著者:
Roger Morrison
作成日:
3 9月 2021
更新日:
21 六月 2024
コンテンツ
変更管理計画には2つのタイプがあります。 1つは、変更が組織に与える影響と移行の緩和に関係しています。もう1つは、1つのプロジェクトに変更を加え、プロジェクトレベルで製品に加えられた調整または変更の明確な記録を作成します。どちらの計画も、適切かつ正確に行う必要があることについて明確に伝えることを目的としています。
ステップに
方法1/2：組織の変更を管理するための計画を作成する
変更の理由を示してください。 パフォーマンスのギャップ、新しいテクノロジー、組織のミッションステートメントの変更など、変更の決定につながった要因をリストします。 - 考えられるアプローチの1つは、組織の現在の状況と、この計画がもたらしたい将来の状況を説明することです。
行う変更とその規模を決定します。 変更管理計画の予想される性質を簡単に説明します。これが職務記述書、手順、ポリシー、および/または構造組織に影響を与えるかどうかを指定します。変更される部門、ワークグループ、システム、またはその他の領域をリストします。 
利害関係者のサポートをリストします。 上級管理職、プロジェクトマネージャー、プロジェクトスポンサー、エンドユーザー、従業員など、計画の影響を受けるすべての利害関係者を一覧表示します。利害関係者が変更をサポートする場合は、各グループに連絡してください。 - グラフを表示して、このデータを簡潔かつ明確に伝えることができます。グラフは、高/中/低の評価に基づいて、利害関係者ごとに「認識」、「サポートのレベル」、「影響力」に分けることができます。
- 可能であれば、サポートを依頼するために1対1の会話をすることができます。
変更管理チームを編成します。 このチームは、すべての利害関係者とうまくコミュニケーションを取り、懸念事項をリストし、変更プロセスが可能な限りスムーズになるようにする責任があります。会社での信頼性が高く、コミュニケーション能力の高い人を選びましょう。 - このチームには、最高の管理レベルからの変更プロセスのイニシエーターが含まれます。これには、変更を推進するための非常に積極的な作業が含まれ、計画を承認するだけではないことを強調します。
組織の幹部職員を参加させるためのアプローチを開発します。 変更を成功させるには、組織のリーダーからのサポートを得ることが最も重要です。スタッフの各幹部メンバーに変更に関するフィードバックを提供してもらい、各人と協力して変更の推進に積極的な役割を果たします。 
各利害関係者の計画を作成します。 変更をサポートする関係者を含む各利害関係者について、リスクと懸念を評価します。これらの懸念を解決するために、変更管理チームに依頼してください。 
コミュニケーション計画を立てます。 コミュニケーションは、変更管理計画の最も重要な部分です。変更によって作業が影響を受ける人と定期的に連絡します。変更を加える理由とそれに伴うメリットを強調します。 - 利害関係者には、対面の双方向コミュニケーションのオプションを与える必要があります。プライベートミーティングは非常に重要です。
- コミュニケーションは、変更の主な開始者、各従業員の直属の上司、および利害関係者によって信頼されている追加のスポークスパーソンから行う必要があります。すべてのコミュニケーションは一貫したメッセージを伝える必要があります。
反対派がどこから来たのか調べてください。 変化は常に反対につながります。これは個人レベルで発生するため、関係者と直接話し合って理由を確認してください。変更管理チームがそれらを解決できるように、苦情を追跡します。これらには特に次のものが含まれます。 - 人々は変化する動機や切迫感を持っていません
- 人々は全体像や変更が必要な理由を理解していません
- プロセスへの参加が不足している
- 人々は自分の仕事、将来の地位、または要件とスキルについて不確かです
- 経営陣は、変更の実施または伝達に関する期待に応えられていません。
