えを提供する質問をすることは会話を退屈にするでしょう。
- たとえば、自分のビジネスについて誰かと話している場合、「新しいプロジェクトについてどう思いますか？」と尋ねる場合があります。
- ある主題についての人の考えについてもっと知りたい場合は、「私はあなたに同意しますが、なぜそう思うのですか？」のようにテキストを送ってみてください。
過酷な回答や一言の回答は避けてください。 テキストメッセージは比較的短くする必要がありますが、素っ気ないまたは急いで応答すると、その人に腹を立てている、または動揺しているというメッセージを伝えることができます。誰かのメッセージに返信する場合は、少なくとも1つまたは2つの文を含む意味のある返信を送信してください。
- 文脈上意味がある場合は、「OK」と答えることが完全に受け入れられる場合があります。ただし、「K」という単語は不機嫌で失礼な感じがするため、再度送信することは避けてください。
助言： あなたが通常短い答えをするならば、あなたはそうし続けることができます。
句読点と絵文字を使用して、トーンを伝えます。 テキストメッセージの客観的な性質のために、人々は簡潔な言葉を通して口調や感情を理解することができます。メッセージがあいまいに見える場合は、句読点と絵文字を使用してアイデアを明確に伝えることができます。
- たとえば、「わかっています、ありがとう。 :)」そうすると、テキストはあなたがその人にイライラしたり突然だったりしているようには感じません。
- ドットを使用すると、怒っているように感じることがあります。たとえば、「いいえ、ありません」と言うよりも、「いいえ、ありません」と言う方が快適です。ありません」。
送信する前にメッセージを確認してください。 メッセージを送信する前に、すばやく確認する必要があります。タイプミスをチェックし、正しいメッセージを伝え、正しいトーンを使用していることを確認してください。
- メッセージを送信すると、取得できなくなります。したがって、送信する前に簡単に確認することをお勧めします。
メッセージの次のバッチを送信しないでください。 通知とテキストメッセージスレッドのバッチは、他の人を苛立たせ、苛立たせる可能性があります。たくさんの短いメッセージを送信する代わりに、言いたいことすべてを含む返信を送信します。
- 頭を忘れたり、何かを明確にする必要がある場合は、追加のテキストを送信するのも普通です。
- 誰かが2つのメッセージに連続して応答しない場合、おそらくあなたと話したくないか、電話をかけていません。いずれにせよ、あなたは彼らに応答する時間とスペースを与えるべきです。
会話が複雑になりすぎてテキストメッセージを送信できない場合は、電話をかけてください。 テキストメッセージは短く簡潔にする必要があります。テキストチャットが不器用になりすぎて、自分の考えを適切に表現できなくなった場合は、相手に電話して、詳細に話したり、自分の考えについて適切に話し合ったりできるかどうかを尋ねます。完全な論文ステートメント。
- 次のようなテキストメッセージを試してください。「電話で説明する方が簡単です。電話してもらえますか、ありがとうございます！」
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方法2/3：誰かと直接チャットする

誰かがあなたに話しかけるときは注意深く聞いてください。 誰かがあなたに話しかけるときはいつでも、目を合わせて、彼らの言うことに注意を払ってください。これは、あなたが彼らの言っていることを聞いて理解していることを示しています。
- 彼らがあなたと話しやすいと感じるように、話者に十分な注意を払ってください。
- はっきりと聞こえにくい場合は、寄りかかるか、静かな場所に移動できるかどうかパートナーに尋ねてください。
スピーカーからの非言語的な手がかりに注意してください。 ボディランゲージは、人の言葉以上のものを伝えることができます。誰かが話している間、彼らの体の言語を観察して、あなたがどのように反応すべきかを見てください。
- たとえば、誰かが見回したり、足を前後に回したりし続けると、心配したり怖がったりすることがあります。彼らの言うことに答えるのではなく、彼らが大丈夫かどうか尋ねてください。
- また、彼らの話し方にも耳を傾ける必要があります。彼らが大声でまたは不快に話す場合、彼らはおそらく会話に腹を立てているか怒っています。さらなるストレスを避けるために、応答するときは別のアプローチが必要になります。
誰かが話している間は応答しないでください。 誰かが話し終える前に答えることに興奮したり熱心だったりすると、彼らは気づき、動揺する可能性があります。彼らが話し終えて、あなたが彼らが言いたいことをすべて聞いてから、返答をするまで待ってください。
- 他の誰かが話している間、あなた自身の考えを妨害することは失礼でしょう。
助言： 誰かが話している間、あなたが答える予定の主なポイントを聞いて覚えておいてください。しかし、後で彼らが言うことを無視しないでください。そうすれば、より賢く、より迅速に答えることができます。速い。
あなたが話す前に彼らが話し終えるまで待ってください。 あなたが誰かと話しているとき、あなたが応答する前に彼らに彼らの考えを終わらせてください。このようにして、彼らが伝えたいすべての事実と情報を知ることができるので、洞察に満ちた洞察に満ちた答えを与えることができます。
- 話し終わった後、もう少し情報を追加する人もいます。たとえば、「待って、これを言うのを忘れた」と言うかもしれません。彼らに言いたいことをすべて言わせてください。
自信を持って話せるように、反応を考えてください。 返信する前に、あなたがすでに知っているすべての情報を検討してください。あなたがトピックから外れた答えを与えると、他の人はあなたが彼らの言ったことを本当に聞いていなかったと思うでしょう。
