パフォーマンスレポートを書く

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ステップに
パート1/3：パフォーマンスレポートの準備
パート2/3：意味のあるコンテンツの作成
パート3/3：効果的な言語の使用
チップ

パフォーマンスレポートを作成する必要がありますか？多くのポジションがこれを必要とし、多くの場合、これらはあなたが一年を通して何をしてきたかについて報告するようにあなたに求める自己評価です。代わりに、会議に関するレポートを作成するように指示された可能性があります。そのようなレポートを適切に書く方法についての知識は、あなたが成功したと認識されているかどうかにかかわらず、大きな違いを生む可能性があります。

ステップに

パート1/3：パフォーマンスレポートの準備

要約段落から始めます。 評価の上部に概要を要約します。全体的なパフォーマンスを読者に知らせます。
- 非営利団体のパフォーマンスレポートを作成している可能性があります。利害関係者向けの成功したイベントの開催、業界での認知の獲得、顧客基盤の拡大などの成功を要約できます。
- 要約を詳細で乱雑にする必要はありません。ここでは、最も重要なポイントを要約します。概要を提供します。レポートを長くしすぎないようにしてください。雇用主が特別な希望を持っていない限り、2ページは大まかな目安です。推奨される形式があるかどうかを雇用主に確認してください。
要約の各ポイントをサポートするための詳細を提供します。 ここで、最初に要約の要点を正当化する必要があります。詳細はレポートの後半にあります。
- テキストのアウトラインを使用します。さまざまな領域をそれぞれの段落に整理し、各見出しの下に小見出しを使用します。たとえば、段落の1つが「組織化されたイベント」と呼ばれる場合があります。
- このようなヘッダーの下に、各イベントの簡単な要約、その目的、およびそれがグループの使命にどのように役立ったかを（箇条書きまたは文字で）投稿できます。ここで具体的にしてください。
プロフェッショナルなフォーマットを使用してください。 レポートを収集しないでください。レポートを、プロフェッショナルなフォントと素敵な紙で整理された状態で表示する必要があります。
- タイトルを作成し、ページの上部の中央に配置します。太字の小見出しを使用して情報を整理します。
- レポートの上部に基本情報を提供します。評価の対象となる日付と、評価を作成した人の名前と役職を提示します。
問題の期間全体のログを保持します。 進行状況を追跡しておくと、はるかに簡単になります。
- 評価期間中のパフォーマンスを追跡する日記またはフォルダーを保管してください。これにより、レポートを作成するときに、あなたの生活がずっと楽になります。
- そうしないと、期間の初めに発生した重要な成果を忘れてしまう可能性があります。

