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• ステップに
• 方法1/3：正しいフォーマットの選択
• 方法2/3：メッセージを書く
• 方法3/3：送信するメールを準備する

多くの人は、正式な電子メールを書くことに非常に消極的です。通常、個人的および非公式のメッセージを送信するために電子メールを使用します。教師、雇用主、クライアント、政府機関、またはその他の正式な宛先に電子メールを送信する必要がある場合は、従うことができるいくつかの簡単なガイドラインがあります。メッセージを明確かつ簡潔に保ち、一般に認められているスタイル、トーン、フォーマットの基準に従ってください。また、送信する前に、電子メールを読んで確認することを忘れないでください。

ステップに

方法1/3：正しいフォーマットの選択

1. ニュートラルなメールアドレスを使用してください。 ユーザー名、ニックネーム、ニックネームではなく、本名のバリエーションであるメールアドレスを使用することをお勧めします。名前だけで構成され、余分な数字や文字を含まない電子メールアドレスを作成するには、ピリオドやハイフン、またはハイフンを使用できます。
   • たとえば、Sneljelle0127 @ hotmail.comのような電子メールアドレスはあまり専門的ではありません。一方、アドレス[email protected]は、はるかに深刻な印象を与えます。
2. プロのフォントにこだわる。 ほとんどの電子メールサービスプロバイダーでは、多数の異なるフォントやレイアウトスタイルから選択することはできません。いずれにせよ、Times New RomanやArialのようなフォントを使用して、正式な電子メールで従来のスタイルに固執するのが最善です。 ComicSansやOldEnglishなどの装飾フォントは使用しないでください。また、次の点にも注意してください。
   • フォントサイズ12などの読みやすいフォントサイズでメールアドレスを入力します。
   • 電子メールの内容と目的に関連して使用が正当化されない限り、イタリック、ハイライト、またはマルチカラーのフォントなどの特別なスタイルは避けてください。
   • すべてのテキストを大文字で書かないでください。すべて大文字で入力すると、受信者に怒鳴っているように見えます。
3. 短く正確な主題を選択してください。 件名には、メールの内容を正確に説明するキーワードを数語以内で使用してください。そうすることで、メールに件名がない、件名が曖昧すぎる、またはメールが重要ではないという印象を与える件名であるために、読者がメッセージを見落とさないようにすることができます。
   • 「質問」、「私からのメッセージ」、「重要なトピックについてのメール」などのトピックは、あいまいまたは冗長すぎるため、まったく役に立ちません。
   • 一方、「スケジュール、ゲストリスト、ランチの設定、会議の概要3月12日」などのトピックは、長すぎて処理できません。さらに、このタイトルはいくつかのトピックをカバーしています。
   • 「エスカレーター3月12日の会議の被害」のようなタイトルは短く明確です。彼は受信者に単一の主要な主題と対応する日付を示します。

