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• ステップに
• 方法1/4：コミュニケーションスタイルを調整する
• 方法2/4：従業員や同僚への対応
• 方法3/4：感情的にチャージされた状況に対処する
• 方法4/4：大規模なグループと通信する

効果的にコミュニケーションすることを学ぶために、あなたはあなたが言うことと書くことを異なる文脈に適応させなければなりません。これはあなたがあなたの聴衆にあなたのコミュニケーションスタイルを適応させなければならないことを意味します。職場では、これは明確で、敬意を持って、専門的になるために最善を尽くすことを意味します。感情的にチャージされた状況に対処するときは、自分の意見を述べるのではなく、相手の感情を検証することに焦点を合わせてください。大勢の人とコミュニケーションをとったり、プレゼンテーションをしたりするときは、明確な構造に固執し、重要なポイントを強調し、聴衆と対話してエネルギーと注意を維持することで適応できます。

ステップに

方法1/4：コミュニケーションスタイルを調整する

1. あなたの語彙を聴衆に適応させてください。 さまざまなレジスターで話すことができることが重要です。その中には、正式なものと非公式なものがあります。あなたの仕事や職業生活において、あなたが十分な教育を受け、情報に通じ、洗練されているように見えることがおそらく重要です。しかし、あなたの友人はあなたの性格にもっとカジュアルな側面を見ることを期待する可能性が高いかもしれません。語彙を状況に適応させることで、他の人とのつながりを深めることができます。
   • 他の人が理解できる言葉を使用してください。
   • たとえば、スラングやスラングは友達と話すのに適しているかもしれませんが、職場で使用するとキャリアの邪魔になる可能性があります。同様に、職場での大きな言葉や専門用語は、あなたをより賢く見せることができますが、友人の間でそのような言語を使用すると、苛立たしく、疎外される可能性があります。
2. 話している相手の言語とジェスチャーを反映します。 他の人の態度を反映することで、彼らは快適に感じることができます。それはまたあなたをより説得力のあるものにします。ジェスチャー、姿勢、単語の選択をコピーできます。
   • 彼らのジェスチャーと単語の選択のほんの一部を模倣します。これをやりすぎると、彼らを苛立たせ始める可能性があります。
   • 適切と見なされた場合にのみ、誰かをミラーリングします。たとえば、あなたが財布を持っている女性と話している男性である場合、あなたが財布を持っているかのようにあなたの腕をあなたの側に持っておくのは良い考えではありません。
3. 状況に応じてトーンを変えてください。 トゥーンは相手に状況をたくさん伝えることができます。職場でのビジネスについて話し合うときは真面目な口調、従業員を評価するときは励ましの口調、友人とぶらぶらするときはカジュアルな口調を使用できます。
   • 口調を調整するときは、非言語的コミュニケーションと言語的コミュニケーションが一致していることを確認してください。これにより、誠実さが示されます。たとえば、あなたが笑ったり、ひどいことをしたりすると、しっかりとした真面目な口調が損なわれます。真面目な口調は真っ直ぐな顔と軽いジェスチャーに適しており、励ましの口調はうなずきやその他のジェスチャーに適しています。

