イベントの開催 - チップ

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手順
助言
警告

イベントの開催は非常に難しい作業のように思われます。計画がなく、事前に計画を立てないと、事態はさらに複雑になります。したがって、これを回避するようにしてください。数か月前に準備し、イベント中は落ち着いてください。

手順

方法1/4：イベントの数か月前に計画する

イベントの目的を決定します。 組織の目的を決定することは、イベントを軌道に乗せるのに役立ちます。コミュニティを教育するイベントを計画していますか？潜在的なスポンサーを説得しますか？特定の個人またはグループを称賛しますか？この目的を可能な限り詳しく説明してください。あなたが何をしていても（教育、説得、賞賛など）、なぜもう一度やりますか
- それをあなたの使命の声明、またはあなたの成功の前提と考えてください。必要なものが確実にわかったら、それははるかに簡単です。
目標を設定します。丁度何を達成したいですか？イベントに参加する人の数ではなく、それが起こったという事実ではありません-あなたはイベントをどのようにしたいと思いますか？あなたの組織に5人の新しいメンバーがいますか？ 2,000万ドンを調達しましたか？他の人の考え方を変えますか？みんなをワクワクさせますか？
- イベントから最も必要な3つの結果について考え、それらを実現することに焦点を当てます。 1つの財務目標、1つの社会目標、1つの個人目標を比較検討できます。それはあなた次第です。
ボランティアを集める。 組織委員会のさまざまな分野で優秀なメンバーが必要です。スケジュール設定、予算編成から招待状の送信、ポスターのデザイン、ゲストの歓迎、イベント後の片付けまで、すべてをお手伝いします。言い換えれば、彼らはあなたが仕事を成し遂げるのを助けるでしょう。可能であれば、信頼できるボランティアを見つけてください。
- 主催者とイベントマネージャーが、計画で設定したスケジュールに従って作業するようにしてください。当事者間のコラボレーションはあなたの仕事を容易にします。誰かに助けを求めるときは、最初から彼らへの期待とイベントへの参加の程度を明確にしてください。
- ボランティアが見つからない場合は、イベントチームを雇ってください！これは、ホストしているイベントの種類に完全に依存します。イベントチームと一緒に会場を借りるか、サードパーティから借りることができます。
推定の予算。 すべての費用、収入、助成金、およびその他の特別な費用を予算に含める必要があります。予算を組まない場合は、何を使ったかを理解せずに、厚い請求書と空のウォレットでイベントを終了します。後で驚かないように、初日から現実的にしてください！
- コストを低く抑える方法を見つけましょう。無料で働くボランティアを雇うことはできますか？賃貸料が安い場所（たとえば誰かの家）を検討しますか？小さくてシンプルだが成功した会議は、失敗した豪華なパーティーよりもはるかに優れていることを忘れないでください。
イベントの時間と場所を決定します。 これが要因です 最も重要な イベントの。あなたのイベントの時間と場所は、人々が「はい、私はそこにいます！」と言うために何をすべきですか？あなたは誰もが自由で、あなたが十分な家賃を持っている1つの便利な場所でイベントを主催したいです！
- あなたが住んでいるコミュニティのスケジュールをチェックして、誰がイベントに参加するかを検討してください。主婦をターゲットにしている場合は、日中や近所のイベントを企画するのが最善の選択肢です（追加のベビーシッターサービスを提供できます）。学生参加の場合は、平日の夜に市内中心部で開催します。可能であれば、あなたは彼らの場所に行くべきです アセンブリ.
- もちろん、事前に予約が必要なイベント会場もたくさんあります。これらの場所をできるだけ早く借りるために私達に連絡してください。彼らはあなたが思っているよりも高価かもしれません！
ロジスティクスを検討してください。 あなたはあらゆる点でロジスティクスについて考える必要があります。駐車場はどうなりますか？障害者の参加能力は？イベントスペースで何ができますか？どのような機器が必要ですか？有料で何か追加のものが必要ですか（スピーカードリンク、バッジ、出版物など）？イベントがスムーズに進むには何人かかりますか？
- イベントのすべての側面を検討するために、主催者のメンバーと熟考し、話し合うことが非常に重要です。予見して回避できる障害はありますか？ゲストは滞在する場所が必要ですか？どのような例外が必要ですか？
マーケティングと広告を考えてください。 イベントの準備をしながら、ポスターの下書きを作成します。ポスターには、日付、時刻、場所、メインゲスト、イベント名、イベントのテーマまたはタグラインに関する情報を含める必要があります。準備時間が早すぎるので、これらのことを慎重に考えることに多くの時間を費やすことができます-しかし、セクションがすべて一緒になっていることを確認するために最初のドラフトを作成する必要があります！
- イベントを宣伝する他の方法を考えてください。メールを送る？メールメール？ Facebook、Twitter、または一連のオンラインイベントサイト（これらについては後で詳しく説明します）で情報を提供しますか？あなたは何が必要ですか前人々を引き付けるイベントとあなたが必要とするものにそれらを抑えるためのイベント？
作業を並べ替えます。 多分あなたは今非常に混乱していると感じています。深呼吸して、Excelソフトウェアを開きます。イベントでの活動のドラフトスケジュールを作成します。いくつかのExcelスプレッドシートを使用して、考えを整理します。現時点では不必要な事務処理のように思われるかもしれませんが、今後2か月以内に、自分の面倒を見てくれたことに感謝するでしょう。
- 各アクティビティの作業スケジュール（期限付き）を作成します。必要なときに必要な場所で、主催者のすべてのメンバーを書き留めます。このようにして、作業をスケジュールし、後で質問を避けることができます。
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方法2/4：イベントの2週間前に作業をスケジュールします