- 応答方法について少し考えてみると、インテリジェントな応答が確実に得られます。
説明や詳細情報が必要な場合は質問してください。 誰かが言っていることを聞いたり理解したりできない場合は、誤解や誤解で応答しようとしないでください。あなたがそれに応じて応答できるように、彼らが何を言ったか、または彼らが何を意味したかを彼らに尋ねてください。
- 誰かの意図がわからない場合や、回答する前にその本当の意味を説明してもらいたい場合は、「どういう意味ですか」という自由回答形式の質問をしてください。
- 誰かが言ったことを聞いたり完全に理解したりできない場合は、もう一度誰かに尋ねてもかまいません。
返信するときは、直接はっきりと話してください。 得られた情報を比較検討し、言いたいことを考えたら、はっきりと自信を持って話します。あいまいな言葉や矛盾した言葉を使用して、より速くまたはよりスマートに見せようとしないでください。人々は真実を高く評価しているので、あなたがそれらを気遣い、理解していることを示すために正直なフィードバックを与えてください。
- あなたがそれらを繰り返す必要がないように、彼らが注意を払っていることを確認してください。
- 他の誰かが話したいかどうかを知り、彼らに話す機会を与えてください。
- 他の人にあなたの言ったことに答えさせてください。話す機会があったので、会話を離れたり終了したりしないでください。
誰かが反対するときは備えてください。 あなたが言いたいことを考えたとしても、誰かがあなたの言葉に反対する可能性は常にあります。それも結構です！誰かがあなたの言うことを主張したり見下したりしようとした場合に備えてください。
- 落ち着いて、誰かがあなたを挑発しようとしても怒らないでください。
- 他の人に自分の信念や意見を確認させます。彼らにあなたの見解を受け入れさせようとしないでください。
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方法3/3：フィードバックをメールで送信

48時間以内にメールに返信してください。 電子メールへのタイムリーな応答は、礼儀とプロ意識を示すために重要です。すぐに返信する必要はありませんが、少なくとも2日以内に返信する必要があります。
- メールがあなたと無関係であるか誤っているかにかかわらず、送信者に返信して、間違った人を送信したことを知らせます。
返信メールには専門的な挨拶を使用してください。 多くの場合、電子メールはテキストメッセージや電話よりも正式です。メールを正しく開始するには、人の名前の前に「こんにちは」または「こんにちは」と答えてください。
- 応答する相手が挨拶を特に好む場合、または名前で電話をかけたい場合は、必要に応じて行ってください。たとえば、「ロバート」ではなく「ボブ」のように短い名前を付けてほしい場合は、その名前を使用します。
感嘆符の使用を制限します。 応答には、適切な文法、スペル、および句読点が必要です。ただし、感嘆符を使いすぎると、不誠実または過度に攻撃的に見える場合があります。適切でない限り、それらの使用は避けてください。
- 感嘆符は、誰かを祝福したり興奮を伝えたりするのに最適な方法ですが、乱用された場合は効果がありません。
メールを送信するときに見づらいフォントは避けてください。 基本的なフォントを選択して、メールをプロフェッショナルに見せます。フィードバックメールを送信するときは、ComicSansのようなカラフルなフォントやタイプフェイスを使用しないでください。
- 基本的な選択は、ArialまたはTimes NewRomanフォントのサイズを10または12です。
応答メールの受信者に注意してください。 場合によっては、他の誰かを応答に含めて、ディスカッションに含めることができるようにすると役立つことがあります。ただし、関係のないカウンセラーや同僚に送信すると、実際には、応答している相手を動揺させたり怒らせたりします。
- メールに他の人を含める必要がある場合は、「BCC」機能を使用します。これは、多くの人にメールを送信することを意味しますが、それらの人に関する情報は非公開になります。
グループメールで返信する相手を定義します。 グループの全員への返信が正しい回答だった場合は、返信するときに「全員に返信」を選択します。ただし、特定のトピックや問題を特定の人に尋ねたり明確にしたりする必要がある場合は、その人に直接送信してください。
- メールに大勢の人がいて、数人に返信するだけでよい場合は、それらの人に返信することを選択するだけです。
必要な場合を除いて、お礼のメールを送信しないでください。 会話に役立たない簡単なメールは必要ありません。送信者から、メールを受信して理解したことを確認するように求められない限り、「ありがとう」のメールを送信する必要はなく、煩わしいものになります。
助言： 誰かがあなたに「閲覧済み」メッセージを送信した場合は、メッセージをクリックして通知を送信することにより、電子メールを受信したことを確認してください。
送信する前に、もう一度メールを読み、受信者を確認してください。 スペルや文法上の誤りにより、メールが専門的でないように見える場合があります。送信する前に、少し時間を取って応答を読み直してください。正しいスペルと文法をチェックして、適切な人を送信していることを確認してください。
- すべてのエラーを見つけるためにスペルチェックに依存しないでください！
- 内容をはっきりと聞くことができるように、送信する前にメールを読み上げてみてください。
- 電子メールアプリケーションまたはプログラムは、受信者データフィールドに入力するときに電子メールアドレスを自動入力することがよくあります。これにより、誤って間違った人に電子メールを送信する可能性があります。
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