著者:
Tamara Smith
作成日:
19 1月 2021
更新日:
1 J 2024
コンテンツ
たぶん、あなたは完全な学習負荷スケジュールを持っている学生であり、あなたはあなたの時間をより良く管理しようとしている、またはあなたは彼の従業員が時間を無駄にしないようにしたい雇用主です。あなたの役割が何であるかに関係なく、あなたはおそらくあなたが時間を無駄にせず、あなたができる限りあなたの一日を最大限に活用することを確実にする毎日のルーチンを作成する方法に焦点を合わせたいでしょう。リストやスケジュールなどの組織戦略は、貴重な時間を費やす気を散らすものを排除するための措置を講じることができるので、役立つ場合があります。
ステップに
方法1/3：リストの使用
その日のタスクのリストを作成します。 一枚の紙とペンから始めます。その日にスケジュールしたいタスクやあなたが持っている義務について考え、それらをすべて書き留めてください。これは、「食料品、洗濯、掃除、宿題」や「顧客ステータスレポート、電子メール、会議、事務処理」などのリストである可能性があります。 - 小さいタスクから大きいタスクまで、考えられる限り多くのタスクをリストに追加します。その日の各義務またはタスクを考えて、それが優先リストに載ることを確認してください。
優先度の高いものから低いものへとタスクを整理します。 よりスマートに作業する1つの方法は、最初に最も高い優先度に焦点を合わせ、次にリストを介して最も低い優先度のポイントに進むことです。これは80/20の法則と呼ばれ、最大の利益をもたらす活動が時間の80％を占める必要があります。あなたに最も利益をもたらさない活動はあなたの時間の約20％を占めるべきです。 - リストに目を通し、各タスクに優先度の高いものから低いものへと番号を付けます。次に、それらを順番に配置して、優先順位と各タスクがもたらすものを指定して、高いものから低いものの順に並べる必要があります。
関連するタスクのグループを作成します。 優先順位の番号と順序付きのリストを作成したら、特定のプロセスを構成するタスクの小さなグループを作成します。たとえば、1時間のプロセスを構成する電子メールへの返信や顧客への電話などのタスクのグループを作成し、それを「顧客連絡先」と呼びます。その後、割り当てられた期間内にタスクをスムーズかつ簡単に完了することができます。 - すべてのタスクに対してこれを実行するようにしてください。そうすれば、異なるプロセスを切り替えたり、次に完了するタスクを見つけるために時間を無駄にしたりする必要がなくなります。関連するタスクをグループ化すると、時間管理が改善され、優先リストを処理する際のストレスが軽減されます。
各タスクに費やす時間を減らします。 パーキンソンの法則によれば、タスクを完了する時間が少ないほど、そのタスクを実行するのにかかる時間が短縮されます。時間を全体的に割り当てるのではなく、タスクごとに解放する時間を制限して、そのタスクをより速く完了するように強制します。これを慎重に開始し、各タスクにかかる時間を徐々に減らして、急ぐ必要がないと感じる理想的なポイントに到達するまで、また長居したり無駄にしたりする時間がないようにすることができます。 - 時間の経過とともに、特に各タスクに限られた時間しか費やさなければならない場合は、優れた時間管理の感覚が身に付きます。これは、同じルーチンに固執する傾向がある場合、または毎日同様のタスクのリストを処理している場合に役立ちます。
リストが完成したら、自分にご褒美をあげましょう。 リストのすべてのタスクにチェックマークを付けたら、通常は仕事の終わりに、小さな報酬を自分に与える必要があります。これは素敵なディナー、グラスワイン、または楽しさとリラクゼーションのための時間かもしれません。自分に報いることで、毎日すべてのタスクを完了するモチベーションを得ることができます。 - また、1日を始める前に報酬を決定して、タスクを完了する動機として報酬を使用できるようにすることもできます。たとえば、テストのために勉強する必要があり、友人と夕食に出かける計画があるとします。次に、夕食を逃さないように、今日も勉強を続けてこのタスクを完了する理由として、その夕食の計画を使用します。
方法2/3：スケジュールを使用する
1日の1時間ごとにスケジュールを作成します。 これを紙に書くか、コンピューターのカレンダーを使用して、勤務時間ごと、または起きている時間ごとにボックスを作成します。これは、9から5または10から7にすることができます。すべての期間を分単位で正確に入力する必要はありませんが、1日のすべての時間がスケジュールに含まれていることを確認すると役立つ場合があります。 - 1日の各時間に、その日に必要なタスクを入力することから始めます。最も重要なタスクから始めて、最も重要でないタスクに到達するまで作業を続けることができます。自分が朝の人だと思っている場合は、より難しいタスクを1日の早い時間にスケジュールすることを決定できますが、通常は昼食後にのみ開始することがわかっている場合は、より複雑なタスクを1日の少し後で行うことを決定できます。 。日。自分のニーズや仕事の習慣に合わせてスケジュールを調整してみてください。そうすれば、スケジュールを使い始めると、スケジュールが成功する可能性が高くなります。
