ニュースレターの書き方（写真付き） - チップ

ビデオ: これだけ！ニュースレターの書き方｜ニュースレターの作り方｜ザ・ニュースレター

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手順
助言

ニュースレターの目的は、イベント、ポリシー、リソースなどの特定の問題について人々のグループに通知し、そうするように促すことです。以下は、効果的で読みやすいニュースレターの書き方のガイドラインです。

手順

パート1/4：ニュースレターの件名を書く

ページの上部に「通知」という単語を入力します。 テキストのすぐ外にニュースレターがありました。ページの上部から約4cmのところに、太字、中央揃え、または左揃えで「通知」という単語を記入します。この単語には、より大きなフォントサイズを選択することもできます。
- タイトルの行間のダブルスペース。
適切に任命する。 ニュースレターは正式なビジネスコミュニケーションの形式であるため、適切に対処する必要があります。報告する相手の氏名と役職を記入してください。
- すべての従業員に手紙を送る場合は、「受信者：すべての従業員」と書くことができます。
CCシリーズに受信者を追加します。 「CC」の行は、「DearCo」の形式で通知を受け取る人を指します。これは対象のニュースレターオブジェクトではありません。これは、あなたが手紙で扱っている方針や問題についての情報を必要としている人です。
「送信者」の行にあなたの名前を書いてください。 手紙の件名には、手紙の執筆者と送信者の名前を含める必要があります。あなたのフルネームとタイトルはこの行にあります。
日付を追加します。 日、月、年を含む完全な日付を入力します。たとえば、「日付：2015年1月5日」または「日付：01.05」と記述します。 2015年。」
トピックの特定の段落を選択してください。 件名は、ニュースレターの内容を読者に伝える必要があります。具体的かつ簡潔にしてください。
- たとえば、件名を「Ink」と書く代わりに、より具体的に「Ink Use Problem intheOffice」と書きます。
それに応じてタイトル形式を調整します。 タイトルはページの上部にあり、左揃えにする必要があります。「RECEIVER：」、「SENDER：」、「DATE：」、「ABOUTJOB：」という単語を大文字にします。
- サンプルタイトルは次のようになります。
  受信者：受信者の名前と役職
  送信者：あなたの名前と肩書き
  日付：通知が書かれた日付、月、年
  について:(または関連:)ニュースレターで言及されている問題（何らかの形で強調表示）。
- タイトルを作成するときは、必ずアイテムを二重線で囲み、テキストを揃えてください。
- ページの幅を横切るヘッダーの下に行を追加して、見出しとニュースレターの本文を区切ることができます。
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パート2/4：ニュースレターコンテンツの作成

受信者が誰であるかを検討してください。 誰もがニュースレターを読んで返信するには、メッセージの文言、長さ、厳粛さを誰が読むかと一致させることが重要です。これを効果的に行うには、誰がメッセージを受信しているかをよく理解する必要があります。
- 読者の好みや懸念について考えてください。
- 読者が尋ねる可能性のある質問を予測してみてください。例、証拠、その他の情報など、ニュースレターの内容のいくつかを考えて、説得してください。
- 読者が不適切な情報や感情についての言及を受け入れるかどうかを確認してください。
儀式の挨拶をスキップします。 ニュースレターは「DearMr.Edwards」のような挨拶で始まったわけではありません。代わりに、最初からメッセージで説明する問題に直接入ります。
最初の段落で問題に言及します。 読者に行動を起こしてもらいたい理由を書き留めます。これは、エッセイの紹介、つまり問題と問題の理由の紹介に少し似ています。イントロダクションは、ニュースレター全体の要約と考えることもできます。
- 通常、紹介は約1段落を占めます。
たとえば、次のように書くことができます。 「2015年7月1日に、XYZCompanyは健康保険に関する新しいポリシーを実装します。従業員は健康保険を受け取り、最低月額600万の給与が支払われます。」
議論されている問題に関する情報を提供します。 読者はあなたが取り組んでいる問題についてのいくつかの一般的な情報を必要とするかもしれません。いくつかの情報を提供しますが、それは簡潔であり、必要なものを述べるだけです。
- 必要に応じて、ポリシーが実装された理由を述べてニュースレターを続けます。たとえば、次のように書くことができます。「地方自治体は、地域のすべての従業員に月額600万VNDの最低給与を受け取るように要求することを決定しました」。
議論の議論を支持する。 実行するアクションを要約します。あなたが提案する解決策についての証拠と議論。最も重要な情報から始めて、特定の事実または裏付けとなる事実をカバーします。あなたが提案したことをすることは有益である、またはそれをとらないことは有害であることを読者に示してください。
- 特に長いメッセージでは、グラフィック、リスト、またはチャートを自由に追加してください。これらが本当に関連性があり、説得力があることを確認してください。
- メッセージが長い場合は、各セクションを明確にするために短い見出しを書くことを検討してください。たとえば、「ポリシー」を記述する代わりに、「新しい季節従業員ポリシー」を記述します。読者がニュースレターの基本を明確に理解できるように、各見出しは具体的かつ簡潔にしてください。
読者が取るべき行動を提案する。 ニュースレターは、会社からの新製品の発表、新しい費用報告ポリシー、または会社がどのように取り組んでいるかのプレゼンテーションなど、特定の問題に対する行動を促すものです。件名。読者がエンディングまたはセンテンスで実行する必要のあるアクションを思い出してください。
- たとえば、「すべての従業員は2015年6月1日現在の新しい会計システムを使用する必要があります」と書くことができます。
- あなたの提案を裏付けるいくつかの証拠を追加することができます。
ポジティブで心強い要約で手紙を終えてください。 ニュースレターの最後の段落では、問題を解決するために次の手順を繰り返す必要があります。これには、組織の連帯を思い出させるものが含まれます。
- 次のように書くことができます。「後でこれらについて話し合いたいと思います。今後もあなたの決定について話し合います。」
- 最後に、次のように述べます。「このカテゴリの拡大に興奮しています。それがビジネスの成長に役立ち、会社がより持続的に運営されると信じています。」
- この段落は通常、約1〜2文の長さです。
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パート3/4：完全なニュースレター

