ドキュメントを記録および保存するためのオフィスシステムを作成する方法

ビデオ: Word文字を思いのままに配置する方法（テキストリンク）と新ストック画像とは

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ステップ
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警告

オフィスでの仕事の正しい組織化のために、会計と文書の保管の効果的なシステムを持つことは非常に重要です。ドキュメントにアクセスできる人の数に関係なく、システムは、誰もが必要なドキュメントを見つけることができるように編成する必要があります。文書の記録と保管のシステムが使いにくい場合は、すべての文書を整理棚に紛失することを恐れて手元に置いておきます。その結果、机に紙の山が散らばってしまいます。

ステップ

1 ファイリングシステムを選択します。 それが何であれ、まず第一に、各ドキュメントの正確な場所を知ることができるように論理的でなければなりません。可能な解決策：
- アルファベット順。このシステムは、ほとんどのドキュメントにクライアント、患者、または顧客の名前が含まれている場合に最適に機能します。
- トピックまたはカテゴリ：ほとんどのシステムはトピックまたはカテゴリ別に編成されており、正しく編成されている場合はうまく機能しますが、適切に編成されていない場合は非常に混乱します。
- 番号付き/時系列。このシステムは、発注書や処方箋などの番号付きまたは日付付きのドキュメントに最適です。
2 ファイリングキャビネットの吊り下げ式フォルダーを使用します。 ハンギングフォルダーは取り外しできず、箱から取り出す封筒のホルダーとして機能します。
3 ドキュメントをカテゴリのスタックに整理します。 スタックの高さが5cmを超える場合は、サブカテゴリに分割します。スタックが低すぎる場合は、別のスタックと組み合わせて名前を変更します。スタックの名前を使用すると、特定のドキュメントを送信するスタックを簡単に決定できます。
4 各スタックを紙の封筒に入れ、はっきりとラベルを付けます。 ドキュメントの見栄えを良くするために、ずらして配置するのではなく、中央に配置されたタブ付きフォルダを使用することをお勧めします。
5 封筒をぶら下げフォルダーに入れます。 ほとんどのドキュメントでは、通常のぶら下げフォルダが機能しますが、厚いドキュメントまたはサブカテゴリのドキュメントでは、平底のフォルダを使用します。フォルダは任意の順序で配置できますが、通常はアルファベット順のシステムが使用されます。
6 ぶら下がっているフォルダに封筒と同じ名前のラベルを付けます。 縦型のファイリングキャビネットを使用していない場合は、フォルダの左側にすべてのプラスチック製のタブを配置します。後者の場合、フォルダを前から後ろではなく、開いた引き出しに左から右に配置して、タブを右側に配置します。
7 予備のフォルダーと封筒は、既存のフォルダーに属していないドキュメントが手元にあるときにいつでもすばやくフォルダーを追加できるように、ファイリングキャビネットの近くで折りたたむ必要があります。厚すぎたり薄すぎたりするフォルダは使用しないでください。ドキュメントを並べ替えるときは、フォルダ名を変更することを忘れないでください。
8 年末に、すべてのフォルダーを削除し、新しい紙のフォルダーに同じカテゴリー名のラベルを付けて、ファイリングキャビネットに配置します。 古いフォルダを調べて、必要なドキュメントの一部を現在のフォルダに転送し、残りをアーカイブに送信します。

チップ

ファイルキャビネットをより印象的に見せるために、コンピューターに色付きのタグを印刷してフォルダーを色分けすることをお勧めします。ただし、フォルダを1つ追加するなど、変更を加える必要がある場合、適切な色のフォルダが不足していることに気づき、フォルダに手動で署名する必要があると、イライラする可能性があります。シンプルさが最も安全なことです。

警告

「Miscellaneous」というスタックを作成しないでください。作成しないと、これらのドキュメントを分類できません。
ファイリングシステムを整理した後、ファイリングキャビネットで注文を保管してください。毎日時間をかけて、ドキュメントを並べ替えてデスクから削除してください。ファイリングキャビネットの上に深いドキュメントバスケットを置きたいという誘惑に抵抗してください。そうしないと、それがいっぱいになり、散らかった倉庫になってしまいます。