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• ステップ
• パート1/3：覚書のスタイルと言語の選択
• パート2/3：メモを書く準備
• パート3/3：メモを書く

メモは、企業内で情報を伝達するための世界的に認められた方法です。サービスノートは、2社間の通信にも使用できます。メモは専門的で、情報を明確に伝える必要があります。メモを書いたことがなくても心配しないでください。この記事でその方法を説明します。

ステップ

パート1/3：覚書のスタイルと言語の選択

1. 1 非公式な言葉を使用しないでください。 メモの言語はシンプルですがフォーマルでなければなりません。
   • 「こんにちは！金曜日だ！重要なことを一つお話ししたいと思います。」
   • 代わりに、次のように記述します。「このメモにより、プロジェクト319の進捗状況を常に最新の状態に保つことができます。」
2. 2 メモでは、中立的な口調に固執します。過度に感情的で主観的なものにしないでください。 主張するときは、事実と証拠に頼るように最善を尽くしてください。
   • たとえば、次のように書くべきではありません。「金曜日に好きなように仕事をするようになれば、私たち全員がもっと幸せになると思います。」
   • 代わりに、すべての従業員が金曜日にカジュアルな服を着たいかどうか、そしてこれが企業倫理にどのように影響するかを調査します。
3. 3 シグナルフレーズを使用します。 証拠を提供したり、出典を引用したりする場合は、必ず適切なフレーズを使用してください。
   • 例：「私たちのデータによると、...」または「実施された研究はそれを示しています...」。
4. 4 適切なフォントとサイズを選択してください。 メモは読みやすいものにする必要があるため、小さすぎる印刷物は使用しないでください。 11または12が標準のフォントサイズです。
   • Times NewRomanなどのシンプルなフォントスタイルも選択する必要があります。 Comic Sansのような面白いフォントや派手なフォントでメモを書かないでください（そうすると笑うでしょう！）。
5. 5 標準フィールドを使用します。 メモの標準は2.5cmの余白ですが、一部のテキストエディタには、余白が大きい（たとえば、3 cm）メモテンプレートが含まれている場合があります。
6. 6 サービスノートは1行の間隔で書かれています。 段落とセクションの間に空白行を残します。
   • 段落をインデントしないでください。

パート2/3：メモを書く準備

1. 1 （仕事で）重要なことを何人かの人に知らせる必要がある場合は、メモを送ってください。 情報を送信したという事実を文書化する必要がある場合は、1人に送信することもできます。
   • ただし、必要な人と話をする方がよい場合もあります。
   • また、書面での送信ができない情報もあります。
2. 2 送信される情報に応じて、メモの内容と形式が異なる場合があります。 ほとんどのメモには、次の情報が含まれています。
   • 問題に対する新しいアイデアまたは解決策。たとえば、残業代の計画に関する問題を解決する方法を知っている場合は、それについてメモに書き、上司に送信します。
   • 注文。たとえば、メモを送信することは、部門が主催する次回の会議で責任を分散するための効果的な方法です。
   • 報告。また、メモを送信して、最近のイベントを同僚に通知したり、プロジェクトに関する新しい情報を同僚に通知したり、調査結果に関するレポートを送信したりすることもできます。
3. 3 おそらくあなたは多くのプロジェクトに取り組んでいて、それらをメモで共有したいと思っています。 それをするべきではありません。サービスノートには、1つの特定の問題（トピック、プロジェクトなど）に関する情報が含まれています。
   • メモは短く、有益で、読みやすいものにする必要があります。したがって、1つのトピックだけに焦点を当てることで、情報が確実に読み取られ、考慮されるようになります。
4. 4 メモの内容とスタイルは対象読者によって異なるため、誰がメモを読むかを考えてください。
   • たとえば、重要な日付の計画に関する同僚向けのメモのスタイルと、進捗レポートを使用した上司向けのメモのスタイルは大きく異なります。