ニュースレターを適切にフォーマットします。 メッセージを読みやすくするために、標準形式を使用してください。 Times New RomanまたはArialサイズ12のフォントを使用します。左、右、下の余白は2.5cmです。
- 段落を揃えます。段落を分割し、間隔と余白を2倍にするかどうか。
ニュースレターを確認します。 メッセージを確認および編集して、明確、簡潔、説得力があり、タイプミスがないようにします。言葉遣いの一貫性を確認してください。学術用語または専門用語の種類。
- スペル、文法、コンテンツのエラーを確認してください。名前、日付、または番号に特に注意してください。
- メッセージが長すぎるかどうかを確認し、不要なコンテンツを切り取ります。
署名。 ニュースレターには署名欄がありません。ただし、ヘッダーと名前の横の先頭に追加する必要があります。それはあなたがニュースレターを確認したことを証明します。
レターヘッドを使用します。 ニュースレター専用の特別なレターヘッドを作成することも、通常のビジネスレターヘッダーを使用することもできます。
- 電子ドキュメント（電子メールなど）を作成する場合は、会社のロゴと基本的な連絡先情報を含む別のレターヘッドをWordで作成する必要があります。そのタイトルを、送信するニュースレターのテンプレートとして使用します。
メールの送信方法を選択してください。 ニュースレターを送信するための最良の方法を決定します。印刷してみんなに配布することができます。メールで送信することもできます。
- メールでメッセージを送信する場合は、メールのHTMLをフォーマットできます。そうでない場合は、メッセージをPDFとして保存し、電子メールとして添付できます。
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パート4/4：ニュースレターテンプレートの使用

利用可能なレターテンプレートを見つけます。 そもそも書く代わりにサンプル文字を使用するかどうかを検討してください。もしそうなら、最初のステップはオンラインで良いメールテンプレートを見つけることです。 MicrosoftWordにはレターテンプレートもあります。多くの場合、テンプレートは同じ基本形式を使用しますが、フォント、フォントサイズ、およびレイアウトが異なります。
- ニーズに合った適切なテンプレートをダウンロードしてください。
- オンラインでテンプレートを使用する前に、必ず利用規約をお読みください。
コンピューターにダウンロードされたメッセージテンプレートを開きます。 ダウンロードキーを押すと、レターテンプレートが自動的にコンピューターにダウンロードされます。または、ダウンロードを開始する前にいくつかの手順を実行できます。メッセージテンプレートはzipファイルとしてダウンロードされます。解凍してMicrosoftWordで開く必要があります。
- 予期しないソフトウェアの問題が発生していないこと、およびメッセージテンプレートが設計どおりに機能しない可能性があることを確認するために、最新バージョンのMicrosoftWordを使用することをお勧めします。以前のバージョンのMicrosoftWordを使用している場合は、レターテンプレートをダウンロードする前にソフトウェアを更新してください。
ヘッダー（header）を作成します。 サンプルメッセージの本文は変更される可能性があることに注意してください。サンプルメッセージの一部を好きなようにカスタマイズできます。たとえば、レターテンプレートのヘッダーにロゴや著作権記号を追加できます。ヘッダーをクリックして、会社情報を入力します。
レターフォームのヘッダーのセクションに記入します。 「TO」と「FROM」、および「CC」と「SUBJECT」のフィールドに入力することを忘れないでください。これらのフィールドに入力するときは、省略しないように注意してください。入力中に間違えることがよくあります。
メッセージテキストを入力します。 ニュースレターの本文に、紹介、理由、議論、要約を書いてください。必要に応じて、箇条書きを使用したり、リストを作成して情報を整理したりできます。
- レターテンプレートの形式を保持します。これにより、段落が正しい余白とフォントサイズで整列されます。
- 必要に応じて、テーブルを使用するようにニュースレターをカスタマイズすることもできます。特に箇条書きや同様のリストを使用すると、メッセージが混乱したり読みにくくなったりする場合は特に、それが良い考えです。
- テンプレートからテキストを削除してください。同時に、メールを送信する前に注意深く確認してください。
フッターを確認することを忘れないでください。 フッターは、追加情報のためのページ下部の空白の領域です。このサイトに企業または個人の連絡先情報を追加できます。時間をかけて情報の正確さをチェックすることは非常に重要です。あなたが起こりたくない最後のことは、メッセージが完全に書かれているが、間違った連絡先情報または不足している情報を持っているときです。
メッセージの外観を調整します。 サンプルメッセージの最も魅力的な点の1つは、テキストの色を変更できることです。これにより、個性を示し、テキストをより目立たせることができます。また、進行中の状況に適した色を選択して、ニュースレターがプロだけでなく優れたものに見えるようにすることもできます。
ニュースレターを一貫したテキストとして保存します。 必ずコピーを保存してください。情報交換をサポートするためのバックアップ電子文書があります。
後で使用するためにテンプレートを保存します。 変更の件名を持つサンプルメッセージを使用する必要がある場合は常に、メッセージの特定の件名に一致するようにアイテムをカスタマイズする必要があります。これにより時間を節約でき、全員の注意を引く一貫性のあるプロフェッショナルなニュースレターを作成できるため、メッセージがすぐに読まれます。広告