すべての準備ができていることを確認してください。 時間、場所、主要ゲスト、イベントオーガナイザー、イベント名、タグラインを特定します。ありますか 何でも 迷うことはできますか？土壇場で変更を加えることはできますか？この時点で、すべてが白黒の紙と同じくらい鮮明になっているはずです。
主催者のメンバーと会う。 予算、スケジュールなどの承認をリクエストします。主催者からだけでなく、イベントマネージャーから。今が質問に対処する適切な時期です。誰もが自分の義務をまだ理解していますか？彼らはすべてに満足していますか？
- もう一度、主催者やボランティアと会って、起こりうる問題について考えてください。これは、行動を計画するのに最適な時期でもあります。
- 主催者に内部的な問題がないことを確認してください。すべての部門長、主催者、ボランティアと連絡を取り合いましょう。
仕事を人によって分け、経験のある人にすべての活動を調整させます。 これが特に大規模なイベントである場合は、複数の人を割り当てて、1人の監督の下でさまざまな活動を調整します。このリーダーは、主催者のメンバーから信頼されている必要があります。
- イベントの前にゲストを歓迎したりチャットしたりするために、1人から2人のメンバーを割り当てる必要があります。基本的に、彼らは受付係であり、すべてのゲストを元気づけ、彼らが世話をされていることをこれらのゲストに見せることに責任があります。
イベント関連のすべてのオンラインページを最新の状態に保つようにしてください。 FacebookやTwitterはすでにご存知でしょうが、Eventbrite、Evite、Meetupなど、宣伝に使用できるオンラインサイトは他にもたくさんあります。これらのページを聞いたことがない場合は、今すぐ検索してください。イベントが海外で、オンラインでチケットを販売したい場合、Ticketbudは非常に便利です。
- そしてもちろん、可能であれば、イベントのオンラインページ、ブログ、またはFacebookページを更新します。イベントのリマインダーを送信したり、写真を投稿したり、イベントの応答を管理したりできます。オンラインで活動するほど、イベントはより広範囲になります。ガーデニング、家の装飾、その他のクリエイティブな分野に関連するイベントを主催している場合は、Pinterestを使用することもできます。
ゲストからスポンサーシップやその他の資金源を集めます。 今後数週間で発生する費用にはさまざまな種類があり、すべて自分で支払う必要はありません。イベント会場のレンタル、設備、宴会パーティーなど、立ち上げ費用を少しスクランブルしますか？イベントの準備を始める前に、上記の金額の一部を支払う必要がある場合もあります。
- 文書、証明書、請求書、その他の文書を処理するためのシステムを構築していることを確認してください。将来の参照のためにすべてのドキュメントを保持する必要があるため、整理が早ければ早いほど、特にパートナーが専門的でない作業をしている場合は、将来がより便利になります。
イベントプロモーション。 出版物の準備、広告の立ち上げ、報道機関への公開、招待状の送信、電話、連絡先グループへのメール送信、潜在的な参加者やスポンサーとの出会い。人々はあなたのイベントをどのように知り、参加しますか？いくつかの質問要素を除いて、提供する情報が完全であることを確認してください-ゲストの好奇心も刺激する必要があります！
