著者:
Joan Hall
作成日:
6 2月 2021
更新日:
1 J 2024
コンテンツ
あなたは彼らの時間をうまく管理しようとしているフルタイムの学生かもしれませんし、あるいはあなたは彼らの従業員が時間を無駄にしないようにする方法を見つけようとしている雇用主かもしれません。あなたの役割が何であれ、あなたはおそらくあなたが時間を無駄にするのを止めてあなたの一日を最大限に活用することを可能にする毎日のルーチンを作成する方法に焦点を合わせています。リストやスケジュールなどの組織戦略、および貴重な時間を浪費する気晴らしを減らすための対策が役立つ場合があります。
ステップ
方法1/3：リストを使用する
1 その日の建物を一覧表示します。 一枚の紙とペンを取ります。その日に行う予定のタスクまたはその日の責任について考え、それらをすべて紙に書き留めます。このリストは、「ショッピング、ランドリー、清掃、宿題」または「クライアントへのレポート、メールの確認と手紙の送信、会議、ドキュメントの操作」のいずれかに似ています。 - 小さいものから大きいものまで、考えられる限り多くのタスクをリストに追加します。それらを優先順位のリストに確実に入れるために、その日のすべてのコミットメントとタスクを覚えておく必要があります。
2 タスクに優先順位を付けます。 効果的に作業する1つの方法は、最初に最も優先度の高いタスクに焦点を合わせてから、リストを下に移動して最も優先度の低いタスクに移動することです。これは80/20ルールと呼ばれ、最大の利益を提供するアクティビティは時間の80％を占め、最小の利益を提供するアクティビティは20％を占める必要があります。 - リストに目を通し、各割り当てにその重要性に対応する番号を割り当てます。次に、リストが最も優先度が高く最も有用なタスクで始まり、最も優先度が低く収益性の高いタスクで終わるように配置します。
3 関連するタスクをグループ化します。 タスクのリストを作成して優先順位を付けたら、小さなタスクをグループにグループ化して、1つのプロセスを形成する必要があります。たとえば、メールへの返信や顧客への電話などのタスクを1つのグループにグループ化し、1時間確保して、「顧客との会話」と呼ぶことができます。そうすれば、割り当てられた時間枠内で各課題に簡単かつ落ち着いて取り組むことができます。 - この方法ですべてのタスクをグループ化して、別のプロセスに切り替えて、次に作業するタスクを見つけるのに時間を費やす必要がないようにしてください。関連するタスクをグループ化すると、リストのタスクで作業しているときに、時間をより効率的に整理し、ストレスレベルを減らすことができます。
4 各タスクに費やす時間を減らします。 パーキンソンの法則によれば、タスクを完了するための時間を短縮すると、タスクを完了するために必要な時間が短縮されます。時間に余裕を持たせる代わりに、各タスクに取っておかれる時間を制限して、タスクをより速く実行する必要があるようにします。これはゆっくりと行うことができ、各タスクに費やす時間を徐々に減らして、プレッシャーやラッシュをあまり感じない中庸に到達しますが、先延ばしにしたり時間を無駄にしたりする時間はありません。 - ある時点で、特に各タスクに限られた時間しか費やす必要がない場合は、優れた時間管理の感覚が身に付きます。これは、毎日同じルーチンまたは同様のタスクリストを使用する傾向がある場合に非常に役立ちます。
5 リストのすべてのタスクを完了した後、自分に報酬を与えます。 リストからすべての割り当てをクロスした後、通常は1日の終わりに、少し褒め言葉と甘やかしを与える必要があります。これは、おいしい夕食、グラスワイン、または楽しく楽しいことをすることができる余暇の時間になる可能性があります。小さな報酬は、その日のすべてのタスクを完了するためのインセンティブとして機能します。 - あなたはあなたがタスクを完了するための動機として報酬を使うことができるようにあなたが一日を始める前でさえあなたの報酬が何であるかを決めることができます。たとえば、試験の準備が必要で、友達と夕食をとる予定があるとします。夕方の計画を言い訳として使用して、一日中学習と課題の完了を続け、後で夕食を逃す必要がないようにします。
方法2/3：グラフを使用する
1 1日の各時間のスケジュールを作成します。 一枚の紙を取るか、コンピューターのカレンダーを使用して、就業時間ごとまたは起床時間ごとにセルを作成します。 9から5または10から7にすることができます。分までのすべての期間に記入する必要はありませんが、1日のすべての時間がスケジュールに考慮されていることを確認すると便利です。 - 完了する必要のある課題を1時間ごとに記入し始めます。最も重要なタスクから始めて、重要度の低いタスクに進むことができます。さらに、自分が朝の人だと思っている場合は、一日の前半をもっと難しい仕事に費やしてみてください。しかし、昼食後に2回目の風が吹いていることがわかっている場合は、この時間帯の重要なタスクを脇に置くことができます。あなたのニーズと仕事の習慣に合うようにあなたのスケジュールを設計するようにしてください。これにより、成功への準備が整い、スケジュールがより効率的になります。
