コンテンツ

• 手順
• 助言
• 警告

専門的で丁寧なジョブレターを書く必要がありますか？ほとんどの作業メッセージは事前にフォーマットされており、簡単にコピーできます。メッセージの内容を変更するだけです。ビジネスメールには、常に日付、送信者、受信者に関する情報、およびメッセージの本文の一部の段落を含める必要があります。写真を書きたい場合は、以下の手順に従って、会社の基準に合うように必要な点を修正してください。

手順

パート1/4：オープニングメッセージ

1. 

   フォーマットを理解します。 あなたの手紙が何であるかに関係なく、あなたが従う必要がある手紙の外観にはいくつかの基準があります。ビジネスレターは、ArialやTimes NewRomanなどの人気のあるフォントで入力して書く必要があります。メッセージ内の段落を手動で強調表示する必要があります。つまり、「return」キーを2回入力して、新しい段落を開始します。段落を強調表示するためにindentコマンドを使用しないでください。
   • すべての端に約2cmのマージンを残します。
   • 仕事の手紙の電子メールも人気のあるフォントで作成する必要があります。仕事用メールの白黒を除いて、手書きを模倣したフォントやカラフルなフォントは使用しないでください。

2. 

   
   
   正しい用紙の種類を選択してください。 ワーキングレターは、22cm x 28cmの紙サイズ（「レターサイズ」）で印刷する必要があります。米国以外の場合は、A4サイズの紙を使用できます。一部の長い契約書は、22cm x 36cm（「リーガルサイズ」）の紙に印刷できます。
   • 郵送用に印刷する場合は、会社のレターヘッドに印刷する必要があります。これにより、レターの外観がよりプロフェッショナルになり、会社のロゴと連絡先情報も提供されます。

3. 

   
   
   あなたの会社に関する情報を提供してください。 会社名と住所を入力します。住所の各部分は異なる行に記載されています。フリーランサーを所有または勤務している場合は、会社名を自分の名前に置き換えるか、会社名の上に自分の名前を記入してください。
   • 会社に事前に設計されたレターヘッドがある場合は、会社名と住所を入力する代わりにそれを使用できます。
   • 自分でアドレスを入力する場合は、自分と会社の好みに応じて、ページの上部を右揃えまたは左揃えにする必要があります。
   • 海外にメールを送信する場合は、国名を大文字で入力してください。

4. 

   
   
   日付を追加します。 完全な日付の書き込みは、最も専門的な選択です。たとえば、「2012年4月1日」または「2012年4月1日」と書くことができます。日付は、送信者のアドレスの数行下に、左寄せする必要があります。
   • 手紙が数日以内に書かれている場合は、手紙を書き終えた日付を記入してください。

5. 

   受信者情報を提供します。 受信者の氏名、役職（ある場合）、会社名、郵送先住所を記入し、この情報を別々の行に分割します。必要に応じて、参照番号を追加します。受信者情報は、日付の下の数行で左揃えにする必要があります。
   • 特定された人に手紙を送るのが最善です。このようにして、メッセージの送信先の相手がメッセージに返信できます。郵送先の名前がわからない場合は、少し確認してください。あなたはその人の正確な名前と肩書きを尋ねるために彼らの会社に電話することができます。

6. 

   挨拶を選択してください。 挨拶はメッセージの受信者に対する敬意のポイントであり、どの挨拶が使用されるかは、メッセージの送信先を知っているかどうか、相手をどれだけよく知っているか、手紙がどれほど厳粛であるかによって異なります。 。次のオプションを検討できます。
   • 「関係者へ」（関係者へ） の時だけ 誰に、特に誰にメッセージを送信したいかわかりません。
   • メールの受信者がわからない場合は、「Dear Sir / Madam」（Dear Sir / Madam）で始めるのが安全なオプションです。
   • 受信者の役職と名前を使用することもできます。たとえば、「Dear Dr.Smith」（DearProfessor Smith）などです。
   • 受信者をよく知っていて、親密な関係にある場合は、「Dear Susan」（Dear Susan）のように名前で呼び出すことができます。
   • 受信者の性別がわからない場合は、「Dear Kris Smith」（Hello Kris Smith）などのフルネームを入力するだけです。
   • 挨拶の後にコンマを入力するか、「関係者へ」の後にコロンを入力することを忘れないでください。
   広告

パート2/4：メッセージコンテンツの作成

1. 

   問題にまっすぐ。 格言が言うように、時は金なりです、ほとんどの起業家は時間を無駄にすることを嫌います。したがって、手紙の内容は簡潔かつ専門的に提示する必要があります。最初の段落で要点をまっすぐに理解し、あなたの意見を要約することによって、受信者がすぐにそれを読むことができる手紙を書いてください。たとえば、「私は...についてあなたに書いています」（私は...についてあなたに書いています）から始めて、そこから始めることができます。
   • テクスチャ言語、大きなジャブ、または長くて回りくどい文章を使用しないでください-あなたが言う必要があることをできるだけ簡潔かつ明確に伝えてください。
   • 説得力のある表現。手紙を書く目的のほとんどは、読者に何かをするように説得することであるように思われます：彼らの考えを変える、間違いを訂正する、送金する、または何らかの行動を取る。メッセージの受信者にあなたがやりたいことをするように説得してみてください。

2. 