- ターゲットオーディエンスについて考えてください。長老を招待したい場合は、Snapchatソフトウェアを介してメッセージを送信する時間を無駄にすることはありません。彼らが行く場所に行くか、あなたの聴衆が使っているツールを使ってください。
イベントに必要なものを集めましょう。 これらのアイテムには、メダル、ゲーム、お土産、報酬、または証明書が含まれる場合があります。経験の浅い人が注意を払うことができない多くの小さくて些細なことがありますが、あなたはすべての最小の要因を知っている必要があります。家具、電化製品、テーブル、テーブルクロス、その他の大きくて重要なアイテムを忘れないでください！
- これは、熟考するために時間をかけなければならないもう1つのことです。ボールポイントペンや応急処置キットからバッテリー、アイスキューブ、延長コードまで、準備するのを忘れた5つのアイテムが見つかるまで停止しないでください。あなたはどんな状況にも備えたいと思うでしょう。
ソート すべて. ビデオ録画を手配します。ゲストのための輸送を整理します。清掃チームのために食べ物を手配します。リストは永遠に続くことができますが、ソートしないとイベントを整理することはできません！
- 食べ物や飲み物を準備します。また、障害者向けの宿泊施設など、特別な宿泊施設を手配する良い機会でもあります。ゲストがベジタリアンであるか、または他の特定の食事のニーズがあるかどうかを確認してください。多くのオンラインイベントチケットサイトには、ゲストの特別なリクエストを評価するのに役立つ「セルフアスク質問」セクションがあります。
- 机と椅子、背景、マイク、スピーカー、コンピューター、プロジェクター、表彰台など、イベント会場で必要なものはすべて用意してください。
連絡先リストを準備します。 主催者の電話番号、住所、メールアドレスが必要です。 VIP（特に重要なゲスト）や商品やサービスのプロバイダーと同様のリストを作成します。誰かが現れないか遅れているとき、これはあなたが使うことができるリストです。
- 宴会チームが遅れたとしましょう。あなたは何をしますか？すぐに連絡先リストを入手して、電話をかけてください。ああ、彼らはあなたがそうすると思います それを手に入れる場所へ 細断された豚肉の90ポンド？なんでも。あなたはリストをAさんに渡します。彼はトラックに乗って紙の上の肉の収集場所に行きます。あなたは災害を回避しました。これで、このサービスチームを雇ったり、より明確な指示を与えたりするべきではないことがわかりました。
主催者と一緒にイベント会場に行きます。 周りを観察し、駐車場、トイレ、部屋、ドアを評価してください。コピーを作成したり、電話をかけたり、必需品を購入したりできる近くの場所を探してください。一般的に、イベント会場は手元に置いてください。
- その場所を借りるためにあなたが連絡した人と話してください。彼らは誰よりも会場をよく理解している必要があります。知っておくべき問題はありますか？期間限定？ドアは特定の時間にロックされていますか？うまくいけば、それは起こらないでしょう-しかし、あなたはまた、火災警報チェックのスケジュールについて知る必要があります。
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方法3/4：イベントの24時間前に準備する

