オフィス文書の整理方法：7ステップ（写真付き） - チップ

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特に大量のファイルやドキュメントを整理する場合、オフィスファイルの整理は簡単な作業ではありません。ただし、事前に計画を立ててファイリングシステムを決定することで、この課題を克服できます。これにより、ビジネスプロファイルを整理し、重要なドキュメントをすばやく見つけることができます。ミッションを開始するためにオフィスの記録を整理する方法については、以下の記事を確認してください。

手順

パート1/3：時間を正しく調整する

途中で気が散らないように、アプリケーションを整理するために一定の時間を取っておきます。 始める前に、段ボールとステッカーを用意して、新しいプロファイルを作成してください。広告

パート2/3：ドキュメントと記録を整理する

ドキュメントとファイルの山を、より小さく、より管理しやすいチャンクに分割します。
- スタックを一度に1つずつ処理し、不要な用紙をクリーンアップまたは破棄して、量を減らし、冗長性を制限します。
- 残りのドキュメントとファイルを2つの別々の部分に分割します。1つは今後数か月以内に処理する必要があるファイル用で、もう1つは緊急の処理を必要としないアーカイブファイル用です。
クライアントプロファイルがある場合は、フォルダをアルファベット順に整理します。 たとえば、各バインダーが個人または会社の名前である場合、その個人の名前でレコードを並べ替えることができます。この場合、顧客のフルネームを含む各プロファイルカードにラベルを付ける必要があります。カバーをアルファベット順に整理してから、ファイリングドロワーにラベルを付けて、特定の文字で始まる名前のドロワーを確認します。
レコードがビジネスの多くの部分のものである場合は、カテゴリで並べ替えます。 一部のレコードは請求書、保証、または契約に関連しており、それらをさまざまなカテゴリに分類する必要があります。必要に応じて各レコードにラベルを付け、関連するすべてのドキュメントをレコードに配置します。セカンダリプロファイルを作成する必要がある場合があるため、ハンギングカバーを使用して各カテゴリにマークを付け、カバーをセカンダリとしてマークします。
- 重要な論文をすばやく見つけることができるように、緊急文書のポートフォリオを作成します。
- 一時ファイルを引き出しの前に置き、アーカイブファイルを引き出しの後ろに置いて、処理が必要なファイルに簡単にアクセスできるようにします。
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パート3/3：レコードを月で並べ替える

上記の方法を使用することに加えて、月（および年-）ごとにバインダーを整理することができます。 すぐに整理する時間がない場合は、日付処理のために毎月の記録に論文を入れることができます。この手順は、ドキュメントをどこにすばやく保存するかを決定するのにも役立ちます。
- 月次記録は、他の種類のドキュメントの保存にも適しています。
年末に、月次レコードに残っている書類を確認すると、新しいテンプレートと、システムに新しいレコードグループ（カテゴリ名）がないことがわかります。新しい年にそれらの論文のプロファイルを作成します。
残りの論文を月ごとに切り取ります。 「混合」グループ（年-）の下にファイルを保管してください。広告