- ホワイトボードまたはカレンダー（モバイルデバイス上）でスケジュールのテンプレートを作成して、その日のスケジュールに応じて毎日更新できるようにすることができます。
1〜2時間ごとに10分の休憩をとってください。 1〜2時間以上、タスクまたはタスクのグループに集中するのは難しい場合があります。過労や過労を感じないように、1時間ごとまたは2時間ごとに10分の休憩を取るようにしてください。このミニブレイクの間、立ち上がってオフィスを歩き回るか、カフェテリアで同僚と話す必要があります。コーヒーを飲んだり、外を散歩したりできます。スケジュールが乱れないように、休憩は10分以内にしてください。 - また、1時間に10回の深呼吸をして、心を清め、休憩することもできます。これにより、現在行っている、またはこれから行うタスクについて別の視点を得ることができ、忙しい仕事にもかかわらず、しばらくの間自分自身に集中することができます。
最初は、各タスクを正しく完了するようにしてください。 カレンダーを急いで各タスクを一瞥するよりも、時間をかけて各タスクをすぐに正しく実行することをお勧めします。特に不可解なメールや紛らわしいメールを顧客に送信している場合は、メールをすばやく確認すると、メールのやり取りが長引く可能性があります。ブレーキを踏んで、時間をかけて明確な電子メールを書いたり、学校からのメモを読んだりしてください。初めてタスクを正しく行うことで、長期的には無駄な時間を大幅に節約できます。 
友人や同僚に、時々集中し続けるように頼んでください。 実行する必要のあるタスクに集中し続けるために、他の人のサポートが必要になる場合があります。親しい友人、親、兄弟、または同僚に時々あなたのスケジュールをチェックするように頼んでください。 - その後、彼らはあなたに一杯のコーヒーを持ってきたり、何かいいことを言ったりすることができるので、あなたは少し時間を取って笑顔や笑いをしてから、あなたの日常の仕事に戻ることができます。忙しくても、友達と交流するだけで気分が良くなり、時間管理がしやすくなります。
方法3/3：気を散らすものを排除する
メールを無計画にチェックすることは避けてください。 電子メールをランダムにチェックすると、勤務時間中に「開始-停止-開始」パターンが作成され、時間の浪費につながる可能性があります。特に完全に異なるタスクに集中することになっている場合は、1日を通して常に電子メールプログラムを開くことは避けてください。メールをチェックするために、日中に3回スケジュールします。早朝、昼食後、午後半ばです。これにより、1日中続く電子メールの流れに気を取られず、電子メールの処理に費やす時間を確保できます。 - 同じ原則を、ボイスメール、テキストメッセージ、電話などの他の形式の通信にも適用できます。重要なメッセージや電話を期待していない限り、常に到達可能になろうとしないでください。これにより、ワークフローの中断が制限され、スケジュールを守ることができます。
電話とインターネット接続をオフにします。 可能であれば、電話とインターネット接続がオフになっている就業日の少なくとも1時間を選択してください。このようにして、電話やインターネットの邪魔をすることなく、必要に応じて仕事に完全に集中することができます。 - この気晴らしを自分で保存することは、論文や包括的なレポートを書くのにも役立ちます。電話をミュートすることで、5分ごとに電話をチェックしたり、ソーシャルメディアをスクロールすることに夢中になったりする言い訳がないことを確認できます。
あなたが邪魔されたくないことをあなたの周りの他の人に知らせてください。 あなたが働いていることを周りの人に知らせて、他の人にあなたの気を散らしたり、他の人の気を散らしたりしないようにしてください。これは、ドアを閉めたり、邪魔されたくないという看板を掲げたりすることを意味する場合があります。また、オフィスの周りにメールを送信して、特定の時間帯が静かな営業時間であることを全員に知らせることもできます。 
あなたのルーチンから気を取られないようにしてください。 気が散らないようにするための安全上の注意事項を含むタスク（または作業スケジュール）のリストを作成したら、意志力と集中力を利用してルーチンに固執します。ほとんどの人は、よく使われる時間と無駄な時間の違いを知っているので、時間の無駄な罠に陥らないように注意してください。あなたのスケジュールをサポートとして使ってください、そして一日の終わりにあなたは達成感とよく過ごした時間を楽しむでしょう。
