コンテンツ

• ステップ
• パート1/2：ビジネスレターの形式
• パート2/2：ビジネスレターの書き方
• チップ

あなたがあなた自身のビジネスを持っているならば、あなたはおそらくあなたのクライアントにビジネスレターを書かなければなりません。目標は異なる場合があります。新しいイベントや条件について通知すること、会社に代わって顧客の苦情に対応することです。執筆の理由に関係なく、常にプロフェッショナルな口調とビジネススタイルを維持することが重要です。

ステップ

パート1/2：ビジネスレターの形式

1. 1 プロのレターヘッドを使用してください。 ビジネスレターはあなたの会社を表しています。この点で、手紙は適切な形式でなければなりません。また、会社のロゴやブランドを使用することを忘れないでください。
   • MicrosoftWord用の既製のカラーテンプレートを使用してレターヘッダーを作成できます。実際の会社のロゴまたはブランドを使用してください。
2. 2 テキストエディタを開きます。 会社のビジネスレターはすべて、常にコンピューターで入力する必要があります。
   • 新しいドキュメントを作成し、余白を2.54センチメートルに設定します。
   • Times New Roman、Georgia、Arialなどのセリフ書体を使用します。したがって、フォントサイズは12以下、10以上である必要があります。フォントの種類やサイズが文字の読みやすさに悪影響を与えないようにする必要があります。
   • 単一の行間隔を使用します。
3. 3 ブロックの形状をカスタマイズします。 ブロックフォームは、ビジネスレターの最も一般的な形式です。また、設定とフォローが最も簡単です。各項目は左寄せされ、1つのスペースで区切られます。ページの上から下に順番に、ビジネスレターには次の項目を含める必要があります。
   • 今日の日付または手紙が送られた日付。日付は、送信者と受信者によるアカウンティング、および法的な目的で使用されるため、忘れずに含めてください。正確な日付を記入してください。
   • 差出人のアドレス。これは標準形式の住所です。あなたの住所がすでに手紙のヘッダーに記載されている場合は、このステップをスキップできます。
   • 送信アドレス。手紙の受取人の名前と住所を入力します。アドレス「マスター」または「ミストレス」を使用できます。したがって、受信者がNina Serovaの場合、「Mrs。NinaSerova」と「NinaSerova」の両方を書くことができます。
   • ご挨拶。 「DearMrs.Serova」または「DearNinaSerova」と書くことができます。誰が手紙を読むかわからない場合は、「DearSirs」と書いてください。 「すべての利害関係者の情報のために」オプションもありますが、宛先が不明な場合は最後の手段として残しておく必要があります。
   • 手紙の本文。この部分については、次のセクションで詳しく説明します。
   • 最後の部分と署名。書く：「誠実に」-または：「最高の願い」。

