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• 警告
• あなたは何が必要ですか

電話通信は、ビジネスライフの主要な場所の1つを占めています。完璧な電話マナーは、ビジネスの世界では必須です。あなた自身の電話スタイルを定期的に評価し、磨くことはあなたの職業を改善するための鍵です。この記事では、電話での会話を改善するためのヒントを紹介します。

ステップ

1. 1 理解。 これを考慮してください：あなたが自分自身を呼ぶとき、通常、他の人のマニエリスムについてあなたを悩ませるものは何ですか？おそらく能力の欠如？あるいは、スピーチでのスラングの使用やmmmのような不適切な音など、これらの人々のコミュニケーション方法が気に入らない場合もあります。これは通常、ワイヤーの反対側の人々があなたとのコミュニケーションにそれほど興味がないことを意味します。
   • 気に入らない点はすべて書き留めてください。
   • 投稿のコンテキストで自分自身を評価します。他の人に教える前に、自分のマナーを磨く必要があります。取り組むべきことがある場合は、変更を加えてみてください。
2. 2 挨拶からトレーニングを始めましょう。 挨拶と電話を取る速度は、クライアントに第一印象を与えることができます。
   • 電話が3回以上鳴る場合は、時間がかかりすぎます。クライアントを退屈させないでください。一方、すぐに電話をかけると、発信者を怖がらせることができます。たとえば、最初の呼び出し音の後、2番目の呼び出し音の前に電話を取ります。
   • 挨拶を考えてください。多くの人は、「こんにちは、ジャックは聞いています」などの挨拶を不快に感じます。そのような応答は、非公式で定型的であり、問​​題への対処を支援できない可能性が高いことを示唆しているためです。おなじみのフレーズを「こんにちは、ジャックです。どうすればお手伝いできますか？」に変更してください。
3. 3 あなたの声のトーンとスピードについて考えてください。 何があなたを悩ませているかを考えてみてください-人が非常に大きな声や低い声で速すぎたり遅すぎたり、特定のフレーズや単語に焦点を合わせたり（たとえば、あまりにも陽気に話したり）するという事実が気に入らないかもしれません。それどころか、声はあまりにも無関心に聞こえ、感情がないので、対話者としての人には興味がないことを示唆している可能性があります。電話で会話を聞いて、従業員がどのように話しているかを調べます。さまざまな反応が聞こえる場合があります。これは明らかな不満と苛立ちである可能性があります。または、冷たく無関心なトーン。これは、人がゾンビのようにコンピューター画面から情報を読んでいることを示唆しています。
4. 4 電話での会話の途中と終わりを分析します。 会話のこれらの部分は重要です。チェックアウト時にウェイターサービスが不十分なために素晴らしい食事が台無しになるのと同じように、良い会話が悪い結末によって台無しになることがあります。会話全体の後に、たった1つの小さなことがフラストレーションを引き起こし、不快な痕跡を残す可能性があります。
   • 「こんにちは」という正式なフレーズに限定しないでください。あなたの言葉には誠実さがないため、人々はあなたとは何の関係も持ちたくないでしょう。
   • また、会話の長さについても考えてください。あなたの仕事がクライアントとの長い会話を必要とするならば、それから各クライアントに十分な時間を割り当ててください。簡単な情報に限定すると、クライアントはあなたが彼に興味がないと思うかもしれません。長い会話も問題を引き起こす可能性があります。量より質を優先する必要があります。したがって、各従業員はそれぞれの分野で有能でなければなりません。
5. 5 DVDチュートリアルを使用します。 トレーニングコースは、グループと個人の両方で使用できます。これらのセッションは2人で行うのが最善です。実際の部分を実行し、2人の間で電話での会話を行うことができるからです。そうすることで、部下は電話のマナーを改善し、必要に応じて変更を加えることができます。
   • 教授法として「学習ノート」を使用することは避けてください。これは、授業中に通話を録音および再生する昔ながらの方法です。この方法は、会話を聞くことを楽しむ人がほとんどいないため、裏目に出る可能性があります。さらに、従業員が非常に機嫌が悪いときに電話をかけた可能性がありますが、これはめったに起こりません。そして、この呼びかけは規則の例外でした。
6. 6 部下のために人前で話すレッスンや演劇のレッスンを企画します。 これは中小企業にとって素晴らしい方法です。従業員は、自分が列の反対側にいる人物であると想像するように求められます。これらは、大規模オフィスのビジネスマンから小規模オフィスの起業家まで、さまざまな役割を担う可能性があります。ステージレッスンは、人の電話マナーの向上にプラスの効果があります。
   • 別の効果的な方法を試してください。電話を手に取ったら笑顔で。ただし、極端な場合は避けてください。反対側の人が過度の熱意と喜びをもって彼の声で話そうとし、非常に助けようとすると、実際には-歯を通してニヤリと笑ったり、彼の悪い気分を隠そうとしたりすると、彼は不誠実に聞こえます。何よりも、顔と首をリラックスさせて（これはドラマのサークルで教えられています）、より自然で快適に話すことができます。柔らかな笑顔は、特にそれが本物であり、唇だけでなく目も含む場合に適しています。
7. 7 個々の特性を考慮に入れて、各クライアントを検討してください。 ある人に役立つことは、必ずしも別の人に役立つとは限らないことを忘れないでください。これを考慮しないと、多くの問題や誤解が生じる可能性があります。
   • たとえば、多くのクライアントは、要点をまっすぐに理解することを好みます。彼らはスピードと効率を優先します。ただし、ビジネスに取り掛かる前に、関係を構築し、信頼を構築するために、一定期間「通信」することを好む人もいます。
   • もう一つの重要なポイントは時差です。顧客が世界の反対の地域に住んでいる場合、誤解が生じる可能性があります。睡眠中、食事中、家族との会話中、または営業時間外のいつでも電話が鳴るとき、それを好む人はほとんどいません。
   • 話している相手のアクセントを模倣したり、クライアントが住んでいる地域に固有の俗語を使用したりすることは避けてください。場合によっては、これは許容できることもありますが、ほとんどの場合、回避する必要があります。多くの人々は、偽のアクセントが不誠実さと詐欺について語っていると信じています。他の人はそれを軽蔑のしるしとしてとらえています。
8. 8 あなたが電話で話している人々があなたが話していることを本当に理解していることを確認してください。 いくつかの専門用語を明確にする必要があるかもしれません。
   • 場合によっては、従業員と話す価値があります。非常に迅速に、懸念の原因を特定できるようになります。顔を合わせてコミュニケーションするのは楽しいかもしれませんが、電話でコミュニケーションするのはかなり不快です。
9. 9 引き続き変更に従います。 部下が適切な知識を持っていれば、電話でのコミュニケーションがはるかに簡単になります。クライアントの希望に真摯に向き合い、誠実であれば、近い将来の昇進が期待できます。
   • 従業員がこの領域で改善を達成できない場合、これはワークフロー全体に影響を与える可能性があります。この場合、この人に電話を伴わない仕事を提供する方が良いでしょう。ただし、改善が見られる場合は、これらの労働者を奨励する必要があります。