冷静さを保つ。 あなたはそれを行うことができます。落ち着いて、混乱したり心配したりしないことが特に重要です。あなたは何ヶ月も準備してきました！すべてが大丈夫になるだろう。あなたが落ち着くほど、チームメイトが落ち着くほど、イベントはよりスムーズになります。その上、すべてがすぐに終了します！
- 真剣に、あなたはそれを行うことができます。考えられるすべての問題について考えながら、できる限りのことを行いました。問題が発生した場合は、問題を解決する方法を知っています。そして覚えておいてください：誰もあなたを責めることはできません。騒々しいゲスト、食べ物は良くありません-人々はあなたがそれをすべて制御することはできないことを理解するでしょう。リラックス。あなたは大丈夫でしょう。
主催者のメンバーに最後に確認してください。 イベント会場への行き方や到着時期については、必ず全員に相談してください。一番嫌いなのは、イベント当日に主催者全員から電話があり、裏口がどこにあるかわからない場合です。
- 誰も何も言わなかったり、質問したりしなくても、他人の態度を測るために最善を尽くします。彼らは皆彼らの仕事に満足していますか？彼らはお互いに仲良くしていますか？そうでない場合は、すべての人に話しかけ、結び目を取り除いてみてください。多分誰かが別の部門に収まるか、他の人と一緒に働くでしょう。
すべての招待状と返信を確認してください。 Excelスプレッドシートにゲストをリストし、人数を集計します。大多数のイベントでは、確認された参加者の数はないイベントに実際に参加している人の数を示しています。バリデーターは50個持つことができますが、最終的には5個しかありません。 または 最大500人が参加します。検証者の数を知っておく必要がありますが、参加者が少なすぎたり多すぎたりする場合に備えてください。
- VIPゲストにイベントについて思い出させます。「ああ、そうだね。明日じゃない？」と言う人の数に驚かれることでしょう。簡単な電話またはテキストで、これを回避できます。
イベント会場に行き、準備ができているか確認してください。 部屋はきちんとしていて準備ができていますか？電子機器はインストールされ、機能していますか？必要に応じて、デバイスをプレインストールできますか？スタッフはイベントの準備が整っていますか？
- イベントに十分なサポーターがいるかどうかを確認してください。当然、必要以上のサポーターがいるのがベストです。誰かに緊急事態を依頼したり、ゲストに注意を向けたり、予期できない問題を解決したりする必要があるかもしれません。または、あなたが知っている、あなたはあなたにもっとコーヒーを注ぐために誰かが必要かもしれません。
イベント参加者用のキットを準備します。 このキットには、ウォーターボトル、キャンディーバー、付箋、ボールポイントペン、パンフレット、およびその他の必要な情報を含めることができます。小さなお土産を追加したい場合にも良い考えです。これは、イベントが適切に開催されたことを示す大きなハイライトであると同時に、ゲストに価値を感じさせます。
- このキットは、ゲストまたは主催者、あるいはその両方を対象としています。グラノラバーとボールポイントペンが嫌いな人はいますか？
イベント情報（実行シートまたは実行シート）をスケジュールします。 これは、時間や部門で割ったすべての必要な情報のリストです。重要な活動を含むタスクプログラムを数分で準備します。ランニングシートのテンプレートは完全にあなた次第です。読みやすいように、情報を最小限に抑えるようにしてください。
- あなたが本当に難しいなら、これらを構築してください種別のランニングシートが役立つ場合があります。スピーカーは、いつどこにいる他のゲストのリストを知りたいと思う可能性が高くなります。主催者は、機器、タイムライン、および清掃計画のリストが必要になります。ランニングシートを作成するのに十分な時間があれば、これは非常に役立ちます。
イベント会場に持参するアイテムのリストを作成します。 あなたがイベントに着いたとき、それはどれほど悪いでしょう、すべてが準備ができています、 みんな あなたはすべてそこにいます、そしてあなたはあなたが家で12,000杯を忘れたことに気づきますか？これは悪いです。あなたはそれをすべて台無しにしました。だから、リストを作って、もう一度チェックして、準備するためにすべての材料を持ってきてください！
- アイテムがさまざまな場所に散らばっている場合は、各人に特定のタスクを割り当てます。そうすることで、パニック状態でこれらのアイテムを走り回って収集するのに8時間を費やす必要はありません。「1本の木は若くなりません。3本の木が集まって山が高くなります」と古代の人々は言いました。
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方法4/4：イベントの日付を制御する

