フィードバックを求めるメールを書く - チップ

ビデオ: [Business Japanese] How to write an email in Japanese

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手順
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電子メールには、他の通信手段と同様に、独自の規則とソーシャルプロトコルがあります。仕事や勉強中、または下書きについてフィードバックが必要なメールを作成する必要がある場合は、メールの下書きを作成するときに、メールの文、タイミング、構造を最適に下書きする方法を検討する必要があります。できる。丁寧で簡潔で具体的なメールは、必要な回答を得るのに役立ちます。

手順

方法1/4：職場でフィードバックを求める

あなたの仕事にコメントするのに最も適した人を特定します。 通常、それはあなたの直属の上司になります。いずれの場合も、最初に上司、または先輩や同僚に相談する必要があります。彼らはあなたを助け、あなたが必要とするフィードバックを与える経験を持っています。
メールを書くときは礼儀正しく謙虚になりましょう。 職場でメールを作成するときは、これらの一般的なルールに従う必要があります。謙虚さはフィードバックを求めるときに役立ちますが、上司やマネージャーが自分の仕事について何も知らないと思うほど謙虚にならないでください。代わりに、プロジェクトまたはタスクに取り組むときの進捗状況を示す質問をしてください。これは、あなたが単に受動的にフィードバックを待っているのではないことを上司が知るのに役立ちます。以下のヒントも覚えておく必要があります。
- 次のように書くことができます。「明日のためにプレゼンテーションを行っていますが、フォーマットに少し問題があります。標準の企業フォーマットを行っているかどうかはわかりません。プレゼンテーションを添付しました。デザインパーツについて何か提案はありますか？ご支援いただきありがとうございます "。
- メールで彼らに感謝することを忘れないでください。
フィードバックを求めるときは具体的にしてください。 これは、圧倒的なフィードバックを回避するのに役立ちますが、作業には役立ちません。必要な場合を除いて、「はい」または「いいえ」の質問は避けてください。代わりに、実行する必要のあるプロジェクトの特定の部分に焦点を当てる必要があります。あなたがあなたの仕事について一度に尋ねたいすべての質問であなたの上司や同僚を「恐怖に陥れる」ことはしないでください。
- たとえば、次のように書くことができます。「Eastmanファイルがどのように処理されるかわかりません。クライアントはまだ私のメールに返信していません。これは優先度の高いプロジェクトであるため、メールで何をすべきかを尋ねるのが最善だと思います。」
- レビューやレポートの形で一般的なフィードバックを期待している場合は、具体的に説明してください。できるだけ礼儀正しく、簡潔に、そしてできるだけ具体的にしてください。たとえば、職場での有効性や創造性に関するレポートをリクエストできます。部下にフィードバックを求める場合は、匿名で調査する必要があります。
他の人が応答したときにありがとうメールを送信します。 フィードバックから、大幅に改善する必要があることが示唆された場合、または作業があまり良くない場合は、どのように改善するかについて簡単な文章を書いてください。すぐに応答する前に、感情を処理する時間を自分に与える必要があります。
- 必ず1〜2日以内に返信してください。
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方法2/4：学習におけるフィードバックを求める

自己紹介をしてください。 特に大学の教授である場合、教師は何百人もの学生に教えることができます。名（名と姓）、クラス、コースを含める必要があります。高校生の場合は、クラスや勉強の時期に関する情報が必要になります。このように、あなたはあなたが誰であるかについて考えるあなたの教師の時間を無駄にすることはありません、代わりに彼らはあなたが必要とする情報に応答するためにより多くの時間を費やします。
礼儀正しくしてください。 生徒は、教師に最初に送信されるメールに問題がある場合があります。「HelloTeacherSon」または「DearCoThanh」から始めることができます。先生があなたにメールを送ったとしても、以前よりも正式な言葉を使わないでください。トーンを標準に保ちます。「こんにちは、私のエッセイはどのようなものだと思いますか？最高のエッセイですね。」このように書いてください。「割り当ての要件を正しく理解しているかどうかはわかりません。エッセイ関連の質問がいくつかあります。
簡潔にしてください。 質問を正しく理解するためにコンテキストが必要な場合を除いて、質問のコンテキストのすべてを説明する必要はありません。たとえば、期限延長の可能性についてフィードバックを求めている場合、教師はその理由が必要になります。ただし、宿題について質問しているだけの場合は、犬が仕事をしているのがどれくらい遅れているのか、なぜ今すぐメールを送信したのか（提出日が近づいていない場合を除く）、または通知しない場合は伝えないでください。宿題とは関係のないもの。
テストまたは提出日の前夜まで待ってフィードバックを求めないでください。 提出が締め切られたときに教師が応答しないだけでなく、あなたが最後の最後まで彼らに相談するのを待っていたので、彼らは怒っているでしょう。直前の質問を送信する必要がある場合は、簡潔、具体的、そして申し訳ありません。このように、適切なタイミングでメールが表示される限り、教師があなたに返信する可能性が高くなります。
教師が必要とするファイル形式を使用してください。 通常、教師は紹介セッション中に、割り当てまたは電子メールで受け入れるファイル形式の種類を教えてくれます。たとえば、教師が.docファイルを指定する場合は、.dfまたは.pages形式を送信しないでください。疑わしい場合は、.rtfまたは.pdfを送信するか、先生に尋ねてください。
提出したエッセイやクイズについてフィードバックを求めてください。 教授にメールを送って礼儀正しくしてください。教授が学校で教えているなら、あなたは彼らに会いに来るか、約束をすることができます。「親愛なるコア教授、私は私のテストで期待したほどうまくいきませんでした。私が犯した間違いを案内してくれるので、次のテストを受けることができます。いいですか？」多くの場合、あなたの教授はこの要求に快適な方法で応答します。広告

