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• ステップに
• パート1/2：作成するレポートの種類を決定する
• パート2/2：ビジネスレポートの作成

ビジネスレポートは、今日のビジネスの世界で最も効果的なコミュニケーション手段の1つです。ビジネスレポートにはいくつかの目的があり、企業または個人はそれを使用して重要な決定を下すことができます。効果的なビジネスレポートを作成するには、まずそれが何であり、どのように使用できるかを理解する必要があります。

ステップに

パート1/2：作成するレポートの種類を決定する

1. アイデアを提示します。 アイデアを提示するレポートは、推奨レポート/アドバイザリーレポートと呼ばれます。これらのレポートを使用して、経営陣やその他の重要な意思決定者にアドバイスを提供できます。このレポートには通常、要約と本文があります。要約はあなたのアドバイスを強調しています。
   • あなたはあなたの部門のために3Dプリンターが欲しいかもしれません。上司に購入を説得するために、管理チームにプリンターを正式に依頼するアドバイザリーレポートを作成できます。
2. 特定の機会のリスクを提示します。 調査レポートは、特定のアクションのリスクを判断するのに役立ちます。このレポートは、企業が予想できる結果を確認するのに役立ちます。このレポートには、概要、中間セクション、および結論が含まれています。イントロダクションは、調査中の問題を浮き彫りにします。中央のセクションは、調査の事実と結果を議論するために使用されます。そして結論はそれをすべて要約します。
   • 製薬会社Xが製薬会社Yと協力したいが、まだ予約があるとします。 X社は、現在または過去に財務上の問題を抱えている（抱えていた）企業との協力を望んでいません。 X社は調査を実施し、調査レポートを使用してY社とその取締役に関する財務情報を詳細に議論します。
3. コンプライアンス情報を統治機関に提示します。 コンプライアンスレポートと呼ばれるこのレポートは、企業が責任を示すのに役立ちます。企業はコンプライアンスレポートを使用して、適用されるすべての法律/規制に準拠していること、および賢明にお金を使っていることを統治機関（市議会、政府など）に証明します。このレポートには、紹介、本文、結論が含まれています。イントロダクションには通常、レポートの最も重要な章の概要が含まれています。中央のセクションには、統治機関が知る必要のある特定のデータや事実などが含まれています。結論はすべてを要約します。
   • CALPERS（California Workers'Pension Plan）は、2010年に適用されるすべての法律および規制に従っていることを取締役会に証明する必要がありました。 CALPERSは、年次活動を実証するために年次コンプライアンスレポートを作成しました。
4. アイデアまたは提案されたプロジェクトの実現可能性を提示します。 アイデアが機能するかどうかを判断する調査レポートは、実現可能性調査と呼ばれます。このレポートには、要約と本文を含める必要があります。要約はアイデアを提示します。本体には、アイデアの利点、潜在的な問題、および関連するコストが含まれています。企業は、実現可能性調査を使用して、次のような質問に答えることができます。
   • このプロジェクトは予算内で完了することができますか？
   • このプロジェクトは有益ですか？
   • このプロジェクトは時間枠内に完了することができますか？
5. 他の研究からの研究結果を提示します。 この種の調査レポートは、特定の問題の調査を示します。それは非常に特定の問題に関する詳細な視点を提供します。レポートには、要約（要約）、概要、方法、結果、結論、および推奨事項が含まれている必要があります。また、引用された研究の出典を引用する必要があります。
   • たとえば、会社は会社の調査を実施して、従業員ラウンジでの喫煙を排除する必要があるかどうかを判断できます。研究を書く人は研究報告をしなければなりません。
6. 監視を通じて、企業がポリシー、製品、またはプロセスを改善するのを支援します。 定期レポートと呼ばれるこのレポートは、毎週、毎月、四半期ごとなど、頻繁に作成されます。選択した間隔で、効率、損益、またはその他の測定可能な数値を調べます。
   • たとえば、製薬会社の営業担当者は、自分のセールスコールの月次サマリーを提供できます。
7. 特定の状況について報告します。 特定の間隔ではなく、特定の状況では、状況分析が必要です。状況は、会議で提示される情報のように単純な場合もあれば、自然災害への対応に関するレポートのように複雑な場合もあります。これらのレポートには、紹介、本文、結論が含まれています。イントロダクションを使用してイベントを説明し、中央のセクションで説明する内容の簡単なプレビューを提供します。結論では、その状況で取られた、または必要なアクションについて説明します。
   • 例：政府機関は、ハリケーン後の状況分析/レポートを求めています。
8. 問題や状況に対するさまざまな解決策を提示します。 評価レポートを使用して、特定の状況に対してさまざまなソリューションを提供します。結果に基づいて、ライターは特定のアクションを提案できます。レポートには、紹介、本文、結論が含まれている必要があります。イントロダクションは、レポートの目的を述べています。中央のセクションでは、状況または問題を示し、その後に考えられる解決策/代替案を示します。結論は、最良の解決策または代替案を明らかにします。
   • 例：VDL Nedcarは、アジアに工場を設立したいと考えています。レポートは、ビジネスのニーズに基づいて3つの国のオプションを提供できます。レポートは、3か国のうちどれが新工場に最適な場所であるかを結論付けることができます。

