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• ステップ
• 方法1/2：組織変更管理計画の書き方
• 方法2/2：プロジェクトの変更を追跡する方法
• 推奨事項

変更管理計画には2つのタイプがあります。そのうちの1つは、変更が組織に与える影響を考慮し、移行期間のサポートを目的としています。別のタイプの計画では、単一のプロジェクトの進行状況を追跡し、プロジェクトのコースと規模の逸脱または変更をキャプチャできます。両方の計画の目標は、何を正確に行う必要があるかを明確かつ明確に明確にすることです。

ステップ

方法1/2：組織変更管理計画の書き方

1. 1 変更の理由を述べてください。 生産性の低さ、新技術、組織の使命の変更など、変更を実装する決定に影響を与えた要因をリストします。
   • 1つのアプローチは、組織の現在の状況と、それが将来、概説された計画にどのような状態につながるかを説明することです。
2. 2 変更の種類と規模を指定します。 プロジェクト内で予想される変更の性質を簡単に説明します。変更がどのような影響を与えるかを正確に述べてください：仕事の責任、プロセス、ポリシー、および/または組織構造。今後の変更によって影響を受ける組織の部門、チーム、システム、およびその他のコンポーネントを一覧表示します。
3. 3 どの利害関係者がこのプロジェクトをサポートしているかを示してください。 上級管理職、プロジェクトマネージャー、プロジェクトスポンサー、エンドユーザー、会社の従業員など、この計画の実装によって影響を受けるすべての利害関係者をリストします。カテゴリごとに、これらの利害関係者が変更プロジェクトをサポートしているかどうかを示します。
   • より明確にするために、この情報を表に反映するようにしてください。たとえば、意識、サポート、影響力などの指標を有用なテンプレートと見なし、各利害関係者グループの高/中/低としてランク付けできます。
   • 可能であれば、利害関係者のサポートを構築するために対面インタビューを実施します。
4. 4 変更管理チームを作成します。 このチームは、すべての利害関係者に情報を伝達し、彼らの懸念に耳を傾け、変更が可能な限りスムーズに実装されるようにする責任があります。組織から信頼され尊敬され、コミュニケーション能力の高い人を選びましょう。
   • これは上級管理職レベルにも当てはまります。計画に同意するだけでなく、積極的に変革を推進する必要があることをリーダーの注意を強調します。
5. 5 組織を管理するための概念的なアプローチを開発します。 組織内のインフルエンサーの完全なサポートは、変更の実装を成功させるために重要です。各リーダーに変化について意見を述べさせ、変化を成功させるために全員が積極的な役割を果たすよう奨励します。
6. 6 各利害関係者グループの計画を立てます。 変化を支援するものを含め、各利害関係者グループのリスクと懸念を評価します。変更管理チームのメンバー間でタスクを分割して、これらの問題に取り組みます。
7. 7 コミュニケーション計画を立てます。 コミュニケーションは変更管理の最も重要な要素です。変更プロセスに関与するすべての人とできるだけ頻繁に連絡します。変更の理由とそれがもたらすメリットを絶えず強調します。
   • 利害関係者は、双方向のコミュニケーションを確保するために直接コミュニケーションできる必要があります。対面の会議は不可欠です。
   • 情報源は、上級管理職のスポンサー、各従業員のラインマネージャー、および利害関係者から信頼されている追加の会社の代表者である必要があります。すべての情報は統一された方法で実行されるべきです。
8. 8 トラック抵抗。 変更は常に敵意を持って受け取られます。これは個人レベルで発生するため、利害関係者と直接話し合って、抵抗の根本原因を特定します。変更管理チームが問題をタイムリーに解決できるように、苦情や苦情を追跡します。この性質の最も一般的な問題は次のとおりです。
   • 変化への意欲の欠如または切迫感の欠如。
   • 全体像または変更が必要な理由についての理解の欠如。
   • プロセスへの入力の欠如。
   • 将来、将来の責任、または将来の責任の要件に関する不確実性。
   • 変更またはコミュニケーションの実施に関する期待に経営陣が応えられなかった。
9. 9 障害物を取り除きます。 ほとんどの苦情への対応は、特定の問題に関する追加情報またはコミュニケーション戦略の変更である必要があります。その他の場合は、計画に含めるか、必要に応じて実装するために変更管理チームに任せる必要がある追加の手順が必要になる場合があります。次のうち、組織に関連する可能性があるものを検討してください。
   • 職務や作業プロセスに変更があった場合は、スタッフのトレーニングに集中する必要があります。
   • チームの士気の低下や新しい環境への過度のストレスの移行を期待している場合は、企業のイベントや従業員の報酬で雰囲気を和らげてください。
   • 利害関係者が変化する意欲がない場合は、インセンティブシステムを開発します。
   • 利害関係者が行き過ぎだと感じた場合は、会議を開いてフィードバックを得て、それに応じて計画を調整します。

