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• ステップ
• パート1/3：イベントレポートを構成する
• パート2/3：レポートに適した資料を見つける
• パート3/3：イベントレポートを作成するための最後の仕上げ
• チップ
• あなたは何が必要ですか

おそらく、イベントに関するレポートを作成し、それがどれほど成功したかを判断し、結果を目標と比較する必要があります。これは、イベントを主催する人々や企業が何かを変えるべきかどうかを理解するために重要です。イベントレポートをより成功させる方法はいくつかあります。他のイベントを開催する場合、これは重要です。

ステップ

パート1/3：イベントレポートを構成する

1. 1 特定の聴衆のためのプレゼンテーションのスタイルと形式を決定します。 イベントレポートは、ステッチ、ホチキス止め、PDF形式での電子メール送信、PowerPointプレゼンテーションを使用した実行などが可能です。
   • 必ずセクションごとにイベントレポートを構成してください。イベントの結果を設定した目標と比較する必要があります。イベントの主な結果を要約します。
   • 各スポンサーと聴衆のニーズと関心に合わせてイベントレポートを調整します。スポンサーの目標を検討してください。ある程度、スポンサーはあなたのイベントレポートの主要な聴衆です。彼らはあなたのイベントを後援する価値があるかどうか知りたがっています。ですから、彼らが知りたいことと、彼らにとって本当に重要な側面を考慮することを忘れないでください。
   • また、イベントの特定の要件を満たし、スポンサーの独自性に合わせてイベントレポートを作成します。標準的な典型的なレポートを書くべきではありません。あなたの報告が会社の経営者や財務管理者の注意を引くことも考慮する価値があります。
2. 2 イベント全体で必要な情報を記録するようにプロセスを整理します。 あなたの記憶だけに頼らないでください。
   • イベントの前、最中、後に情報を書き留めておけば、より詳細で効果的なレポートを作成できます。また、時系列で情報を提示するのにも役立ちます。
   • 継続的なデータ収集を確実にし、この目的のために必要に応じて（潜在的なインターンを含む）より多くの人を募集します。最も重要なことは、レポートを作成するためにイベントが終了するまで待つ必要がないことです。
3. 3 レポートを重要なポイントに減らします。 一部のイベントレポートの問題は、単にイベントの順序をリストしたり、プロモーションオファーに焦点を合わせたりすることです。やめてください。代わりに、重要なポイントを明確かつ分析的に強調します。
   • 詳細な内訳については、イベントのイベントのいくつかを選択してください。どの3つのイベントが最もうまくいき、どの3つが最も予想外だったかを考えてください。
   • ランチメニューやメインスピーカーの詳細なプレゼンテーションなど、不要な詳細でレポートを過負荷にしないでください。本当に重要なことを強調する必要があります。