方法3/4：原稿に関するフィードバックを求める

最初に知人にメールしてください。 効果的なフィードバックを受け取りたい場合は、あなたの知人、できれば友人や同僚が最適です。知人にメールでフィードバックを求めるときは、定期的にメールを送信してください。定期的に電話をかける場合は、おそらく電話をかける必要があります。同意することがわかっている場合を除いて、最初のメールで急いで原稿を送信しないでください（原稿を読んだことを聞いた人、または誰かがそれを読むのを手伝ってくれるように頼まれた場合）。
- 友人または同僚にメールを送信するかどうかに応じて、簡単な説明または要約を含めることができます。
専門家にメールしてください。 本当に専門的なアドバイスが必要な場合は、知っている専門家にメールを送信し、プロジェクトとフィードバックが必要な理由を説明してください。急ぐのではなく、丁寧に対応していただき、「お返事がない場合は承知しております」とお礼を申し上げます。彼らがあなたをサポートできない場合に備えて、あなたを助けるための時間と専門知識を持っている他の誰かを彼らが知っているかどうかさえ尋ねることができます。
予告なしに原稿を誰かにメールで送信しないでください。 あなたが彼らが助けた場合にあなたが支払うことを明確にしない限り、受信者は通常そのような電子メールに応答しません。彼らが有名な著者であるならば、彼らは非常に多くの同様の電子メールを受け取ったので、そのような電子メールに返信しませんでした。代わりに、最初に友人、同僚、教授などに目を向けてください。彼らはあなたを助け、あなたをサポートすることを熱望しています。
フィードバックから何を受け取りたいかを具体的に説明してください。 ポジティブなフィードバックが必要な場合は、読者に知らせてください。詳細情報、ローカル情報またはグローバル情報が必要かどうか、または適切に記述された、文法的に正しい、または適切に構造化された応答が必要かどうかを伝える必要があります。これは、読者が彼らに何を期待するかを知るのに非常に効果的です。
- 肯定的なフィードバックが役立つはずです。あなたの読者が彼らが特定のものを愛する理由を説明するならば、あなたはあなたの原稿について多くを学ぶでしょう。
- 否定的なフィードバックを受け取った場合は、応答する時間を取ってください。彼らがあなたの友達なら、たぶん彼らはあなたを助けたいだけなのかもしれません。彼らが専門家であれば、どんなに怒っていてもイライラしていても、否定的な反応をしないでください。代わりに、彼らのサポートに感謝し、先に進んでください。しばらくすると、コミュニケーションの方法が機能していなくても、フィードバックが役立つことがわかるでしょう。
読者に応答する時間を与えます。 新しいドラフトに関する詳細なフィードバックを要求している場合は、1日または1週間での応答を期待しないでください。読者はそのような長い原稿を編集するのに時間が必要です。原稿の提出期限がある場合は、読者に知らせてください。特定の日に編集を送信できるかどうかを尋ねることもできます。彼らには自分たちの生活と義務があることを忘れないでください。
ご協力ありがとうございました。 友達に頼ったら、チョコレートの箱のような贈り物を買うか、必要なときに助けてもらうことができます。彼らが専門家である場合は、感謝のメールを書いて、彼らのサポートと時間を感謝していることを知らせることができます。読者に感謝することを忘れると、読者は利用されている、または評価されていないように感じる可能性があり、将来あなたを助ける意欲が低下します。広告

方法4/4：顧客からのフィードバックの要求

あまり多くの質問をしないでください。 今日の顧客は、多くの企業による非常に多くの調査に圧倒されています。質問が多すぎる場合、顧客がメールを読んだときにすぐに削除することを確信できます。顧客に興味を持ってもらいたい場合は、1つか2つの質問をするだけです。
自由回答形式の質問をします。 はい/いいえの質問を使用する代わりに、より意味のある答えを提供する質問をしてください。「あなたの友達を紹介してもらえますか？」と尋ねる代わりに、「あなたの友達をどのように紹介しますか？」と尋ねるべきです。これらのタイプの質問は、はい/いいえの質問よりも有益な答えを提供します。
あなたがすぐに彼らに戻ることをあなたの顧客に知らせてください。 これにより、顧客は、誰も読んだり気にしたりしないメールボックスに送信されるのではなく、自分の意見が高く評価されると感じることができます。彼らがあなたが応答することを知っているならば、あなたはまた誠実なフィードバックを得るでしょう。
- 答えるときは、正直でプロフェッショナルになりましょう。今日普及しているインターネット文化では、プロ意識と誠実さを欠いて対応すると、企業の評判はすぐに失われます。
フラッシュなど、メールの読み込みを遅くするものを挿入しないでください。 接続が遅い場合、コンテンツを読み込めなくなったらすぐにメールを削除します。多くの場合、フィードバックはこれらの機能よりも重要であることを忘れないでください。
適切なフォントとフォーマットを使用してください。 メールを専門的かつ明確にデザインします。見苦しい写真とComicSansフォントを含むメールは、通常、クライアントを感動させることはありません。代わりに、使用するフォントに躊躇する場合は、Times New RomanやArialなどの標準フォントを使用し、画質を確保してください。
メールが効果的にデザインされていることを確認してください。 単一列のコンテンツのフォーマットは、分割列フォーマットよりも効率的です。小さすぎないフォントを選択してください。ラップトップ、電話、またはタブレットに完全に表示されるように電子メールを設定する必要があります。多くの人が自分の電話でメールをチェックするため、メールを適切にフォーマットする必要があります。広告