カスタマーサービスにメールを送信する方法（写真付き） - チップ

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手順
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カスタマーサービスにメールを送信する必要がある場合、難しいと感じる人もいます。いつも紙に手紙を書くとき、どのようにメールで手紙を書くべきですか？カスタマーケアのリクエストにはどのような規則やプロトコルがありますか？職業、地域、文化ごとに異なるルールがありますが、カスタマーサービスにメールを送信するときに目標を確実に達成するための一般的なガイドラインがあります。

手順

パート1/3：Webサイトの調査

答えを探しています。 会社のカスタマーサービス部門にメールを書く前に、会社のWebサイトに質問に対する回答がないことを確認する必要があります。多くの企業がFAQとサポートページでよくある質問に答えています。
- ページの下部にカーソルを合わせ、[お問い合わせ]、[ヘルプ]、または[カスタマーケア]のリンクをクリックすると、会社のWebサイトでこれらのサポートアイテムに簡単にアクセスできます。
カスタマーケアページを見つけます。 Webページの下部に[カスタマーケア]リンクが見つからない場合は、検索ボックスを使用できます。これは、データ入力用のテキストフィールド、またはホームページの右上隅にある拡大鏡の記号にすることができます。「カスタマーケア」や「お問い合わせ」などの検索用語を入力し、Enterボタンを押します。
- 通常、「お問い合わせ」ページでは、企業は顧客がコメントまたは苦情を申し立てるための電子メール情報フォームを提供します。
  - このページをチェックして、コピーを入手してください。それ以外の場合は、個人の電子メールアカウントを使用してメールを送信する電子メールアドレスを見つけます。これは、メッセージのアーカイブに役立ちます。
検索バーを使用します。 カスタマーサービスの電子メールアドレスを見つけるために使用したのと同じ検索バーで、尋ねる必要のあるトピックを見つけます。この方法でトピックや質問を検索すると、メールを送信しなくても回答を得ることができます。
- 注意深く検索することで、本当にメールを送信する必要があるときに感謝の気持ちを得ることができます。問題についてのメールを書くことがすでにウェブサイトにある場合、カスタマーサービスチームはおそらくあなたが困難で受動的なゲストであり、したがって潜在的な顧客であると考えるでしょう。
- よくある質問をご覧ください。多くの場合、すでに回答済みの質問はFAQセクションにあります。多くのWebサイトは、カスタマーサービスに送信される電子メールの数を最小限に抑えるためにこのセクションをサポートしています。
会社の方針調査。 検索バーまたはFAQで問題の回答が見つからない場合は、「会社概要」セクションまたは返品ポリシーページで詳細を確認できます。 Webページの下部にマウスを置いて、リンクを見つけます。私たちについて、目次、クレジットカード、利用可能な製品、返品ポリシー、プライバシーポリシー、利用規約など、質問への回答を含むリンクを見つけます。
- これらのリンクに回答が見つからない場合でも、情報を読むことで、追加の会社の知識を使用して、必要なサポートを電子メールで受け取ることができます。
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パート2/3：メールを書く