パート2/2：ビジネスレポートの作成

1. 目的と形式を決定します。 レポートで何を達成したいのかを自問してください。目的の目標に基づいて、上記のレポートの1つを選択します。
   • 答えに関係なく、正確な目標を立ててください。それが混乱している場合、あなたのレポートはあなたの読者を混乱させるだけであり、レポートの信頼性に影響を与えます。
   • たとえば、部門の広告予算を増やしたいとします。現在の広告予算と、より大きな予算を効果的に使用する方法にレポートを集中させます。
2. あなたの読者が誰であるかを決定します。 読者は、外部の関係者（社内で働いていない人）または社内の誰かである可能性があります。あなたの読者の主題に関する知識と彼/彼女がそれに対してどれほど自信があるかについて考えてください。また、読者がレポートの情報をどのように使用するかについても考えてください。
   • 読者に関係なく、会社やクライアントにお金ほど明確に話すものはないことを忘れないでください。
   • たとえば、機能タスクが共有される部門のプログラムを実装するとします。ターゲットオーディエンスは、会社のHRディレクター、CEO、およびCOOで構成されると決定します。彼らがこれらのタイプのプログラムについてすでにどれだけ知っているかもしれないかを考えてください。その答えがレポートのトーンを設定します。会社がそのようなプログラムについて考えたことがない場合、レポートは有益で戦略的である必要があります。会社が以前にそれについて考えたことがある場合、レポートはあまり有益ではなく、より説得力があるはずです。
3. 何を学ぶかを決める。 ビジネスレポートを書く上で最も難しい部分は、書くこと自体ではありません。結論をまとめ、その結論を裏付けるために必要なデータを収集しています。これには、データ収集や市場分析など、さまざまなスキルが必要です。トピックについて十分な情報に基づいた決定を下せるようにするために、あなた（そして最終的には経営陣）は何を知る必要がありますか？
4. レポートの正しいデータを収集します。 データは徹底的な調査から得られることが重要です。そうしないと、信頼性に影響を与えるリスクがあります。データ収集は、作成しているレポートのタイプによって異なります。レポートの目的に関連する正確な指標を使用してください。
   • データは内部で見つけることができます。つまり、かなり迅速にデータを収集できます。たとえば、売上高について営業部門に電話して、レポート内のデータをすばやく処理できるようにすることができます。
   • 外部データも内部で利用できる場合があります。部門がすでに顧客分析を行っている場合は、それを借りることができます。自分で調査する必要はありません。これは会社によって異なりますが、ビジネスレポートの作成者は通常、最初の調査を行う必要はありません。
   • たとえば、推奨/アドバイザリレポートを作成している場合は、提案されたアイデアのすべての利点を調査し、それらの結果をレポートに組み込む必要があります。
5. レポートをコンパイルします。 レポートをどのように編集するかは、目的によって異なります。たとえば、実現可能性調査とは異なる方法でコンプライアンスレポートを作成します。レポートをどのようにまとめたいかが決まったら、コンテンツを作成できます。
   • 関連するデータをさまざまな章に分割します。ビジネスレポートは、数字や情報の大洪水であってはなりません。データを別々の章に分割することは、ビジネスレポートを正しく作成するために重要です。たとえば、売上高を顧客分析とは別にして、別のタイトルを付けます。
   • 見出しを使用してレポートを構成し、レポートの基本的な目的をサポートしながら、独立した調査としてすばやく読むことができるようにします。
   • 一部のパーツは分析または他のパーツからの入力に依存しているため、分析を待つ間、パーツを個別に処理できることがよくあります。
6. 具体的な推奨事項を使用して結論を​​導き出します。 レポートのデータから論理的に続く明確な結論を導き出します。結論に基づいて、最善のポリシーについて明確な推奨事項を示します。