   人の発音を使用します。 理想的には、文字に「私」（I）、「私たち」（私たち）、「あなた」（あなた）という人の発音を使用する必要があります。それを「私」（私）と表現し、読者を「あなた」（友人/祖父/祖母/兄弟/姉妹）と呼びます。
   • 組織を代表して書いている場合は注意してください。あなたがあなたの会社の成長の見通しを与えるならば、あなたはあなたが会社を代表して話すことを読者に知らせるために「私たち」（私たち）を使うべきです。個人的な意見を書く場合は、「私」（私）を使用してください。

3. 

   
   
   明確に、簡潔に、そして簡潔に書いてください。 あなたの読者にあなたが言いたいことを正確に知らせてください。読者は、メッセージの内容が明確である場合にのみ、メッセージにすばやく返信します。特に、読者にあなたの手紙に応じて結論を出したり行動を起こさせたい場合は、彼らに伝えてください。最も簡潔な方法であなたの論文を説明してください。

4. 

   
   
   アクティブな文を使用します。 状況を説明したり、リクエストを行ったりするときは、パッシブではなくアクティブを使用してください。受動的な文は、あなたの手紙を曖昧にしたり、関係者を特定しなかったりする可能性があります。さらに、アクティブな文は合理化され、より簡単になります。例えば：
   • 受動的な文：サングラスは、その耐久性に関して設計または製造されていません。
   • 積極的な声明：あなたの会社は、耐久性に関係なくサングラスを設計および製造しています。

5. 

   
   
   適切にオープンマインドである。 手紙は人間によって書かれ、人間に宛てられているので、可能であれば厳格な手紙を避けてください。非個人的な手紙と開放性の欠如との新しい関係を構築することはできません。ただし、「あなたが知っている」（あなたが知っている）、「私が意味する」（私が意味する）、「したい」（やりたい-「欲しい」の略）などの俗語や俗語は使用しないでください。大きい'）。あなたの口調を真剣に、しかし友好的で熱心に保ちなさい。
   • 受信者をよく知っている場合は、非公式に受信者に素敵な願いを込めてください。
   • 自分をどの程度表現するかは、自分で判断してください。ちょっとしたユーモアが取引を成功させるのに役立つこともありますが、それをからかうときは間違いになる可能性があるので注意してください。

6. 

   礼儀正しく丁寧。 不平を言ったり懸念を表明したりするために手紙を書いたとしても、礼儀正しくすることができます。読者が常に熱心で喜んで手伝ってくれることを理解できるように、受信者の立場になって、思いついたアイデアを思いつきます。
   • たとえば、次のような厳しい苦情を申し立てることができます。「サングラスが悪いと思います。二度と購入することはありません。」ただし、もっと丁寧に書くことができます。あなたの会社のサングラス製品に失望しており、将来的には他の場所でメガネを購入する予定です。

7. 

   追加のページには、「2番目のページ」ヘッダーテンプレートを使用します。 ほとんどのビジネスレターは1ページで短くする必要があります。ただし、契約や法的な問題など、話している問題がもっと長い場合は、さらに数ページ必要になることがあります。 「2ページ目」のレターヘッドテンプレートを使用します。これは通常、アドレスが省略され、最初のページのレターヘッドと同じ用紙タイプです。
   • 2ページ目以降のページ上部のページ番号。受信者の名前と日付を追加することもできます。

8. 

   コンテンツの概要。 最後の段落では、要点を要約し、アクションプランの手順、またはメッセージの受信者に何を期待するかを明確に述べます。受信者はあなたに連絡して質問したり話したりすることがあります。手紙とあなたの問題に関心を持ってくれたことに感謝します。広告

パート3/4：エンディングレター

1. 

   終了文を選択してください。 締めくくりは、挨拶のように、手紙の受取人への敬意と手紙の厳粛さを示しています。 「誠実に」または「誠実に」は通常安全な選択です。 「心から」、「敬意を表して」（よろしく）、「よろしく」、「あなたの真に」（誠実に）などの他のオプションを検討することもできます。 「Allthebest」、「Best wishes」（Best wishes）など、少しフォーマルではないがプロフェッショナルなエンディングを選択することもできます。 、「よろしく」「ありがとう」「ありがとう」。文の後にコンマを使用します。

2. 

   符号。 約4行を空白のままにして、署名します。手紙を印刷した後に署名に署名するか、電子メールで送信する場合は、署名画像をスキャンしてメッセージのこの部分に貼り付けます。署名には青または黒のインクを選択する必要があります。
   • 誰かのために手紙に署名する場合は、署名の前に「pp：」と書いてください。 「Pp」は「調達ごと」を表します（「代理店別」や「代理」など）。

3. 