方法2/2：プロジェクトの変更を追跡する方法

1. 1 変更管理における役割を定義します。 このプロジェクトに必要なすべての役割をリストします。各役割に必要な責任とスキルを説明してください。少なくとも、日常的に変更を実装する必要があるプロジェクトマネージャーと、全体的な進捗状況を追跡し、管理レベルで変更管理について決定を下す必要があるプロジェクトスポンサーを含めます。
   • 大規模な組織の大規模なプロジェクトの場合、プロジェクト管理の役割をさまざまなバックグラウンドを持つ複数の人に分割する必要があります。
2. 2 変更管理パネルを使用します。 ソフトウェアのプロジェクトには通常、各利害関係者グループのメンバーがアクセスできる変更管理ダッシュボードがあります。このようなソフトウェアを使用すると、変更要求の自動調整が可能になり、プロジェクトマネージャーのこの責任がなくなり、関係者に決定について通知できます。このアプローチは、多数の利害関係者がいるプロジェクトや、プロジェクトの範囲と目的を定期的に改訂する必要があるプロジェクトでうまく機能します。
3. 3 変更要求を実装するためのプロセスを開発します。 チームの誰かが必要な次のステップを特定したときに、アイデアがどのように現実に変換されるかを検討してください。このプロセスを説明し、事前にチーム全体と調整してください。次に例を示します。
   • チームメンバーが変更要求フォームに記入し、この要求をプロジェクトマネージャーに転送します。
   • プロジェクトマネージャーは、この要求を要求の一般的なリストに登録し、アイデアを実装するか放棄するかを決定したときに、要求のステータスを記録します。
   • マネージャーは、必要なリソースを考慮して、より具体的な計画を作成するためにチームメンバーのタスクを発行します。
   • プロジェクトマネージャーは、承認のための計画をプロジェクトスポンサーに送信します。
   • 変更が実装されています。利害関係者は定期的に現在の状況について通知されます。
4. 4 変更リクエストフォームを作成します。 各変更要求は、要求の一般リストに登録する必要があり、以下を含める必要があります。
   • 変更要求の日付。
   • プロジェクトマネージャーによって割り当てられた変更要求番号
   • 名前と説明;
   • 要求者の名前、電子メールアドレス、電話番号。
   • 優先度（高、中、低）。即時の変更管理計画には、明確なタイムラインが必要です。
   • 製品とバージョン番号（ソフトウェア開発プロジェクト用）。
5. 5 リクエストログに追加情報を記録します。 要求ログには、現在の決定と実装手段も反映されている必要があります。リクエストフォームで指定された情報に加えて、次のデータもここに含める必要があります。
   • 承認（承認またはキャンセル）の結果のマーク。
   • リクエストを承認した人の署名。
   • 変更の実施期間。
   • 変更プロジェクトの完了日。
6. 6 主要な変更を追跡します。 プロジェクトのステータスを毎日追跡することに加えて、特定のプロジェクトのすべての主要な決定を追跡することも役立ちます。このような記録により、長期的なプロジェクトや、リーダーシップの変化が起こっている過程でのプロジェクトを追跡しやすくなります。この情報は、クライアントや上級管理職に通知するためにも使用されます。プロジェクトのタイミング、範囲、要件、優先順位、または戦略の変更については、次の情報に注意してください。
   • 誰が決定したのか。
   • 決定が下されたとき。
   • 決定の理由と実装プロセスの簡単な説明。このプロセスに関連するすべてのドキュメントを添付してください。

推奨事項

• 従業員とクライアントの両方の間に信頼とコミットメントを構築します。変化は人々を不快にさせる傾向があります。あなたが彼らの最善の利益のために行動することにコミットしていることを人々に示すことはあなたが彼らの支持を得るのを助けることができます。