パート2/3：レポートに適した資料を見つける

1. 1 プロジェクトの概要を書いてください。 アクティビティレポートには、プロジェクトの概要が含まれている必要があります。これは、より詳細な完全なレポートの短縮版です。この履歴書を紹介として取り上げてください。
   • 2つのレポートを作成できます。イベントの結果に関心のある人向けに設計されたプロジェクトの概要と、イベントを後援または開催したい人向けのより詳細な完全なレポートです。
   • プロジェクトの概要では、重要なポイントと結果に焦点を当てる必要があります。プロジェクトの概要は短くする必要があります-1ページまたは2ページ。イベントの重要な詳細を要約し、データの簡単な解釈を含める必要があります。
2. 2 イベントレポートに説明資料を含めます。 数え切れないほどの数と日付で聴衆を退屈させるよりも、統計情報を反映するチャートを聴衆に提示する方がはるかに効果的です。
   • イベントに新製品が含まれる場合は、写真を添付できます。イベント自体の写真は、イベントレポートを説明するのに役立ちます。あなたのレポートをサポートするためにあなたのサイトにスポンサー広告を投稿してみてください。繰り返しますが、これはイベントの終了まで待つことはできません。
   • サイトのサンプル、複製、その他の例を含めるとよいでしょう。スポンサーなどからクーポンを受け取った人の数を報告します。報道機関、聴衆、スポンサーのために、オンサイトとオフサイトの両方でイベントの報道を提供します。
3. 3 報道や宣伝の報道を文書化します。 設定した目標に対して、マスコミで取り上げられた内容を評価する必要があります。
   • 数字や広告ランキングの収集に加えて、スポンサー名や広告を掲載した印刷広告や記事に焦点を当てます。
   • テレビ広告、公告、評価、ニュースの言及を文書化します。
   • ラジオの情報、価格表の発表、広告と宣伝の価値、監査報告書などに注意を払うことを忘れないでください。
4. 4 レポートには、イベントの目的についての言及を必ず含めてください。 イベントの目標と結果を関連付けることは非常に重要です。そのため、プロジェクトの使命と目標が何であったかを忘れずに言及してください。
   • イベントのプログラムを含めることもできます。また、イベントの主要な参加者についても言及する必要があります。簡潔さを忘れないでください。
   • ほとんどの時間を、イベントの主要な結果をリストして話し合い、リストされている目標と比較することに費やしてください。現実的であり、あまり成功していない側面を註解することは避けてください。
5. 5 イベントレポートに資金提供情報を含めます。 イベントの予算と実際に費やされた（または潜在的に投資された）金額について詳細に説明することが重要です。潜在的なコストを実際のコストと比較し、何がうまくいったか、何がさらに作業を必要としているかを必ず示してください。
   • マーケティングおよび販促活動、従業員の報酬、スポンサーシップの費用を含むすべての費用を負担する必要があります。詳細な予算を立てることが重要です。財務マネージャーと上級管理職は、結果を裏付ける事実を見たいと思うでしょう。
   • 手数料、スポンサーシップ、サンプルなどの純収入の計算を含めます。ただし、収益を予測収益と比較していることを忘れないでください。何と比べて？良い質問。
6. 6 読者にとって意味のある統計を含めます。 気分を良くする情報だけをリストしたレポートを作成しないでください。訪問者の数も表示する必要があります。測定可能なデータを提供することをお勧めします。
   • その他の関連する統計は、総売上高と訪問者です。この種のデータは、イベントレポートの信頼性を高めます。訪問者情報を入力します。人口統計、訪問数、および公開調査（買い物の習慣など）を含めます。
   • スポンサーキャンペーンや慈善団体への寄付に反応した人の数を報告してください。経済的影響と従業員の参加を文書化します。
7. 7 品質要素でデータをサポートします。 レポートには統計情報を含める必要がありますが、質の高いフィードバックを提供するには、人々の意見も必要です。
   • イベントの成功と失敗のデータがレポートの作成者だけから取得されないように、出席者とチームメンバーからフィードバックを収集します。このようにして、レポートの信頼性が高まります。
   • 独立した調査を含めることを検討してください。報道報道の評価は、独立した調査を行うことができる場所の一例です。
   • 会場と設定を評価します。他の人の視点から会場や設定を評価するのに少し時間がかかるはずです。会議やイベントなどでスペースがどの程度使用されたかについて話し合います。

パート3/3：イベントレポートを作成するための最後の仕上げ

1. 1 時間通りにレポートを準備します。 イベントの直後にレポートを作成して公開するようにしてください。カレンダーでこのイベントをマークすることを忘れないでください。レポートはイベント後1か月以内に公開する必要があると考える人もいれば、数日で公開する方がよいと主張する人もいます。
   • 締め切りがあるときはいつでも、あなたは時間通りにあなたの報告をするべきです。おそらく、クライアントが注文した代理店のレポートを書いているのでしょう。すべての要件に注意してください。
   • 重要なのは、聴衆が深くタイムリーなレポートを期待することです。ですから、時間をかけて正しく理解してください。ただし、プロセスを遅らせないでください。
2. 2 レポートを修正してください。 イベントレポートが適切に記述されており、スペルや句読点の誤りがないことを確認してください。
   • レポートが十分に深いことを確認してください。 「話すのではなく、見せて」という経験則に注意してください。これは、レポートで概説されているより一般的なポイントをサポートするための具体的な例を提供することは素晴らしい考えであることを意味します。
   • あなたの聴衆を忘れないでください、そしてあなたが書くものが形式的で専門的に聞こえることを確認してください。イベントレポートは日常的なドキュメントではありません。これは、アクティビティがそれに費やされたリソースの価値があるかどうかを判断するための重要なドキュメントであるため、レポートは説得力があるように聞こえるはずです。

チップ

• 必要だと思うよりも多くの写真を撮ります。レポートを作成するときに、このアドバイスの有用性に感謝します。
• イベントを計画した主催者や人々からフィードバックを収集するときは、すぐにそれを行うべきではありません。イベント終了後もそのまま残りますので、まずは群衆の方に聞いてみてください。彼らが最初にイベントを去ります。また、プレゼンターが他のことに忙しい場合は気にしないでください。後で彼を見つけて、すべてについて質問することができます。
• フィードバックを収集し、会話を行い、自然に質問をするとき、対話者はイベントについてどう思うかを誠実に伝えます。
• 必要と思われるよりも多くのレビューを収集します。あなたは後でそれについて喜ぶでしょう。
• 良い写真は、イベントで何が起こっていたか、そして人々の反応を示しています。
• イベントの大きさを読者に伝えるために、人物とプレゼンターを含む全体の写真を1枚の写真に収めるようにしてください。

あなたは何が必要ですか

• デジタルカメラ
• ノート