   • 目標には、具体的で測定可能な行動を含める必要があります。新しい計画を実施するために必要な職務記述書、スケジュール、またはコストの変更を書き留めます。各ステートメントは、新しい方法がレポートに示されている目的/ソリューションを達成するのにどのように役立つかをすぐに示す必要があります。
7. 管理の概要を書きます。 エグゼクティブサマリーはレポートの最初のページにある必要がありますが、最後に書く必要があります。エグゼクティブサマリーは、あなたの結果と結論を提示し、誰かがレポート全体を読むことを選択した場合に何を読むかについての簡単な概要を提供する必要があります。映画の予告編や学術論文の要約のように。
   • エグゼクティブサマリーは、忙しいマネージャーが読むのはおそらく唯一のものであるため、そのように名付けられています。上司に要点を200〜300語以内で伝えてください。上司が興味を持っている場合は、レポートの残りの部分を読むことができます。
8. 必要に応じて、データにインフォグラフィックを使用します。 場合によっては、グラフや図を使用して定量的なデータを提示すると便利なことがあります。注目を集め、情報を際立たせるために色を使用します。可能な場合は、箇条書き、数字、またはテキストボックスを使用して、レポートを読みやすくします。これにより、データがレポートの他の部分と区別され、その意味が強化されます。
   • 一般に、テキストとデータ自体が少し乾燥している可能性があるため、視覚的な数字はビジネスレポートに適しています。ただし、やりすぎないでください。すべてのインフォグラフィックは、関連性があり、必要である必要があります。
   • 表や画像のないテキストが多いページでは、テキストフレームを使用します。テキストの全ページは読者を疲れさせる可能性があります。テキストボックスは、要点を要約するのにも効果的です。
9. 必要に応じて出典を引用してください。 あなたが行った研究の種類に応じて、あなたはあなたがあなたの情報をどこから得たのかを説明する必要があるでしょう。ビジネスレポートの参考文献またはリソースページの目的は、他の人がデータ自体を見たい場合に備えて、情報のソースを提供することです。
   • 適切な方法を使用して、業界に基づいてレポートの出典を引用してください。
10. レポートをもう一度読んでください。 スペルミスや単純な文法ミスは、読者に十分な努力をしていないという印象を与える可能性があります。これらの間違いは、結果の信頼性に疑問を投げかけることさえあります。また、明確で正確な方法で情報を提示するようにしてください。
    • たとえば、高価な単語や複雑な文章でやりすぎないでください。
    • 方言や俗語は避けてください。
    • レポートと対象者が特定の業界に関連している場合は、専門用語または専門用語を使用できます。ただし、あまり頻繁に使用しないように注意する必要があります。
    • 一般的に、ビジネスライティングはパッシブフォームの方が優れており、これはパッシブフォームがアクティブフォームよりも優れている数少ないケースの1つです。
    • 自分の作品に慣れすぎているため、自分の作品を読み直すと間違いを見逃してしまうことがよくあります。あなたの部門の誰がレポートから利益を得て、あなたのためにそれを読むことができるかについて考えてください。フィードバックを受け入れてください。上司よりも従業員から間違いを聞く方が良いです。各コメントを読み、コメントを考慮してレポートを書き直してください。
11. 目次を書く. ビジネスレポートをできるだけ正式なものにし、目次を作成して、透明性が高く、人々がすばやく章にスクロールできるようにします。関連するすべての章、特にエグゼクティブの要約と結論を含めます。
12. ビジネスレポートをまとめます。 徹底的かつ徹底的に調査されたレポートは、美しいプレゼンテーションに最適です。これには、素敵なフォルダー、製本機、または紙を含めることができます。重要なのは、あなたのビジネスレポートは非​​常にシャープに見えるので、読者はそれを読みたがっているということです。
    • これは、レポート内のすべてのグラフとチャートにも当てはまります。