- 黒板やカレンダーにスケジュールのテンプレートを作成して、特定の日の割り当てに応じて毎日更新できるようにすることができます。
2 1、2時間ごとに10分の休憩を取ります。 2時間以上、課題または課題のグループに集中するのは難しい場合があります。仕事にストレスを感じたり、圧倒されたりしないように、1〜2時間ごとに10分の休憩をスケジュールしてください。このミニブレイクの間、職場を出てオフィスを歩き回ったり、オフィスのキッチンで同僚とチャットしたりできます。コーヒーを淹れるか、新鮮な空気の中を散歩することができます。あなたのスケジュールに追いつくために10分に固執するようにしてください。 - また、1時間ごとに10回の長くゆっくりとした深呼吸をして、心をリフレッシュし、短い休憩を取ることもできます。これにより、実行中または完了しようとしているタスクについて新鮮な視点を得ることができ、忙しい日でも自分のことを忘れないようにすることができます。
3 初めてタスクを正しく完了するようにしてください。 急いですべてのタスクをできるだけ早く完了しようとするのではなく、最初に各タスクを正しく実行するために必要な時間を取ってください。特に理解できないメッセージやあいまいなメッセージを顧客に送信している場合は、メールを急いで送信すると、メール交換が滞る可能性があります。速度を落とし、十分な時間をかけて明確な電子メールを作成するか、学習ノートを注意深く読み直してください。初めて正しく行うことで、長期的には無駄な時間を大幅に節約できます。 
4 友人や同僚に時々進捗状況を確認してもらい、順調に進んでください。 手元のタスクに集中し続けるために、他の人のサポートが必要になる場合があります。親しい友人、親、同僚、兄弟、または姉妹に、数時間ごとにあなたをチェックしてもらい、スケジュールどおりであることを確認してください。 - あなたの仲間はあなたに一杯のコーヒーを持ってきたり、素敵な言葉であなたを元気づけたりすることができるので、あなたは少し気を散らしたり、笑ったり、笑ったりして、あなたの日常の仕事に戻ることができます。あなたが忙しいかもしれない間、友人との数分はあなたを元気づけて、あなたがあなたの時間をより効果的に管理するのを助けるでしょう。
方法3/3：気を散らすものを排除する
1 常にメールをチェックする必要はありません。 これにより、就業日に開始-停止-開始のパターンが作成され、時間の浪費につながる可能性があります。特に別のタスクに集中する必要がある場合は、日中はメールを開かないようにしてください。あなたのスケジュールであなたのメールをチェックするための3つの時間枠を取っておきます：早朝、昼食の直後、そして一日の終わりに向かって。これにより、1日を通して継続する電子メールの流れに気を取られることがなくなり、電子メールを操作するための専用の時間が保証されます。 - 同じ原則を、ボイスメール、テキストメッセージ、電話などの他の通信手段にも適用できます。もちろん重要なテキストメッセージや電話を期待している場合を除いて、常に電話をぶらぶらしないようにしてください。これにより、ワークフローの中断を制限し、スケジュールを守ることができます。
2 電話をミュートし、インターネットをオフにします。 可能であれば、電話をミュートしてインターネット接続をオフにできる就業日の少なくとも1時間を選択してください。これにより、電話やインターネットのように完全に集中し、気を散らすものがないことを必要とする作業に集中することができます。 - 気が散りやすいこれらの要因を排除することは、学校のプロジェクトや大規模なレポートに取り組んでいるときに特に役立ちます。 5分ごとにスマートフォンをチェックしたり、ソーシャルネットワークでニュースを見ることに夢中になったりしないように、スマートフォンのプラグを抜いてください。
3 気を散らさないように他の人に警告してください。 他の人にあなたの気をそらさせたり、他の人の気をそらしたりしないようにしてください。あなたが働いていることを彼らに知らせてください。ドアを閉めるか、忙しい看板を立てることができます。また、オフィスにメールを送信して、オフィスでの一定の時間は静かな勤務時間であることを通知することもできます。 
4 あなたのルーチンから逸脱しないようにしてください。 ワークリストまたはスケジュールをまとめて、気を散らすものから身を守ったら、意志力と集中力を使ってルーチンに固執します。ほとんどの人は、よく過ごした時間と無駄な時間の違いを理解しているので、時間を無駄にするという罠にはまらないようにしてください。あなたのスケジュールに基づいて構築し、一日の終わりにあなたは達成感とよく過ごした時間を楽しむことができます。
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