延長を申請するための手紙を書く - チップ

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人生の多くの理由で、延長を求める必要がある場合があります。大学にいて、エッセイを完成させるのにもっと時間が必要なのかもしれませんし、仕事でプロジェクトを完成させるのに苦労しているのかもしれません。効率的で適切な更新レターは常に重要です。自分のニーズについて正確に考えるには、少し時間がかかる必要があります。延長を申請する必要がある期間とその理由は何ですか。その後、正式な手紙を書いて発送し、安心してフォローアップしてください。

手順

方法1/3：正式な手紙を書くという慣習に従う

ページヘッダーを表示します。 提出日はページの右上隅にあります。下の行を空白のままにして、住所を右揃えで記入します。次に、行を空白にして、ページの左側に受信者の完全なアドレスを書き込みます。
- 電子メールメッセージを送信する場合は、挨拶から始めて、日付とアドレスを省略できます。ただし、見出しが明確で効果的であることを確認する必要があります。たとえば、教授に手紙を送る場合、件名に「拡張子の手紙-グエンホアンミン-B2クラスK34」と書くことができます。
完全で正式な挨拶を書いてください。 「Dear」という単語で始まり、受信者のタイトルとフルネームが続きます。たとえば、「Dear Mr. Nguyen HaiTrieu」や「DearMrs。BuiPhuongMai」などです。「DearProfessorNguyen DucCuong」や「DearChairmanNguyen Van An」など、一部のタイトルはより複雑な場合があります。
- これは正式な推奨事項であるため、これらの人々を親密に知るようになったとしても、スタイルとコンテンツは正式なものにしてください。「ハローハン」とは書かないでください。
- 手紙を送る特定の人を見つけてみてください。それ以外の場合、レターはサンプルレターのようになります。たとえば、「Dear Chairman NguyenVanAn」は「Dearauthorities」よりも優れています。
簡単なレイアウトを使用します。 手紙の本文は1〜3段落にする必要があります。多くの場合、2〜3行から始めることができます。 3つの段落全体で拡張する必要がある場合は、それらを開始、本文、および最後に分割する必要があります。
- 手紙を始めるには、「私はグエンホアンミン、クラスB2K34の学生です」と書くことができます。これは教授にあなたが誰であるかを理解するのに時間を無駄にせずに覚えておくように思い出させます。
終わりに注意してください。 堅実な結末の重要性を過小評価しないでください。これらの最後の文を使用して、ケースを（1行で）繰り返し、メッセージを読むために時間を割いてくれた受信者に感謝します。「私の提案を検討していただきありがとうございます」と書くことができます。
- 署名する前に、挨拶で手紙を閉じるのが最善です。いくつかの良いオプションは次のとおりです：「誠実に」、「親愛なる」、「こんにちは」。
- 応答が必要な場合は、最後にこれを述べる必要があります。通常、あなたはありがとうと組み合わせることができます。たとえば、「ご検討いただきありがとうございます。来週のご連絡をお待ちしております。」ただし、強引になりすぎないように注意してください。
フルネームと署名を入力してください。 「誠意をこめて」の挨拶の下で、3〜4列離してください。次に、フルネームを入力して左揃えにします。上のスペースを使用して、インクで署名します。メールを送信する場合は、スペースを空けて名前を入力してください。広告

