説得力のある手紙の書き方（写真付き） - チップ

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銀行、保険会社、州の機関、雇用主、学校に問題がありますか？問題を解決するために何かをするように説得したり、説得したりする手紙を送る必要がありますが、どこから始めればよいかわかりませんか？次の記事では、効果的な説得力のある手紙を書く方法を説明します。

手順

パート1/4：準備

アップアイデア。 手紙を書き始める前に、手紙を通して伝えたいこと、この手紙を書いている理由、そして受信者があなたの後に提供するかもしれない異議について考えてください。手紙を読んでください。最初にアイデアを念頭に置くと、手紙の主な内容を明確に定義し、手紙が直面しているトピックを理解するのに役立ちます。
- 文型で手紙を開く：「目的」の「読者」を説得したい。「読者」をあなたが手紙を送っている人に置き換え、「目的」をあなたが説得しようとしているものに置き換えてください。
- 上記の手順を完了したら、自問してみてください。なぜですか。読者にあなたの希望に同意してもらいたい理由を強調してください。
- その理由をリストしたら、重要度別に整理します。すべての重要な理由を1つの列に入れ、重要でない理由を別の列に入れます。このステップは、重要で関連性のある情報を強調するために情報を要約するのに役立ちます。
あなたの目的を知っています。 あなたの目標が何であるかを正確に知っていることを確認してください。あなたが達成する必要があることとあなたがあなたの読者にしてほしいことは何ですか。
- 同時に、考えている問題を解決するための解決策について自分で考えてください。
ターゲットレターを理解します。 あなたの主題を分析して理解することはあなたがあなたの手紙の構成を形作るのを助けるでしょう。可能であれば、読者があなたに賛成するのか反対するのか、それとも中立的な立場になるのかを判断します。この手順は、どこにもっと気を配るかを判断するのに役立ちます。
- あなたが手紙を送っている人の本当の身元を特定するようにしてください。彼らは誰であり、彼らが本当にあなたを助けるべきだとあなたが信じる理由は何ですか？あなたの手紙は単に無視されますか、それとも処理されますか？受信者は高い位置にいますか、それともこの問題を解決する機能を備えた受信者ですか？受信者の位置に応じて、異なる表現があります。
- 議論されているトピックについての読者の意見や考え方を見つけてください。あなたとあなたの読者の間で矛盾した見解が生じる可能性がありますか？そのような見解を正式にどのように提示できますか？
- あなたの読者があなたのトピックにどのような興味を持っているかを調べてください。彼らは対処する能力を持っていますか？彼らはこのトピックに直接影響を受けていますか？彼らはそれらをレビューするのにどれくらいの時間を費やす必要がありますか？
- 読者を説得するためにエッセイに提示すべき証拠の種類について考えてください。
トピックを調べます。 非常に説得力のある言葉には、事実の証拠と関連情報を含める必要があります。別の視点から見るようにしてください。あなたの視点から問題を研究するだけでなく、反対の見解とその事実に言及してください。
- 事実、論理的議論、統計、および関連する証拠を使用して、主張を裏付けます。
- 反対側の立場が間違っていると主張するのではなく、自分の立場が正しく、検討に値する理由を説明してください。
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パート2/4：手紙のフォーマット

