著者:
Monica Porter
作成日:
13 行進 2021
更新日:
1 J 2024
コンテンツ
ビジネスレポートは、今日のビジネスオペレーションを伝達するための最も効果的な手段の1つです。それらの幅広い目標にもかかわらず、それらは一般に、企業または個人が重要な決定を行う必要がある場合に使用されます。効果的なビジネスレポートを作成するには、まずそれらが何であり、どのように使用できるかを理解する必要があります。
手順
パート1/2：書き込むレポートのタイプを決定する
アイデアを提示します。 これはタイプです 説明レポート/提案。これらのレポートは、通常、要約と内容の2つの部分で構成される、企業の主要な管理者または意思決定者への推奨事項を作成するために使用できます。要約はあなたの提案を強調しています。コンテンツ（本文）セクションでは、メリット、コスト、リスクなどをさらに分析します。付属しています。
- 自分の部署に3Dプリンターを提供したいとします。上司にこのデバイスの購入を承認するように説得するには、説明/推奨レポートを作成して、管理者に正式に請願する必要があります。
特定の機会に関連するリスクを説明してください。調査報告 特定の行動方針に関連するリスクの程度を判断するのに役立ちます。このタイプのレポートは、企業が起こりうる結果を予測するのに非常に役立ちます。紹介、調査内容、結論が含まれています。イントロダクションでは、検討中の問題に焦点を当てています。調査内容は、調査の事実と結果を議論するために使用されます。結論は、問題を要約するために使用されます。- 製薬会社Xが製薬会社Yと協力したいが、それでも懸念があるとします。 X社は、現在または過去の財政問題を抱える企業との協力を望んでいません。この会社は調査を実施し、調査報告書を使用して、Y社とその取締役の財務情報について詳細に話し合います。
特定の規制機関への準拠に関する情報を提示します。 これは コンプライアンスレポートは、企業がその責任を示すのを支援するために使用されます。これは、法律/規制の遵守と、統治機関（市、州、政府など）の前での合理的な企業支出を示しています。このレポートには、概要、レポートの内容、および結論が含まれています。イントロダクションには通常、レポートの主な内容の概要が含まれています。コンテンツセクションは、データ、イベントなどを表します。執行機関は知る必要があります。結論は要約するために使用されます。- たとえば、ネスルは、長年にわたってホスト国のポリシーと法律のガイドラインに従っていることを理事会に示す必要があります。その結果、彼らは年次コンプライアンスレポートを使用して、その年の活動について透明性を確保しています。
提案されたアイデアまたはプロジェクトの実現可能性の提示。 アイデアが実用的であるかどうかを判断するために使用される探索レポートは、 可能なレポート。このレポートは、レポートの概要と内容の2つの部分で構成する必要があります。内容には、メリット、考えられる問題、関連するコストなどが示されています。提案されたアイデアの。企業は、実現可能性レポートを使用して、次のような質問を調査できます。- このプロジェクトは予算内で完了することができますか？
- このプロジェクトは利益を生むでしょうか？
- このプロジェクトは、割り当てられた時間枠内に完了することができますか？
調査研究結果の発表。調査研究報告 1つまたは複数の問題に関する研究を提示する。これは通常、特定の主題の詳細な調査であり、要約、紹介、調査方法、得られた結果、結論、および推奨事項のセクションを含める必要があります。関連する研究もこのレポートに含める必要があります。- たとえば、会社が従業員ロビーでの喫煙を禁止するかどうかについて全社的な調査を行う場合があります。オペレーターは調査研究報告書を作成します。
継続的な監視を通じて、会社のポリシー、製品、またはビジネスプロセスの改善を支援します。 週、月、四半期などの一定の間隔で作成され、 定期報告 パフォーマンス、損益、またはその他の基準は、特定の期間にわたって詳細に確認できます。- たとえば、医薬品の営業担当者は、毎月、セールスコールの数をまとめたテーブルを作成する可能性があります。
特定の状況について報告します。 一定の期間とは対照的に、特定の状況が必要です 状況を報告する。ここでの状況は、セミナーから得られた情報のように単純な場合もあれば、自然災害への対応について報告する場合のように複雑な場合もあります。このレポートには、概要、内容、結論のセクションが含まれています。イントロダクションを使用してイベントを特定し、レポートの内容でカバーされる内容を確認します。結論は、この状況で必要なコミットメントまたはアクションを述べるために使用されます。- たとえば、大嵐の後、統治機関は状況報告を必要とします。