パート2/3：意味のあるコンテンツの作成

あなたのパフォーマンスの目標と期待を人々に思い出させてください。 評価期間の開始時に目標が何であったかを人々に思い出させる必要があります。目的は何でしたか？タスクの期待は何ですか？わからない場合は、雇用主に提供してもらってください。
- 次に、実際の数値を示して、それらがどのように達成されたかを説明します。重要なのは、あなたの活動や結果が元のプロジェクトとどのようなものであったかを比較することです。
- 例：予想よりも多くの資金を調達した場合、これは投資家や上司に積極的に出くわします。ただし、ベンチマークを提供しない場合、それが成功したかどうか、およびどの程度成功したかを評価することはより困難です。
映像を提供します。 読者があなたが提示しているデータを評価するのに役立つと思われる場合は、いくつかのグラフまたはチャートを含めてください。
- 忙しい可能性が高いため、一部の読者はレポートをざっと読むだけであることを忘れないでください。したがって、視覚補助は、多くの場合、あなたの主張をもう少し効果的に伝えることができます。
- ただし、あまりにも多くのグラフで読者を攻撃しないでください。要点を強調する1つまたは2つのグラフを選択します。
CARに焦点を当てます。 この手法は、パフォーマンスを文書化するのに役立ちます。それは挑戦、行動および結果の略です。これは、パフォーマンスを整理するのに役立ちます。
- 課題の課題を表示します。次に、問題に対処するために実行したアクションの概要を説明し、結果を文書化します。たとえば、あなたがレストランのマネージャーであるとします。次のように書くことができます。課題-夕食の時間帯に行列が長くなりすぎて、顧客からの苦情が10％増加しました。アクション-忙しい時間帯に従業員の数を増やすために、ウェイトレスが1時間前に配置されました。結果-長い待ち時間に関する顧客からの苦情は2つに減少し、80％減少しました。
- ここで重要なのは具体的なことです。「私はチームプレーヤーです」のような全体的な成果は、誰もがそのようなことを言うことができるので、あまり意味がありません。重要なのは、結果を主要な問題にリンクし、データと仕様を通じて成功を実証することです。
あなたの方法論を示してください。 プログラムに何らかのデータ収集が含まれている場合は、使用した方法論を簡単に説明することをお勧めします。
- 選択した調査方法の理由を読者に知らせてください。調査のメリットと結果を説明してください。なぜこれが信頼できる方法だったのですか？たとえば、レストランのシナリオを使用して、方法論として苦情を使用することが理にかなっている理由を説明します。
- 調査データの意味と、調査で何を達成しようとしたかを説明してください。
あなたに焦点を当てる パフォーマンス. 提示したい成果を微調整するには、その期間中に最も誇りに思っていることを考えてください。多分それは心配している訪問者へのあなたの心を落ち着かせる効果でした。多分それは他の人を指導していたのでしょう。読者の前にあまり詳細を投げないでください。
- これを行うために使用できるもう1つの方法は、STARメソッドです。この方法は、状況とタスク、それを達成するために実行したアクション、および達成した結果を簡単に説明することで構成されます。 CAR方式と同様に、ここでの目標は、問題を結果にリンクし、それらをどのように達成したかを説明することです。
- 難易度、独自性、初めて、高い視認性、期限の遵守、革新、作業の範囲と影響などに焦点を当てます。
- この例は、あなたが支店長として始めたとき、年間の従業員の離職率が35パーセントだったことを説明することです。従業員満足度調査を実施し、従業員メンターシップを設定し、毎週のスタッフ会議を開始しました。その結果、スタッフの離職率は15％に低下しました。この例が示すように、正しいリンクを提供する限り、パフォーマンスは過度に逐語的である必要はありません。
あなたの価値を説明してください。 結果が何であるかを言うだけでなく、これらのパフォーマンスが組織にとって価値がある理由も説明してください。
- たとえば、スタッフ会議の開催を開始したとします。その後？それは組織にどのような価値をもたらしましたか？よく考えてください。具体的な価値がない場合は、他のことを強調する必要があるかもしれません。
- 病欠の減少（雇用主のお金を節約した）によって証明されるように、スタッフ会議が従業員の士気を高めるのに役立った場合、あなたは自分の価値を実証しました。
レポートを提出する前に、レポートを校正してください。 専門的ではないばらばらなものを提出すると、完了報告の目的が無効になります。
- 文法、句読点、スペルの間違いについてレポートを校正します。レポートを一晩残し、翌朝もう一度読んでください。土壇場でレポートを書かないでください。
- ハードコピーを印刷し、校正中にエラーがないか確認します。時々、人の目がコンピュータ画面に非常にくっついてしまい、明らかなエラーに気付かなくなることがあります。

パート3/3：効果的な言語の使用

ネガティブなことをポジティブな方法で述べなさい。 期待に応えられないことがあれば、避けない方がいいです。それをレポートの中心的な焦点にするのではなく、それに焦点を合わせてください。
- あなたがあまりうまくやっていない地域を前向きな言葉で扱ってください。たとえば、非難や謝罪に焦点を合わせるのではなく、問題に対処するために取っている具体的な手順に焦点を合わせます。
- パフォーマンスレポートで他人を責めないでください。あなたがしたことに集中してください。ポジティブにとどまりなさい。あなたやあなたのグループがうまくやったことに焦点を合わせてください。強調できる領域を決定します。
数値と統計を使用します。 あなたが非常に具体的にすることができれば、あなたの答えはより信頼できるように見えるでしょう。可能であれば、測定可能な何かであなたの言うことを実証してください。
- 「優れた」や「信頼できる」などの一般的な最上級はあまり意味がありません。あなたが「素晴らしい年」だったと誰かに言うことは誰でも言うことができることです。
- このフレーズを覚えておいてください：語るのではなく見せる。あなたが素晴らしい年を過ごしたことを人々に伝えるのではなく、詳細とデータを通してあなたの成果を彼らに示してください。顧客との関係が得意だと言うのではなく、顧客満足度調査の結果、受け取った手紙、顧客からの苦情の減少を引用してください。
- 使用量の数値。多数の従業員を管理していると言っても、その数がどれだけ多いかが明確でなければ、あまり意味がありません。数字を使用して予算のサイズを表し、タスクのサイズの概要を示します。
常に真実を語ってください。 誇張しないでください。嘘をつかない。嘘をついた場合、大きなトラブルに巻き込まれる可能性があります。
- 明らかな省略があっても、嘘をつくことに関する他の問題は、あなたが最終的に自信を失い、自分自身を改善することができないということです。
- むしろ、弱点と肯定的な点の両方で、評価期間の正直な評価を示します。弱点に対処します。それを行うための前向きな方法を見つけてください。
他の人に彼らが値する認識を与えます。 多くのビジネスおよびテクニカルライティングコースでは、代名詞「I」を使用しないことを推奨しています。場合によっては、パフォーマンスレポートでこれを行うことができます。
- たとえば、「100人を雇った」と言うことができます。ただし、成功に貢献した他の人々を忘れないでください。チームに相談してください（該当する場合）。
- 傲慢に見えない場合は、追加のポイントを獲得できます。各文が「I」という単語で始まらないように、文の構造を変更します。