方法2/4：従業員や同僚への対応

1. 新しいトピックや複雑なトピックについて、対面の会議をスケジュールします。 メールやニュースレターで件名を上げることができると思われる場合でも、個人的な連絡を選択してください。このようにして、人々に質問をする機会と、必要に応じて説明を提供する機会を与えます。
   • たとえば、従業員の休憩の新しいルールを電子メールで説明したり、食堂にルールをぶら下げたりすることで説明できると思うかもしれません。
   • ただし、従業員との会議を開くと、全員がルールを理解し、責任を問われる可能性があります。
2. 部下と個人的に問題について話し合う。 恨みを引き起こす可能性があるため、他の従業員の前で同僚に説明を求めないでください。電子メールは誤解される可能性があるため、この方法でも従業員の問題に対処したくない方がよいでしょう。代わりに、プライベートミーティングをスケジュールして話します。
   • 他の人が理解できる言葉を使用してください。
   • 「率直に言って、最近あなたの仕事で気づいたことのいくつかと、それに対してどうすればよいかについて話したいと思いました」のような会話を始めてください。これにより、過度に批判的なトーンではなく、強力でありながら未来志向のトーンが生まれます。
   • その後、各会議の概要を書いて、関係者全員に電子メールで送信します。これにより、コミュニケーションがさらに明確になります。
3. ソーシャルメディアを専門的に使用します。 ソーシャルメディアを介して、仕事に関する個人的な苦情や機密情報を送信しないでください。要するに、あなたのビジネスを専門的にしてください。通常、ソーシャルメディアを使用して友達とつながるだけの場合、これは投稿のトーンとコンテンツの両方を変更することを意味する可能性があります。
   • ソーシャルメディアの投稿を前向きで簡潔に保ちましょう。「フローニンゲンさん、今日Totaalsportに来て、すべての機器を20％割引で購入してください！」
   • ソーシャルメディアを介して同僚、従業員、または顧客と通信するときは、個人的な攻撃、通気、苦情、不適切な画像に近づかないでください。
   • オンラインで投稿したものは誰でも見ることができることを知ってください。
   • 多くの人々は、個別のソーシャルメディアアカウントを維持することを好みます。1つは個人用、もう1つはビジネス用です。
4. 直接コミュニケーションをとらないのなら、何を伝えたいのだろうか。 「送信」を押す前にメールまたはテキストを読んでください。誰かと話したり電話を使用したりする必要がある場合は、会話を始める前に、言いたいことをいくつかメモしてください。テキストによるコミュニケーションは、口調や顔の表情などの文脈上の手がかりがないため、解釈が難しい場合があります。完全に明確であることを確認してください。
   • 職場で書いている場合は、メールの要点を件名に、またはテキストメッセージの場合は上部に入力します。受信者は、あなたが直接であることによって時間を節約することを認めるでしょう。
   • メールの件名は慎重に使用してください。 「求人通知」など、漠然としたトピックや明白なトピックは避けてください。代わりに、「11月16日にBerend Wijmansと会う！」などの特定のタイトルを使用してください。
   • 電話をかけるときは、「ナターシャ、電話の理由は売り上げの減少について話すためです」や「アンドレ、理解してもらいたい」などの明確な口頭での合図を使用します。もう一度スローガンを繰り返してもらえますか？
5. あなたが内向的であるならば、小さな会話のための時間を取っておきなさい。 彼らがあなたと話すとき、人々が文脈に関係なく快適で快適に感じるように、非公式にも話すように最善を尽くしてください。あなたが内向的で、話すことが自然に来ない場合でも、人々と中立的な会話をする方法を見つけるのは簡単です。
   • 中立的で物議を醸すことがないトピックに固執します。たとえば、人気のあるテレビ番組、食べ物、またはいつでも使用できるもの、つまり天気について話すことができます。
     • たとえば、「ねえ、ゲーム・オブ・スローンズの最後のエピソードについてどう思いましたか？
   • あなたが管理職または管理職にいる場合、話すことまたは日常業務は、あなたが彼らのレベルに達していること、そしてあなたが親しみやすいことを従業員に感じさせます。マネージャーや上司に物事について話すことは、絆を築くのに役立ち、後でより複雑で深刻な問題について話すのが簡単になります。

方法3/4：感情的にチャージされた状況に対処する

1. 「you」ステートメントの代わりに「I」を使用します。 他の人がしたことに焦点を合わせるのではなく、自分の気持ちや考えを伝えるために、言いたいことを再構成します。これにより、相手が攻撃されたと感じる可能性が低くなります。例えば：
   • 職場では、「これがどのように機能するのかわからない」ではなく、「新入社員としてこれを学んだことを覚えています」のように言うことができます。
   • 同様に、「あなたはあまりにも簡単に動揺します。代わりに、「これはあなたが本当に気にかけていることだと思います」のように言います。
2. 動揺している人との絆を探してください。 誰かがあなたを動揺させたり、2つの当事者間を仲介しようとしている場合でも、感情的な状況で共通点を見つけるためにできる限りのことをする必要があります。状況が感情的になっているとき、絆を築くことは人々が攻撃されていると感じるのを防ぐのに役立ちます。これはまた、誰かが防御的であるのを防ぐことができます。
   • あなたが物事を表現する方法でパートナーシップを強調します。たとえば、「私たちはそれを行うことができます」や「私たちは一緒にこれにいます」などの文を使用します。
3. 批判ではなく、相手に共感を示しましょう。 時々人々が動揺しているとき、彼らは声を上げる必要があり、彼らはただ聞くために誰かを必要とします。あなたが彼らの懸念を真剣に受け止め、何が起こっているのかを理解しようとする用意があることを示してください。これは、他の人が言っていることにもっと反応することに集中するためにあなたがコミュニケーションする方法を調整することを意味します。
   • 「なぜあなたが動揺しているのか完全に理解している」または「あなたは正しかった、それは誰にとっても迷惑になるだろう」のようなことを言ってください。
   • たとえそう感じたとしても、「これに本当に腹を立てる必要はない」や「なぜこれが気になるのかわからない」などのコメントは避けてください。
4. 敬意を表すために最善を尽くします。 感情的にチャージされた状況を和らげるには、他の人々のインプットと価値を認めて、彼らが無力または認識されていないと感じないようにする必要があります。次のように、相手がうまくやったこと、または相手が持っている権利と権限を明確にします。
   • あなたは本当にこれに一生懸命取り組みましたね？
   • 忍耐強く対応していただけると思います。