ブロック形式を使用します。 ビジネスレターには独自の形式があります。正しいフォーマットで書かれた手紙を読むとき、読者は何らかの形で気を散らされることはありません。逆に、正しく配置しないと、読者の目に悪い印象を残し、捨ててしまう可能性があります。
- 改行と個別の段落を使用することから始めます。
- 各段落を揃えます。言い換えれば、文章やエッセイを書くときのように段落をインデントしないでください。
- 段落間の1行。
- 標準フォントを使用します。通常は、フォントサイズが12のTimes NewRomanまたはArialです。
住所は手紙の冒頭に別に記載されています。 文字の左上隅に住所を入力することから始めます。名前は含めないでください。ただし、通り、市、州の住所（米国などの州がある国では「州」を使用してください...）、および市外局番のみを含めてください。以下の別の行に電話番号とメールアドレスを入力することもできます。英国にお住まいの場合、住所は右側にあるはずです。それから一行離れて。
- 日付を入力します。月は文字形式で書かれ、その後にそれぞれ日付と年が続きます。注：この方法は、英語圏の国で使用されます。ベトナムでは、「日...月...年...」の順序を使用します。 1行。
- 2013年6月4日
- 受信者の名前と住所を入力します。受信者のIDを指定してみてください。 1行。
挨拶で手紙を開きます。 受信者の名前が付いた「Dear」は、受け入れられているおなじみの紹介形式です。挨拶の名前がメッセージヘッダーの受信者の名前と一致するように、受信者の名前が正しく入力されていることを確認してください。
- 姓を参照するときは、受信者の名と組み合わせて、Mr。（Mr。）、Ms。（Ms。）、Professor（Dr。）などのタイトルを使用してください。女性の名前がわからない場合は、「Ms。（Ms。）」を使用してください。
- タイトルの後には常にコロンを使用してください。
- 挨拶と最初の段落の間に行を残します
- 親愛なるブラウン教授：
結論で手紙を閉じます。 締めくくりの文章を書く前に、手紙の調子について考えてください。「ありがとう」は締めくくりの基本的なタイプの1つですが、「よろしく」などの文はより親しみやすいものです。あなたの手紙が敬意を表するまたは友好的な結末と一致するかどうかを考えてください。どのような結論を選択する場合でも、最初の単語は大文字にし、次の単語は小文字にするという規則に従う必要があります。終了文の後にはコンマがあります。
- 正式なメール形式として「よろしくお願いします。（よろしくお願いします）」を選択してください。「誠意をこめて」、「よろしくお願いします」、「ありがとうございます（ありがとうございます）」または「誠意をこめて（本当に）」は締めくくりのフォームです。ビジネスメールの標準。「よろしくお願いします」、「よろしくお願いします」、「良い一日を」は親密な表現です。そして、それほど遠くない感じ。
- 名前を入力する前に、署名用に4行のスペースを確保してください。
- ありがとうございました、
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パート3/4：手紙を書く

簡潔で簡潔。 説得力のある手紙は短く丁寧でなければなりません。起業家は、1ページを超える長さの手紙や迷惑な口調の手紙を読むことはめったにありません。歩き回ったり、広げたりしないでください。明確で首尾一貫した文章を使用するようにしてください。トピックから外れることを避け、不要な、古くなった、または過剰な情報を提供します。
- 過度に冗長な文の使用は避けてください。説得力のある説明文を使用する必要があります。文章は短く、理解しやすく、読みやすいものでなければなりません。
- 長すぎる段落を書かないでください。読者が手紙を読んでいるときに落ち込んでいると感じたり、主題から外れたり、問題をより混乱させたりしないように、各段落にあまり多くの情報を含めないでください。各段落で密接に関連している情報に固執し、新しいアイデアを開発し始めるときに別の段落に移動します。
最初の2文で主なアイデアを述べてください。 軽くてわかりやすい冒頭の文章から始めます。最初の2文にあなたの願い（つまり、主なアイデア）を述べてください。
- 最初の段落は、2〜4文のみで構成する必要があります。
2番目の段落は手紙の目的を強調する必要があります。 この段落では、あなたの考え、要件、または目標の概要を説明します。特定の理由、情報、または内容を提供する代わりに、あなたの立場、あなたのポイント、興味または要求を完全に説明し、問題の重要性を説明してください。あなたに行動を起こさせるのはあなたにどれほど影響力があるか。
- 現実的な文章を使用して、合理的で丁寧な方法でコンテンツを配置することを忘れないでください。過度に感情的な言葉を使用したり、強制的な言葉を使用したり、読者（ここでの読者は個人または組織である可能性があります）で失礼な文章を使用したりしないでください。相手に無礼を示さない。
次の段落でサポートポイントを作成します。 次のいくつかの段落では、付随する情報と追加の詳細を提供することにより、あなたの主張を正当化します。論理的、事実的、合理的、実用的、法的な詳細を必ず提供してください。感情的な意見、信念、または単に個人的な欲求を提供するだけではいけません。読者に長い話を読ませないでください。ポイントは迅速かつ正確に作成する必要があります。これを達成するのに役立ついくつかの小さな戦術があります：
- 読者を引き付けるために実際の統計とイベントを引用する。提示された統計と事実が信頼できる正当な情報源からのものであること、および統計と事実が元のコンテキストであなたによって正直に適用されていることを確認してください。。
- 研究の専門家を引用して、この問題について同様の見解を持っていることを示し、反対側の見解に反対します。これらの専門家は、彼らが研究している分野で信頼できる立場にあり、問題の問題について論点を述べることができる必要があります。
- リクエストを承認する必要がある理由を説明してください。誰かに何かをするように頼むよりも効果的に考えを変えることができるように、なぜあなたが何かをすべきだと信じているのかを誰かに説明することによって説得する方法。。現在の状況と、それを変更する必要がある理由を説明してください。
- 要件について話している問題の詳細、仕様、および理解を提供します。問題や行動の欠如を解決するための過去の努力に言及します。
- 問題の問題に関連する証拠には、例を添付する必要があります。読者に問題の重要性を理解させる証拠を提示します。
- 段落で言及する必要があるものを制限することを忘れないでください。あなたのケースと状況を簡単に述べてください。詳細にはあまり深くはありませんが、十分な重要なコンテンツを提供する必要があります。最も関連性の高い統計、専門家、および証言のみを選択してください。
反対側の意見に反論する。 誰かを効果的に説得できるための鍵は、反対の意見に異議を唱えることです。読者からの好ましくない議論や質問を予測したい場合は、手紙の中でそれらに言及することができます。反対側との共通点を見つけるか、あなたの意見を裏付ける説得力のある見解を考え出します。
- 自分の視点と反対側の違いを公然と認めるようにしてください。それらを隠そうとすると、あなたの議論が弱まるだけです。代わりに、反対側と共通している価値観、経験、問題を強調してください。
- 判断力のある言葉の使用は避けてください。言葉に感情を入れすぎると、議論の公平性が低下します。否定性と判断力が強すぎる手紙は、読者の意見への同意を妨げる可能性があります。
リクエストを繰り返して、手紙を閉じます。 メッセージの最後にあなたの要求または意見を繰り返してください。この段落では、解決策を提案したり、問題を解決するためのアクションを実行したりできます。電話、電子メール、またはセルフチェックでこの手紙をフォローアップすることを手紙に記載してください。
- 確立された文で終わると、読者があなたに寄りかかるように説得するか、少なくともあなたの視点から問題をより明確に理解するのに役立ちます。
- 独自のソリューションまたは方法を持参してください。妥協することに同意するか、双方が一歩後退します。あなたが何をしたか、そしてあなたが状況に対処するために何を準備しているかを読者に示してください。
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パート4/4：最終ステップ