   名前と連絡先情報を入力します。 署名の下に、氏名、役職、電話番号、メールアドレス、および可能な連絡方法を入力します。各情報は別々の行に書かれています。

4. 

   タイピストの略語を追加します。 あなた以外の誰かが手紙をタイプした場合は、署名の下にその人のイニシャルを追加する必要があります。時々、手紙を書いた人のイニシャルが含まれていました。したがって、手紙を書いた人とタイプした人を区別することが重要です。
   • たとえば、タイピストのイニシャルを追加するだけの場合は、小文字で記述します。mj
   • ライターの略語を追加する場合は、大文字で、タイピストの略語を小文字で記述します：RW：mj。 2つの略語の間にスラッシュを使用することもできます：RW / mj。

5. 

   添付文書に注意してください。 受信者が見られるようにドキュメントを添付する場合は、ドキュメントの番号と種類をメモして、連絡先情報の数行下に注釈を付けます。たとえば、「エンクロージャー（2）：再開、パンフレット」（「添付ファイル（2）：再開、パンフレット」）と書くことができます。
   • 「エンクロージャー」を「エンクロージャー」と略記することもできます。または「Enc。」。

6. 

   受信者を追加します。 手紙のコピーを他の人に送る場合は、その人の名前を手紙に含める必要があります。 「Enclosures」の行の下に「cc：」と入力すると、注釈を付けることができます。「cc」は「礼儀コピー」を表し、人の名前とタイトル（「cc」は「カーボンコピー」（カーボン紙に文字を入力した場合のカーボンコピー）。
   • たとえば、次のように記述します。「cc：マーケティング担当副社長、メアリー・スミス」（「親愛なる：メアリー・スミス、副マーケティングマネージャー」）。
   • 別の受信者を追加する場合は、最初の人の名前のすぐ下に2人目の人の名前を入力します。「cc：」は必要ありません。
   広告

4のパート4：完了

1. 

   メッセージを編集します。 外観はプロのレターライターにとって重要な要素です。確かに、読者は、手紙の最小の欠陥を修正することによって、あなたが有能で責任があることを簡単に理解するでしょう。スペルコマンドを実行して単語のスペルを確認できますが、送信する前に文字を注意深く読んで確認することもできます。
   • 手紙が明確で簡潔かどうか疑問に思います。 3文または4文を超える長さの段落はありますか？もしそうなら、あなたは不要な段落を削除できますか？
   • 手紙が本当に重要な場合は、友人や同僚にすぐに確認してもらうことができます。読むのに数秒かかるだけで、見たことのない間違いや不器用な単語の使い方を見つけるのに役立つ場合があります。

2. 

   メールをホチキス止めしないでください。 メッセージに多くのページがある場合は、メッセージをステープルで留めないでください。ページが正しく並んでいることを確認したい場合は、左上のペーパークリップを使用してください。

3. 

   郵送。 郵送する場合は、ビジネス封筒を使用してください。会社のロゴが入った封筒がある場合は、それを使用してください。返送先住所と受取人住所を明確に印刷してください。手紙を3つに折り、受信者がメッセージを開くと、メッセージの最初の部分が上部で折りたたまれ、次に下部に折りたたまれます。十分な数のスタンプが付いていることを確認してから送信してください。
   • 手書きの住所が汚れていて、プロのスタイルに合わないと感じた場合は、住所を単語で入力し、封筒をプリンターに入れて、封筒に印刷してください。
   • 手紙が非常に重要および/または緊急である場合は、宅配便で送る必要があります。
   • メッセージを電子メールで送信する場合は、HTML形式に変換するか、メッセージをPDFとして保存して形式を維持します。ただし、紙の郵送の方が優れています。
   広告

助言

• 良いペンを使って手紙に署名してください。
• 速い。 1週間以内に送信者の要求に応答できない場合は、送信者にそのことを伝え、送信者からの返信がいつ届くかを知らせてください。
• ポジティブに焦点を当てます。できないことではなく、できることについて話します。たとえば、商品の在庫がない場合は、注文を処理できないことを顧客に伝えないでください。代わりに、商品が人気があるため、あなたの側が在庫切れであると言います。 。次に、いつ製品を提供できるかを伝えます。
• 内容の多い手紙を書いている場合は、最初にそれらをリストする必要があります。
  • カバーしたいものをすべてリストしてください。注文について心配する必要はありません。
  • コンテンツごとに、キーワード、例、議論、事実をリストします。
  • アウトラインの内容を確認して、目的と対象者に適しているようにします。
  • 関係のない問題を切り取ります。
  • 読者に最適な順序で情報を配置します。

警告

• お世辞の文章で手紙を書かないでください。本当の褒め言葉は受け入れられますが、それを過度に行うと、読者はあなたがあなたの能力ではなく、お世辞によって働いていると感じるでしょう。
• 過酷で印象的なトーンを使用しないでください。あなたはビジネスレターとの専門的な関係を強化または開始しようとしていることを忘れないでください。