方法4/4：大規模なグループと通信する

1. プレゼンテーションを聴衆に合わせて調整します。 あなたがあなたの聴衆にあなたのメッセージを合わせることができるようにあなたの聴衆を知ることは重要です。誰が聴衆の中にいるのかを知り、彼らの背景をある程度理解し、なぜ彼らがあなたのプレゼンテーションに参加しているのかを知る必要があります。情報が多ければ多いほど、プレゼンテーションをより適切にデザインできます。
   • たとえば、企業階層の上位にいる経営幹部のグループにプレゼンテーションを行う場合、言語は専門的で洗練されている必要があり、ジョークや専門用語は無視してください。ただし、部下のグループと話すときは、ジョーク、専門用語、わかりやすい言葉を使用できます。これにより、部屋の緊張を和らげることができます。
   • 不快な言葉や例を使用していないことを確認するために、聴衆の背景に注意してください。
2. 言いたいことを計画します。 大勢のグループと明確にコミュニケーションをとるには、少数の人と非公式に話すのではなく、言いたいことを計画する必要があります。そうしないと、聴衆の注意を失うリスクがあります。以下を計画します。
   • 強調したい主なポイント。たとえば、会社の新しい販売戦略を3つのポイントで紹介する場合は、最初に各ポイントについて言及するときに、少し大きな声で話すように計画します。
   • 速度を落としたい瞬間（新しい情報や複雑な情報の導入など）。
   • 3ポイントの販売戦略の各ポイントを紹介した後など、一時停止できるプレゼンテーションの自然な場所。これにより、参加者は情報を吸収する時間ができます。
3. プレゼンテーションの要点を示してください。 キーフレーズを使用して、会話の要点を概説します。口頭でのプレゼンテーションをフォローするのは難しいかもしれませんが、これらの「道標」は、聴衆がテキストについていくのに役立ちます。下線を引くのに適したフレーズは次のとおりです。
   • 「続行...」（新しいポイントを紹介するため）。
   • 「私が前に言ったように...」（聴衆にあなたの要点を思い出させるために）。
   • 「まとめるために...」（テキストの終わりが近づいていることを彼らに知らせるため）。
   • 質問に答えるときは、人々に伝えてください。 「プレゼンテーションが終わるまで質問を保存しておけば、答えます。
4. 最も重要なポイントを強調するための視覚補助を作成します。 簡単なスライドショーをまとめます。スライドショーは、詳細に説明するのではなく、重要なポイントを強調する方法として使用してください。そうでなければ、聴衆はあなたの言うことに注意を払う代わりにスライドを見るでしょう。
   • スライドごとに少量のテキストまたは画像のみを使用してください。たとえば、来年の組織の3つの目標の概要を説明する場合は、「目標1：メンバーシップを10％増やす」というスライドを作成します。
   • それはあなたが言いたいポイントを聴衆に思い出させるのに十分な情報ですが、それが彼らの注意を弱めるほどではありません。
5. 視聴者と対話します。 プレゼンテーションに一時停止を含め、質問をし、プレゼンテーションのいずれかについて説明が必要な場合は質問するように促します。また、名前で、または目で見て、聴衆の人々に直接話しかけることもできます。これにより、プレゼンテーションがより魅力的になり、聴衆を魅了し、会話から得られる情報の量を増やすことができます。