閉塞に対処します。 多くの苦情は、より集中的にコミュニケーションをとることによって、または特定の問題が議論されるようにコミュニケーション戦略を変更することによって対処することができます。その他の苦情には、計画に統合したり、変更管理チームに割り当てて実装したりできるさまざまなアプローチが必要です。これらのアプローチのどれが組織の状況に適しているかを考えてください。 - 職務内容や手順の変更については、従業員のトレーニングを優先してください。
- ストレスの多い移行やモチベーションの低い移行が予想される場合は、イベントを開催するか、従業員に福利厚生を提供してください。
- 利害関係者が変化する意欲がない場合は、インセンティブを提供します。
- 利害関係者が排除されていると感じた場合は、会議を開催してフィードバックを収集し、計画にどのような変更を加えることができるかを検討します。
方法2/2：プロジェクトへの変更を追跡する
変更管理機能を定義します。 このプロジェクトに割り当てられる機能を一覧表示します。各ポジションの責任とスキルを説明してください。日々のレベルで変更を実装するために少なくとも1人のプロジェクトマネージャーを提供し、全体的な進捗状況を監視して高レベルの変更管理の決定を行うためのプロジェクトスポンサーを提供する必要があります。 - 大規模な組織内の大規模なプロジェクトの場合、プロジェクトマネージャーの役割を、それぞれ特定のスキルを持つさまざまな人々に分けることができます。
変更管理委員会の設置を検討してください。 ソフトウェアプロジェクトには通常、各利害関係者グループの代表者で構成される変更管理委員会があります。この委員会は、プロジェクトマネージャーの代わりに変更要求を承認し、その決定を利害関係者に伝達します。このアプローチは、さまざまな利害関係者が関与するプロジェクトや、範囲と目的を再評価する必要があるプロジェクトに適しています。 
変更要求を発行する手順を確立します。 プロジェクトチームの誰かが前進する方法を見つけたら、このアイデアをどのように実現しますか？この計画では、チームによって承認された手順を説明します。次に例を示します。 - チームメンバーがフォームに記入して変更をリクエストし、プロジェクトマネージャーに送信します。
- プロジェクトマネージャは、変更要求ログにフォームを入力し、要求が実行または拒否されると、このログを更新します。
- マネージャーは、チームメンバーを割り当てて、より詳細な計画を作成し、必要な労力を見積もります。
- プロジェクトマネージャーは、承認または却下のために計画をプロジェクトスポンサーに送信します。
- 変更が実装されます。利害関係者は定期的に進捗状況を通知されます。
変更をリクエストするフォームを作成します。 次の情報を各リクエストに含めて、ログに追加する必要があります。 - 申請変更日
- プロジェクトマネージャーから提供された変更要求の番号
- タイトルと説明
- 提出者の名前、電子メール、電話番号
- 優先度（高、中、低）。緊急の変更管理計画には、さまざまな期限があります。
- 製品番号とバージョン（ソフトウェアプロジェクトの場合）
変更ログに追加情報を追加します。 このログには、決定とその実行も記録する必要があります。変更申請書に記載されている情報に加えて、次の情報のためのスペースを提供する必要があります。 - 承認または拒否
- 申請を承認または却下する人の署名
- 変更の実施期限
- 変更の終了日
大きな決定を追跡します。 毎日の変更を追跡する変更ログに加えて、行われたすべての主要な決定の記録を保持することもできます。このレポートのおかげで、長期的なプロジェクトや管理が変更されているプロジェクトを簡単に見つけることができます。このレポートは、顧客や経営陣とのコミュニケーションの基礎としても役立ちます。期間、プロジェクトサイズまたはプロジェクト要件、優先度レベルまたは戦略の変更については、次の情報を追跡してください。 - 誰が決定したか
- 決定がなされたとき
- 決定の背後にある理由とそれを実施するための手順の要約。この手順に関連するドキュメントを追加します。
チップ
- スタッフと顧客の両方との信頼と忠誠を築きます。人々はしばしば変化に不快感を覚えます。従業員の利益を第一に考えたメッセージを伝えることで、従業員の支持を得ることができます。