パート2/2：ビジネスレターの書き方

1. 1 ターゲットオーディエンスを定義します。 手紙の口調は、聴衆に関係なく常に専門的である必要がありますが、単語と言語の選択は、手紙の受取人によって異なります。手紙が他社の人事部門宛ての場合は、より正式な言葉を使用する必要があります。特定のクライアントに対応する場合は、非公式でシンプルな言葉に頼ることができます。
   • また、誤解を避けるのにも役立ちます。読者が理解できない用語を使用しないでください。たとえば、顧客はあなたの会社の宇宙計画に使用されている略語を知らないかもしれないので、あなたの手紙の中でそれらを使用しないでください。
   • ビジネスライティングの最も重要なルールは、テキストが明確、簡潔、丁寧でなければならないということです。
2. 2 最初の行に手紙の目的を述べてください。 手紙の目的を考えてください。新しいオフィスの住所を提供しますか？借金についてクライアントに思い出させますか？苦情に返信しますか？あなたが手紙の最初の文を書く必要があるとき、これを覚えておいてください。あいまいな言い回しを使用しないで、要点をまっすぐに理解してください。
   • 会社の所有者として意見を表明する場合は、一人称で書いてください。会社や組織を代表して演説する場合は、2人目の人に手紙を書いてください。
   • 次のような明確なステートメントを使用してください：「私たちはここにあなたに知らせます」-または：「私たちはここに次のことを知りたいです。」会社の所有者として「連絡したい」、「最近学んだので...、したいのですが...」のように、一人称で書いてください。
   • たとえば、あなた（会社の所有者）は、1か月の借金についてNinaSerovaに通知したいとします。このようにあなたの手紙を始めてください：「2015年3月の時点であなたの口座に借金があることをあなたに知らせたいです。」
   • あなたが会社の従業員であり、あなたの会社の宇宙計画に関する顧客の苦情に対応している場合は、次のように始めてください：「火星の植民地化プログラムに関してあなたのコメントを受け取りました。」
   • 時々、読者に、彼がコンテストに勝ったか、教育機関に入学したことを伝える必要があります。このように始めてください：「私は知らせてうれしいです...」、-または：「私たちは知らせてうれしいです...」。
   • 悪いニュースを報告する必要がある場合は、次のフレーズから始めてください：「残念ながらお知らせします...」、-または：「慎重に検討した結果、決定されました...」。
3. 3 有効な音声を使用してください。 公式のスピーチでは受動態がよく使われますが、それは手紙のテキストを単調にしたり理解しにくくしたりする可能性があります。有効な音声により、決定的なトーンで情報を伝えることができます。
   • 受動態の例：「どのような手順を踏むことができますか？」この場合、サブジェクトの「ステップ」はアクションの実行者ではなく、アクション自体を体験します。
   • 有効な音声の例：「どのような手順を実行できますか？」このバージョンでは、能動態を使用しているため、アイデアを明確かつ明確に伝えることができます。
   • 受動態によって、メッセージを伝えることができ、エラーや見苦しい事実にあまり注意を向けないことがあります。この場合にのみ使用してください。通常、有効な音声が優先されます。
4. 4 以前のイベントへのリンクまたは読者とのコミュニケーション。 あなたは以前にNinaSerovaに借金について知らせたかもしれません。読者は、前回の会議であなたの宇宙計画に対する彼の不満を表明することができました。すでに連絡している場合は、この事実を思い出してください。読者は重要な詳細を思い出すことができ、あなたの手紙ははるかに重要で緊急になります。
   • 「…からの前の手紙のとおり」、「先月のタイムリーな支払いに感謝します」、または「5月の会議で建設的なコメントを聞いてうれしく思いました。」などのフレーズを使用します。
5. 5 リクエストを行うか、ヘルプを提供します。 丁寧な要請で前向きな姿勢を示すか、支援という形で協力を申し出ます。
   • あなたが会社を所有していて、クライアントに借金を支払うように説得したいとします。 「あなたの援助と即時の支払いに感謝します」というフレーズを使用してください。
   • 会社を代表して執筆している場合は、「人事マネージャーとの個人的な会議を手配したい」というフレーズを使用します。
   • また、考えられるすべての質問に答え、読者の疑問を払拭することを提案します。例：「ご質問にお答えしたり、支払いに関する疑問を解消したりできます」、または「プログラムの詳細を知りたいですか？」
6. 6 手紙を完成させます。 あなたの側または顧客の側からの召喚状を使用します。これは、指定された時間枠内に債務を返済するための要求、またはクライアントとの会議を手配するための申し出である可能性があります。
   • 将来のコミュニケーションを期待して提案書を書いてください：「来週の予算会議でお会いできるのを楽しみにしています」-または：「私たちのオフィスで会うときに、これらすべての側面についてより詳細に話し合うことができれば幸いです。 。」
   • 文書が手紙に添付されているかどうかを示してください。 「先月の請求書をお送りします」、または「宇宙計画のコピーが手紙に添付されています」などのフレーズを追加します。
   • 最後に終了フレーズを使用します。クライアントは、「誠実に」、または「最高の願い」と書くのが最善です。
   • 見知らぬ人への正式な手紙には「よろしく」という言葉を使用してください。
   • あなたが人を知っているか、人と協力しているなら、「最高」と書いてください。
7. 7 間違いをなおす。 手紙に文法上の誤りがある場合、正しいフォーマットと言い回しは何の役割も果たしません！
   • 受動態のすべてのケースを見つけて、適切な調整を行うようにしてください。
   • 長くて紛らわしい文章に注意してください。ビジネスレターでは、「少ないほど良い」というルールが適用されるため、長い文は破棄する必要があります。

チップ

• 裏地のないA4用紙に手紙を印刷します。郵送する場合は、手紙を3つ折りにして、標準の封筒に入れます。