エラーをチェックします。 スペルミスや文法構造の悪さは、読者にあなたの悪い印象を与える最初のことです。記事に誤りがない場合にのみ、読者は記事が伝えたい内容と考えに集中することができます。送信ボタンを押す前に、手紙を数回読み直してください。手紙を声に出して読んで、うまくいくかどうか聞いてください。
- 必要に応じて、誰かにあなたの手紙のスペルミスをチェックしてもらってください（またはあなたはスペルチェックソフトウェアを使うことができます）。
あなたの本当の署名で署名してください。 電子メールの代わりに送信する場合は、手紙に直接署名してください。これは、手紙をパーソナライズし、手紙があなたによって書かれたことを確認するのに役立ちます。
他の重要な人々をコピーします。 社内または他の組織の他の人があなたの手紙を読む必要がある場合は、彼らにコピーを送ってください。これは、送信する同数の人を印刷し、実際にコピーに署名して送信することを意味します。
送信者はコピーを保持する必要があります。 いつ送信されたか、受信者の情報を記録した記録を常にメモしておいてください。問題が解決するまで、問題を解決するために次に何をする必要があるかをメモします。広告

助言

正式な形式で書く必要があります。あなたがカジュアルまたは非公式の会話言語を使用している場合、手紙の受取人はあなたを信頼しません。正式な言葉を使うことは、意味のないスラングを使うよりも手紙をより丁寧にするのにも役立ちます！
優しい言葉を使う。人々は彼らに親切な人々を助ける傾向があります。
話題から外れていません。あなたが話しているトピックに関係のない余分な情報を追加しないように注意してください。代わりに、関連するコンテンツに固執し、問題を複雑にしないでください。それらを目立たせるために実際の事実を使用してください。
手順、アクション、または提案の一部を明確に示す必要がある場合は、中央の段落の箇条書きのみを使用してください。
標準の英語を使用して手紙を書きます（英語圏の国の場合）。これはテキストやソーシャルメディアではありません。これは正式な手紙です。略語、スラング、絵文字はあなたのメッセージを伝えることができます。
企業やエージェントの認識に応じてフォーカスポイントを調整します。非営利団体と大企業は考え方が異なる場合があります。
彼らがあなたに何かを借りていて、あなたに何かを求めているようにあなたの読者を扱わないでください。代わりに、友好的で専門的な言葉で彼らを説得してください。