方法2/3：メッセージを書く

1. 適切な敬礼を選択してください。 常に適切な敬意を表して正式なメールを開始してください。 （知っている場合は）名前で宛先に電話するのが最善です。原則として、正式な電子メールの敬礼は常に「Dear ...」で始まり、その後にタイトル（sir / madam）、人の姓、およびコンマが続きます。電子メールの宛先をすでに知っている場合は、「Dear ...」の後に名を付けて敬礼を開始できます。
   • メールの宛先がわからない場合は、「Dear Sir / Madam」、「Dear Chairman / Dear Board」、または必要に応じて「関係者」などの敬礼を使用してください。
   • 「こんにちは」、「こんにちは」、「さようなら」または他のカジュアルな挨拶であなたの電子メールを始めないでください。
2. 必要に応じて、最初の段落で自己紹介します。 新しいクライアント、応募したい企業の採用・選考部門の責任者、自治体の職員など、現在関係のない人にメッセージを送る場合は、最初に言ってください。あなたが誰であるか、そしてあなたのメッセージの理由は何ですか。あなたの電子メールの始めに1つか2つの文でこれをしてください。
   • たとえば、潜在的な雇用主にメールを送信したい場合は、「私の名前はErik vanRaamです。このメールの理由は、ウェブサイトCarrièreXYZ.nlに記載されている管理アシスタントのポジションに応募したいからです。」
3. 最も重要な情報から始めます。 自己紹介とメッセージの理由の要約が終わったら、メールの本文に進むことができます。最も重要な情報をほぼ一番上に置きます。このようにして、受信者の貴重な時間を尊重し、電子メールの目的をすばやく明確にします。
   • たとえば、政府機関の公務員に手紙を書いている場合、最初に言えることは、「私の名前はアレッタ・ファン・ラームです。あなたのメールアドレスは、検察庁のウェブサイトで見つかりました。交通違反に関連して2009年12月31日に受け取った召喚状に質問するためにあなたに手紙を書いています。 「」
4. それがどのようなものかを直接言います。 正式な電子メールでは、礼儀正しいままである限り、直接的なことはまったく問題ありません。茂みを一周することによって、あなたはあなたの読者の注意が衰えることを達成するだけであり、彼または彼女があなたが望むまたは必要なものを正確に決定することをより困難にします。
   • たとえば、教師にメールを送信する場合は、「私はダイアナフランセンです。あなたは私を知っていますか？化学221は今のところ私の好きな科目です。講義の構成が好きです。私は常にすべてを完全にフォローすることができ、試験で何を期待するかを常に正確に知っています。試験といえば、次の試験の週について聞きたかったのです。」
   • 代わりに、次のように書く方がはるかに明確です。「私の名前はダイアナフランセンです。私はあなたと一緒に化学221に出席します。これからの試験時間に起こりうる対立について、あなたに質問をします。」
5. 短くしてください。 電子メールの規定の長さに関する標準的な規則はありません。それでも、電子メールの場合は、（ラップトップまたはPCの）1つの画面の表面の最大長を維持するのが最善です。
   • メールが比較的長い場合は、いくつかの短い段落に分割してください。各段落の先頭をインデントする代わりに、2つの段落の間に空白行を挿入します。
6. 言語を形式的にしてください。 あなたはプロの文脈で正式な電子メールを書きます。それがあなたが自然に良い印象を与えたい理由です。完全な文章と丁寧なフレーズを使用してください。次のようなことは避けてください。
   • スラング
   • 不必要な略語または収縮
   • 絵文字とスマイリー
   • 下品な言葉
   • ジョーク
7. メールを適切に閉じます。 礼拝に適用されることは、クロージングにも適用されます。正式な電子メールは、さまざまな方法で閉じることができます。クロージングの下には常にフルネームとポジションを含めてください。電子メールの内容に応じて、次の1つ以上のクロージャーを使用できます。
   • 「あなたの返事を待って、私は残ります」
   • '敬具、'
   • 「誠意をこめて」
   • 「よろしくお願いします」
   • 「友好的な感謝」

方法3/3：送信するメールを準備する

1. 含めたい添付ファイルを追加します。 電子メールに特定の添付ファイルを含める必要がある場合は、電子メールの本文にそれらをリストして、電子メールに添付ファイルがあることを受信者に知らせてください。添付ファイルの数とサイズを小さく保ち、従来の広く互換性のあるファイルタイプを選択することをお勧めします。
   • たとえば、次のようなコメントを追加します。「添付私は履歴書とポートフォリオのコピーをPDF形式でお送りします。」
2. スペルや文法の誤りがないかメールを注意深くチェックしてください。 電子メールサービスプロバイダーまたはワードプロセッシングプログラムのスペルチェッカーに盲目的に依存しないでください。メールを大声で読んだり、他の人に確認してもらうことは、タイプミス、スペルミス、不明瞭な文章を見つけるのに最適な方法です。
3. 電子メールに機密情報が含まれていないことを確認してください。 電子メールは100％安全な通信システムではないことを常に念頭に置いてください。電子メールサーバーがハッキングされる可能性があること、または受信者が意図的かどうかにかかわらず、他の人に公開したくない情報を共有する可能性があることに注意してください。
   • 電子メールにパスワード、アカウント番号、またはその他の機密情報を含めることは避けてください。