主催者やボランティアと一緒に早めにイベント会場に到着。 全員が出席し、電子機器が適切に機能していることを確認してください。土壇場で質問はありますか？時間があれば、ソフトドリンクを飲み、シェアし、みんなを励まし、休憩しましょう！あなたはそれを行うことができます。あなたは準備ができています。
- イベント参加者が必要なときに助けを得ることができるように、主催者が特別なバッジを着用するか、いくつかの認識可能なアイテムを手元に持っていることを確認してください。時々カーキのスーツは十分ではありません。
あらゆる種類のもの、内部 そして 外側。 メールボックスにバルーンが必要ですか？部屋の隅にあるポスター？ドアと廊下はどうですか？ゲストがイベント会場に到達するために混沌とした迷路を通過する必要がある場合は、ガイドとしてたくさんの看板を立てる必要があります。
- 建物の前にあるウェルカムバナーやその他の案内板は特に役立ちます。通りから直接イベント会場を認識してもらいたい。これについて不思議に思うことは何もありません！
- イベントにはフロントデスクと登録ゲストがいます。ゲストがドアに入るとき、彼らは彼らがする必要があることを正確に見るべきです。そうでなければ、彼らは不確実性と不快感の状態でホバリングします。上記のレセプションセクションを覚えていますか？ゲストのすべての質問を歓迎して答えるために、ドアの前に立つ人を割り当ててください。
- フローティングミュージック！音楽はイベントで恥ずかしがり屋の雰囲気を消します。
イベントの参加者が何が起こっているのかを知っていることを確認してください。 スピーカーが遅れる場合は、イベントの遅延を通知する必要があります。食事に予想以上に時間がかかる場合は、スケジュールの変更についてイベントのゲストに注意する必要があります。イベントが予定通りに進行することは非常にまれです。したがって、スケジュールに厳密に従わない場合は、当事者が話し続けるようにしてください。
写真を撮る！ これをメモしておくことをお勧めします。同時に、イベントの瞬間を捉えるために誰かがカメラを持っているのを見ると人々は興奮します。スポンサーのバナー、バナー、ウェルカムゲート、レセプションエリアなどの写真を撮ります。これらの写真は来年にも使えます！
- 可能であれば、友人やプロの写真家に仕事を任せてください。あなたには十分な仕事があります！ゲストとおしゃべりしたり食事をしたりする必要があるので、他の誰かが写真撮影の面倒を見る必要があります。
イベント後に書類を置く。 あなたはゲストの認識に何らかのアイデアを植え付けたに違いありません、そしてあなたは彼らに特定の考え、反省、または行動する決意を持ってイベントを去ってもらいたいです。だから、パンフレットや彼らが持っていくことができるアイテムを準備してください後イベント。
- このセクションの最近のイベントをポーリングすることを検討してください。彼らが彼らの心、何を改善するか、そして彼らが次のイベントで何を望んでいるかを話すための手段を提供してください。そしてもちろん、彼らがどのように参加できるか！
イベント会場を片付けよう！ 電源カウンターを確認し、バナーを削除し、家具を掃除します。特に家賃を払って元に戻したい場合は、サイトを元の状態に戻す必要があります。また、会場プロバイダーによって課される追加料金を回避することもできます。作業を均等に分割して、クリーニングプロセスができるだけ迅速かつ穏やかになるようにします。
- 貴重品が残っていないことを確認してください。その場合は、紛失物請求フォームを作成してください。
- 何かを傷つけた場合は、連絡先に連絡して賃貸を依頼してください。正直さと率直さは常に最高の態度です。
- できるだけ多くのゴミを取り除きます。その後、保守部門が引き継ぎます。
イベント後のすべてのミッションに注意してください。 開催するイベントの種類によっては、イベント後に何もする必要がない場合や、保留中の領収書だけでなく、感謝する人のリストが多数ある場合もあります。始めるためのいくつかのアイデアは次のとおりです。
- 主催者の皆様、特にスポンサーやボランティアの皆様、ありがとうございました。それらなしではイベントを開催することはできません！
- お金の問題を完了して処理します。これはできるだけ早く行う必要があり、欠陥が少ないほど良いです。
- あなたを助けてくれた人々に感謝のパーティーを主催してください。チームメイトに感謝の気持ちを伝え、同時にスポンサーに変化と良い目標をもたらしたことを確認してもらいたいと考えています。
- お土産やその他の出版物を利害関係者に配布します。
- 請求書をスポンサーなどに転送します。
- イベントのオンラインページに写真を投稿してください。
ミーティングを開いて、経験から学び、次回はもっと上手になりましょう。 すべてが終わった後、あなたはあなたが違ったやり方で何をしたいですか？何が機能し、何が機能しないのですか？そのようなイベントを主催しませんか？何を学びましたか？
- みんなから返事が来たら、全部読んでください。ゲストからの返答がない場合でも、イベント主催者に聞いてください！彼らはどう思いますか？彼らはその時間を楽しんだのですか？グラノラバーとペンが無料だったからでしょう？
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助言