パート3/3：メモを書く

1. 1 メモにタイトルを付けます。 タイトル文書へのビジネス通信では一般的な方法です。
   • たとえば、ページ上部に「メモ」や「メモ」と書いてください。
   • タイトルを中央に配置するか、ページの左側に押すことができます。以前に受け取ったメモを見て、その形式をコピーすることをお勧めします。
2. 2 メモのタイトルを書いてください。 次の情報を含める必要があります。
   • TO：メモを送信する相手の名前と役職を記入してください。
   • OT：あなたの名前とタイトルを書いてください。
   • 日付：年を含む正確な日付を記入してください。
   • トピック：メモの内容について、短く正確に説明してください。
   • 「件名」の代わりに「参照」と書くことができることに注意してください。
3. 3 メモの受信者リストには、送信先のすべての人を必ず含めてください。 メモの受信者を、メモ内の情報の影響を受ける人に限定します。
   • 問題が少数の人だけに関係している場合は、部門または会社の全員にメモを送信しないでください。
   • 会社の全従業員に一度にメモを送ると、メモが殺到し、注意深く読まないか、まったく読まないかのどちらかになります。
4. 4 メモの受信者のリストに、フルネームとタイトルを含めます。 上司と足が短い場合でも、商談では正式な口調に固執することをお勧めします。たとえば、彼のオフィスに行くときは彼を「ウラジミール」と呼ぶことができますが、メモでは彼を「ミスター・ドミトリエフ」または「ウラジミール・ニコラエヴィッチ」と呼んでください。
   • メモの受信者を一覧表示するときは、このことに注意してください。フルネームとタイトルを含めてください。
5. 5 他社の人にメモを送る場合は、正しい連絡方法を決めることが非常に重要です。 この人に関する情報を見つけるために時間をかけてください。ほとんどの場合、これは彼の会社のWebサイトで実行できます。
   • たとえば、その人が博士号を持っている場合は、必ずそれを含めてください。
   • また、この人が保持している位置を見つけて、メモに含めてください。
6. 6 あなたのメモの主題について考えてください。 簡潔でわかりやすいものにする必要があります。
   • たとえば、「新規顧客」はかなり漠然としたトピックであり、誰かが数日または数週間であなたのメモを見つけたいと思った場合、その人はそれを行うのに苦労します。
   • 最良のトピックは「顧客拡大レポート」です。
7. 7 原則として、あいさつはサービスメモには書かれていません。 ただし、必要に応じて、メモのテキストを「DearMr.Dmitriev」または「Dear同僚」で始めることができます。
   • あいさつを省略できるように、メモは短くて有益なものにする必要があります。
8. 8 メモの紹介セクションを書きます。 その中に、メモを書いて送る目的を明確に述べてください。
   • たとえば、「私は...に書いています」。ノートの導入部分には、そこに示されている情報の簡単な概要が含まれている必要があります。
9. 9 紹介セクションは短くする必要があります。 詳細やその他の詳細を提供する必要はありません。
   • いくつかの短い文（短い段落）の紹介セクションを作成します。
10. 10 主な情報の提示方法を決定します。 2〜4段落で囲む必要があります。プレゼンテーションのスタイルは、情報自体によって異なります。
    • たとえば、重要度の高い順に、またはプロジェクトが分類されたプロセスに従って情報を提示できます。
11. 11 サービスノートは、読者が情報を簡単に理解できるように、セクション（段落）に分割する必要があります。さらに、セクションは、メモの重要なポイントを特定するのに役立ちます。
12. 12 各セクションにタイトルを付けます。段落のタイトルは、段落に含まれる情報を明確に示す必要があります。
    • たとえば、今後のオフィス移転メモを次のセクションに分割できます：新しいオフィスの場所、機器とドキュメントの梱包手順、および移転スケジュール。
13. 13 各セクションの最初の文は、この段落が何であるかを読者に伝える必要があります。
    • メモの個々の段落またはセクションは、検討中のトピックの特定のポイントに焦点を当てる必要があります。
14. 14 重要なポイントを強調するには、リストまたはリストを作成します。 これは、読者が重要なポイントに集中し、情報をより速く読んで吸収するのに役立ちます。
15. 15 メモのサイズは1〜2ページを超えてはなりません。
    • これは、1行の間隔で、段落間に空白行がある標準のメモサイズです。
16. 16 提示された情報を要約した段落を含めることを検討してください。 ほとんどの場合、特に短いメモを書いた場合は、これは必要ありません。
    • ただし、提示される情報が非常に複雑な場合、またはメモのサイズが標準よりも大きい場合は、提示される情報（つまり、重要なポイント）を要約した小さな段落を含めることをお勧めします。
17. 17 必要ないと思われる場合でも、必ず最後の段落を含めてください。 次のことを考慮してください。
    • メモの目的は何ですか？読者に何かをするように勧めますか？従業員は時間通りに報告する必要がありますか？もしそうなら、最後の段落でこれを明確に述べてください。
    • それ以上のアクションが必要ない場合は、次の結論を書いてください：「この問題について喜んで話し合います」または「このトピックについて質問やコメントがあれば、喜んで答えます」。
18. 18 必要に応じて、メモの最後に名前または署名を入れてください（ただし、これは必須ではありません）。 その場合は、他の従業員から受け取ったメモを見てください。
    • 彼らがメモに署名する場合（たとえば、「誠意をこめて、Ivanov AA」）、同じことを行います。
    • メモに署名したくない場合は、ドキュメントの最後にイニシャルを付けることができます。
19. 19 表、グラフ、またはレポートがメモに添付されている場合は、添付ファイルについてリマインダーを作成します。 これを行うには、ドキュメントの最後に、たとえば「付録：表1」と記述します。
    • 添付ファイルは、メモの本文に記載する必要があります。
    • たとえば、新しいオフィスへの移転について書いている場合は、次のように書くことができます。「四半期の終わりまでに移転を完了する予定です。詳細な移動スケジュールについては、添付の表1を参照してください。」
20. 20 メモを送信する前に、必ず確認してください。 文が文法的に正しいこと、メモにスペルや構文エラーがないこと、情報が意味のあるものであることを確認してください。
    • 最初にチェックした後でメモを送信しないでください（もちろん、緊急のメモでない限り）。ドキュメントを脇に置き、1時間後にもう一度確認します。おそらく、以前に見逃した新しいエラーや不正確さを見つけるでしょう。
    • メモに機密情報が含まれている場合は、会社のプライバシーポリシーを確認し、メモを確認して確立されたルールへの準拠について意見を述べる人の名前を確認してください。