チップ

• 留守番電話は使用しないでください。顧客が留守番電話からの情報を必要としている場合、彼はインターネットを使用して質問に対する答えを見つけます。電話を取る人は自然に流暢に話す必要があります。あなたの仕事は、電話での会話の正しい方法で部下を訓練することです。特定のフレーズを覚える必要はありません。

警告

• ある人のために働くことは、必ずしも別の人のために働くとは限りません。誰かが電話に出て、いつもとは違う話し方をすると、強制的に話されたように聞こえます。場合によっては、知識と自信が優先事項のままです。これにより、良い結果が得られます。それ以外の場合は、親しみやすい口調が重要です。あなたは期待される結果を得るでしょう、そしてあなたはそれを制御しようとすべきではありません。
  • 例：テクニカルコンタクトセンターは、顧客に対して適切なアプローチを取ります。同意します。「問題をお詫び申し上げます。状況を修正するために最善を尽くします」と言った場合、コンピューターの天才が誠実に聞こえる可能性は低いです。おそらく、彼の声は自信を持って聞こえ、「心配しないでください。今すぐ修正することを約束します。問題が何であるかを正確に知っています」と言います。最後のステートメントで、プログラマーは彼の謝罪にもっと誠実に聞こえます。

あなたは何が必要ですか

• ロールプレイング素材
• DVD /ビデオの指導
• 人前で話すことと演技のレッスン