準備する文書のリスト：
- 暫定予算
- イベントのスケジュール（イベントの各プログラムの時間）
- 招待
- 来客名簿
- 行動計画
- 作業スケジュール（完了スケジュール）
- プレスリリースのドキュメント
- スピーチ
- 参加者リスト
- 当事者のスピーチ（講演者の履歴書を添付）
- 作業プログラム
- スケジュールは分単位で分割されます
- 連絡先ネットワークリスト（主催者の電話番号）
- 持参するアイテムのリスト
- 完了するタスクのリスト
- イベントレポート（プレスなど）
イベントの前に、次の分野を担当する個人/部門を割り当てます。
- ドナー
- 出席者
- 重要なゲスト、スピーカー
- それらの製品の設計、印刷、記事の収集、および評価
- 特典、お土産、ギフト、バナー、証明書
- 車両、ケータリング、イベント会場の手配、装飾、背景、駐車場
- メディア、PR（対外関係）、マーケティング
場所を選択して価格を交渉する際に考慮すべき要素：
- サイト容量（正式に参加していない人を除く参加者数）
- 食料の入手可能性（食事も会場から提供される場合）
- 時間（イベントの開始時間と終了時間）
- 照明（イベントが夜に行われる場合）
- エアコンの有無
- 必要な機器（マイク、スピーカーなど）が用意されています
- 家具（家具、テーブルタオルなど）
- 会場で音楽やエンターテインメントのイベントを開催できますか（正式なショーは少なくなります）
- 発生器
- 会場への容易なアクセス-会場が市内中心部にあるかどうか（代表者が問題なく出席できるかどうか）
- 主催者専用室、更衣室等
- 総費用
イベント当日に、以下の責任者/部門を割り当てます。
- 一般的な調整
- トイレ
- 食物
- フィールドで動作します
- ホスト（MC）
- コンピューター、プロジェクター
- 写真家
- 受付
- 群衆のコントロールと群衆とのPR
- 駐車場
- 保護する
- 書類や備品（特定の個人およびすべてのイベント参加者へのギフトや証明書）を配布する
イベントの日付を決定する際に考慮すべき要素：
- メインゲストと他のVIPゲストは当日利用できますか
- ターゲットオーディエンスに最適な日はどれですか？
常に、自分の仕事と責任を他の人に譲ることはできません。
仕事は責任があります。
定刻。遅れた場合は、報告する必要のある人に完全かつ即座に作業を報告してください。
問題が発生したときは、他人を責めたり、考えすぎたり、ストレスを引き起こしたりせず、問題を解決する方法を見つけてください。
緊急事態に備えて避難計画を立ててください。イベントが大規模な場合は、警察と医師が勤務していることを確認してください。

警告

慌てたりストレスを感じたりしないでください。落ち着いた姿勢でより良い結果が得られます。
どんな状況にも備えてください。時々あなたのコントロールできないことがあるでしょう。あなたが主催者のメンバーである場合、誰かがあなたに怒鳴っても怒らないでください。その人はただ緊張しているかもしれません。コーディネーターの場合は、ストレスを感じたり、慌てたりしないでください。落ち着いてやってください。考えられる状況と、そのような状況で何をするかを考えてみてください。