方法2/3：メッセージ本文について話し合う

できるだけ早く書いてください。 延長を申請する必要があることがわかったら、すぐに手紙を書く準備をしてください。あなたはあなたのケースを決定するために受信者に十分な時間を与える必要があります。また、スケジュールの調整を求めている場合でも、準備ができていることを示す必要があります。
追加する必要がある期間を決定します。 すべての要素を考慮に入れて、現実的な推奨事項を作成してください。猶予期間が短すぎる場合は、再度申請する必要があります。期限が守られないように最善を尽くす必要があるため、余分な時間を見積もるのが最善です。
- 状況によっては、交渉の一環として手紙を書く必要があるかもしれません。この場合、途中で妥協して合意できるように、予定時間よりも長い期限を申請する必要があります。
- 現在の進捗状況と未完成のプロジェクトパーツに基づく推定時間。たとえば、コンサルティングプロジェクトに3か月間取り組んでいる場合、残りの作業量の見積もりが得られる可能性があります。
- また、メッセージの受信者も直面している時間制限に注意する必要があります。締め切りのせいでプレッシャーもかかっているのかもしれません。たとえば、大学の教授はしばしば中間成績を提出しなければならず、彼らは学生のためにその期限に基づいていなければなりません。
適用法への注意。 延長を申請する前に、現在の期限を確認する必要があります。現在の状況を理解せずに延長を求めるとき、あなたが組織の欠如であるという印象を残さないでください。たとえば、一部の政府機関では、最初の連絡から24時間以内に申し立てを行う必要があります。これがうまくいかない場合は、時間が限られていると文句を言うことができます。
合理的な説明をしてください。 あなたは更新レターの草案を作成するのに時間をかけています、そして受信者も読むのに時間をかけます。だからあなたは手紙をきちんと書く必要があります。より多くの時間が必要な本当の理由を慎重に検討し、受信者に正直に提示してください。嘘をついたり誇張したりしないでください。害を及ぼすだけです。
- これの1つの正当な理由は、あなたが注意深くそして注意深く仕事をしたいということです。たとえば、他の人の安全が影響を受ける可能性のあるプロジェクトに取り組んでいる場合、これを提起することに共感するかもしれません。
- 延長を申請する理由が複数ある場合は、最も関連性の高いものを選択し、それに焦点を合わせます。たとえば、提供された仕事の受け入れが遅れた場合は、一言待っていることを知らせるのではなく、送料についてもっと知りたいことを伝えます（これが当てはまる場合）。別の人を招待します。
慎重に選択された詳細をいくつか指摘します。 提供される詳細は、あなたの手紙が合法で巧妙に見えるようにするのに役立ちます。これは、会ったことのない政府機関や他の組織に手紙を提出する場合に特に重要です。
- たとえば、祖父がエッセイを提出しなければならない2日前に亡くなった場合、その事実を一般的に「緊急」ではなく「家族の緊急」として提示するのが最善です。彼の死とあなたの計画についてのいくつかの情報についても言及することができます。
- 更新レターを提出する前に、書類を整理してください。特に政府機関やその他の公的機関と協力する場合は、行った作業とアプリケーションの説明が必要になる場合があります。この時点までにプロセスのすべてのステップを実行したことを証明することは、あなたの利益になります。
ポジティブなスタイルとコンテンツを維持します。 不満に満ちた手紙を読みたがる人はいません。代わりに、否定的な事実をすばやく簡潔に提示してから、肯定的な解決策を述べてください。たとえば、開始時の給与が低すぎると思われる場合は、次のように書くことができます。「オファーを検討するにはもっと時間が必要です。ただし、給与が高いほど効率的に仕事ができると思います。
メッセージを送信する前に、もう一度メッセージを読んでください。 メッセージを送信する前に、メッセージを読み直すために少なくとも数分かかります。編集と入力のエラーを確認してください。コンピューターで文法およびスペルチェックソフトウェアを実行します。信頼できる友達に送って、もう一度読んでもらいましょう。このステップを急いだりスキップしたりしないでください。そうしないと、メッセージの受信者はあなたがだらしないという印象を受け、それが最終結果に影響を及ぼします。広告

方法3/3：受信者にメッセージを送信する

コピーを作成するか、手紙を保存します。 ドラフトレターを読み終えたら、送信する前に、写真を撮り（pdfに変換）、オンラインで原稿を保存するか、従来の方法でコピーします。メッセージの上部に表示されている日付と一致しない場合は、郵送の日付を記録することもできます。このコピーを個人の記録のために安全な場所に保存してください。
通常のメールボックスに入れます。 郵便局に持って行くか、郵便配達員に渡すか、郵便受けに入れてください。メールが確実に受信者に届くようにしたい場合は、追加料金でフォローアップサービスをリクエストできます。
- 紙のメールを送りたい場合は、プリンターと高品質のインクで印刷する必要があります。手書きの更新は一般的に受け入れられていません。
更新のためにメールを送信します。 これはおそらく、より少ない時間と確実性で更新を送信するための最良の方法です。受信者のメールアドレスを送信する前に確認する必要があります。また、必要に応じて、件名にIDを含めるようにしてください。
- 受信者は、あなたがいつメールを送信したかを正確に知ることができます。深夜にメールを送信する場合は、この点に注意してください。
- 電子メールは、送信に使用する電子メールアドレスを含め、正式なものである必要があります。このメールはプロのアカウントで送信する必要があります。たとえば、メールアカウント[email protected]から送信された手紙は適切です。
- ファックスでメールを送信する場合は、確認ページを保持して、メールが正常に送信されたことと、メッセージが受信されたことを証明してください。
手紙を書く代わりに電話をかける。 土壇場での延長を申請する必要がある場合は、電話でその人と話す方がよいでしょう。この場合、あなたはまた、正式であり、あなたのケースを明確に提示する必要があります。広告