これを苦情または褒め言葉のメールとして識別します。 カスタマーサービスに送信されるすべての電子メールが苦情や質問であるとは限りません。たぶんあなたは彼らのサポートに感謝したいだけです。ほとんどの企業は、これらの肯定的な電子メールや質問をする電子メールを喜んで歓迎します。
- 実際、苦情は電子メールよりも迅速で直接的な場合があります。メールは、お礼を送ったり、すぐに答えずに質問したりする場合にのみ適していますが、問題をすぐに解決したい場合は、電話することをお勧めします。
タイトルをはっきりと書いてください。 意味のあるタイトルを書いて、要点をつかんでください。これにより、カスタマーサービススタッフは受信トレイで最初にメールを確認できるため、応答が速くなります。簡潔な見出しを書き、電子メールの要約を含め、勝利の返答を求めます。
- 例：「生涯保証付きの私のChacosが犬に噛まれた—交換する必要がある」
挨拶から始めましょう。 明確な見出しを書いたら、次のステップはカスタマーサービススタッフに挨拶することです。急いで問題を提起しないでください。直接電話したり会ったりするときの挨拶を見逃すことはありませんよね？「DearCustomerService」と書くだけです。
- こんにちはと言う名前を見つけてください。中小企業の中には、カスタマーサービスエージェントの名前を記載しているところもあります。従業員の名前を書き留めておけば、あなたと同じように愛らしく親切な人を喜んでサポートできます。
- 挨拶はコンマまたはコロンで終了できます。たとえば、カスタマーサービスへ、またはカスタマーサービスへ：
標準のスペルを使用します。 標準に準拠することにより、受信者への敬意を示します。すべて大文字、乱雑な大文字と小文字の組み合わせ、または手書きのように見えるように設計されたフォントを使用しないでください。標準の句読点、スペル、大文字で入力するだけです。これはあなたの電子メールが高く評価されるのを助けます。
丁寧な口調を保つ。 苦情のメールを書いている場合でも、怒りを表明している場合でも、礼儀正しくしてください。あなたは大切なゲストになり、見返りとしてより丁寧な待遇を受けます。
自己紹介をしてください。 挨拶の後、自己紹介をする必要があります。あなたの名前を紹介し、あなたが初めての顧客であるか、何度か購入したことを示してください。どちらの場合も、スタッフはあなたを喜ばせたいと思うでしょう。必要に応じて、地理的な場所を伝えます（屋外の製品またはサービスの場合）。
具体的に。 メールには特定の単語を使用してください。「マイ製品」などの一般的な用語の使用は避けてください。代わりに、製品またはサービスの詳細な説明と、電子メールを作成する必要がある理由を説明する必要があります。従業員が問題を正確に特定できるように、製品/サービスに関連するインシデントについて説明してください。この必要な情報を最初の電子メールに含めると、長い電子メールを追加しないようにするのに役立ちます。
- 可能な場合は製品リンクを使用して、従業員があなたの説明に基づいてすぐに参照できるようにします。
- ほとんどの従業員がその情報を要求するので、電子メールに注文番号を書いてください。この番号は、注文を追跡してシステムに保存するために使用されます。
明確な質問をします。 メールの要点をまっすぐに理解してください。ぐるぐる回らないでください。従業員に挨拶して自己紹介をしたら、特定の表現を使用して、何が起こっているのかを正確に示す新しい段落を書き始めます。
- 必要に応じて、インセンティブを直接リクエストします。ただし、割引を求めるのは恥ずかしがり屋かもしれません。それはメールに残しておいてください。不良品と引き換えに受け取りたい場合は、直接お問い合わせください。
短い段落を書いてください。 簡潔な文章を書いてください。読みやすいように、1つの段落に1、2、または最大3つの文を記述します。これは、従業員が優先順位を付ける方法を知るために電子メールをすばやくざっと読むのにも役立ちます。メールに含まれる単語が多すぎると、必要なものを読んで理解する時間がないため、ランクが低くなることがよくあります。
簡単な署名で終わります。 リクエストまたは賛辞を要約する結論で電子メールを終了し、最後に別れを告げます。「Sincerely」のエンディングは機能しますが、別れをスキップしてメールの署名を挿入することもできます。「お返事をお待ちしております」と言って緊急性を示すこともできます。
- 電子メールの署名には、名前、職業、連絡先情報が含まれます。電子メール設定で電子メール署名をフォーマットし、新しい電子メールを作成するときに自動的に表示されるように設定できます。
ファイルを添付しないでください。 初めて誰かにメールで何かを添付するべきではありません。多くのWebサイトには、ファイルを含む電子メールを対象とするスパムフィルターがあり、電子メールが読み取られる前にスパムボックスに送信されます。
- もちろん、求人応募をメールで送信していて、履歴書をWord形式で添付するように求められた場合は、ファイルを添付する必要があります。
- ユーザー名、パスワード、またはクレジットアカウント/請求情報を提供しないでください。
送信する前によくお読みください。 メールを書いた後、急いで送信ボタンを押さないでください。電子メールを注意深く読み、選択した単語を妨げるずさんなエラーがないことを確認する必要があります。電話でメールを書くかどうかにかかわらず、自動的に「iPhoneから送信」は文法上の誤りや句読点の言い訳にはなり得ないため、プロ意識が低下します。
聞いてください。 数日経っても返信メールが届かない場合は、スパムフィルタでブロックされているか、下部のメールページに送信されている可能性があります。前のメールのリマインダーを送信し、最初のメールを受信したかどうかを尋ねます。広告

パート3/3：常に礼儀正しくする

正しい文法と綴りを書いてください。 あなたはこれに気付かないかもしれませんが、丁寧な口調を維持することの一部は正しい文法と綴りを使うことです。一貫した方法でメッセージを伝えるように注意してください。これは、受信者を尊重し、礼儀正しい人であることを示しています。
資格と知識を示します。 傲慢にならないでください、しかし言葉の正しい使用を通してあなたの熟練を示してください。さらに、会社のWebサイトを調べて、そのポリシーについて少し知っている場合は、読んだものの、問題に対する答えが見つからないとします。
ジョークを鳴らさないでください。 機知に富んだコメントやジョークは適切な場所で使用する必要があるため、少なくとも最初に送信されたときには、深刻な電子メールに表示されないようにする必要があります。機知に富んだ言葉は不適切と見なされ、ビジネスでは避ける必要があります。
- 数通のメールで従業員との関係を確立すると、その冗談は受け入れられ、理解しやすくなります。
暴行せずに自分を表現します。 悪い製品やサービスに腹を立てているかどうかにかかわらず、メールで感情を表現しても、望ましい結果は得られません。敬意と礼儀正しさで問題を提示することは、迷惑なまたは攻撃的な電子メールよりも効果的です。
- 感情を言葉で正しく表現できない場合があることを忘れないでください。早急な解決が必要な問題に腹を立てている場合は、電話の方が効果的です。
あなたのコミットメントと感謝を述べてください。 最終的に、会社へのコミットメントと長年にわたるサービスへの感謝について言及することで、従業員はあなたの電子メールを読んだり返信したりするのがより快適になります。もっと早く。広告