問題または状況の解決策を提示します。比較レポート 特定の状況に対するいくつかの可能な解決策を検討してください。結果に基づいて、作家は特定の行動方針を提案します。通常、紹介、内容、結論の3つの部分で構成されます。はじめに、レポートの目的の概要を説明します。中央のセクションでは、状況または問題と考えられる解決策/オプションについて説明します。結論は、最良の解決策または代替案を明らかにします。
- 自動車メーカーのABCがアジアに工場を開設したいと考えています。会社のニーズに基づいて、レポートは選択を3か国に絞り込むことができます。次に、3か国の中でどれが最良の工場サイトであるかを結論付けます。
パート2/2：ビジネスレポートの作成
レポートの目標と形式を定義します。 レポートを通じて何を達成したいのかを自問してください。希望する目標に基づいて、上記のリストから適切なレポートタイプを選択します。
- 答えが何であれ、あなたはあなたの目標の簡潔さを確実にする必要があります。目標が明確でない場合、レポートは読者を混乱させるだけであり、おそらくその信頼性を損なうでしょう。
- たとえば、部門の広告予算を増やしたい場合です。次に、レポートでは、現在の予算と、より大きな予算を効果的に使用する方法に焦点を当てる必要があります。
聴衆を特定します。 読者には、部外者（会社で働いていない人）や内部関係者を含めることができます。ターゲットトピックに関する既存の知識または精通度を考慮し、レポートに表示される情報をどのように使用するかを検討します。
- 視聴者が誰であっても、会社や顧客にもたらすことができる金額ほど説得力のある結論はないことを忘れないでください。
- 自分の部署でジョブシェアリングプログラムを実行し、ここでの聴衆が最高人事責任者、最高経営責任者、および総支配人であると定義するとします。このプログラムに対する彼らの既存の関心のレベルを考慮してください。答えは、レポートのトーンを形作ります。会社がそのようなプログラムを検討したことがない場合、このレポートは戦略的かつ有益なものになります。反対の場合、レポートは情報量が少なく、説得力があるはずです。
何を学ぶかを決定します。 最も難しい部分は、書く部分ではなく、結論を導き出し、それをサポートするために必要なデータを収集することです。データ収集や市場分析など、多くのスキルが必要です。与えられたトピックについて十分な情報に基づいた決定を下すために、あなたと経営陣は何を知る必要がありますか？
レポートに適切なデータを取得します。 データを十分に調査することが重要です。そうしないと、レポートの信頼性が失われる可能性があります。データ収集自体は、作成するレポートの種類によって異なります。選択したデータパラメータが簡潔で、レポートのポイントと一致していることを確認してください。
- データは内部情報にすることができます。つまり、データをすばやく収集できます。たとえば、1回の呼び出しで営業部門から売上高を取得できます。つまり、データを取得してレポートにすばやく取り込むことができます。
- 外部データは内部に保存することもできます。特定の部門が顧客分析データを収集している場合は、それらの部門に問い合わせてください。その調査を自分で行う必要はありません。業種によって一貫性はありませんが、多くの場合、ビジネスレポーターは直接調査を行う必要はありません。
- 説明/提案レポートを書いているとしましょう。次に、提案から得られるすべての利点を調査し、それらの調査をレポートに組み込む必要があります。
レポートを整理して作成します。 レイアウトの選択方法とレポートの作成方法は、目標によって異なります。たとえば、コンプライアンスレポートのレイアウトは、実現可能性レポートのレイアウトとは異なります。レポートをどのように整理するかが決まったら、コンテンツから始めることができます。
- 関連データを別々の部分に分解します。ビジネスレポートは、大量のデータや情報で混乱することはありません。データを個別に整理することは、ビジネスレポートを成功させるための鍵です。たとえば、販売データを顧客分析データから分離し、それらに個別の見出しを設定できます。
- レポートを関連する見出しで配置します。これは、独立した調査のようにすばやく表示できますが、同時にレポートの根本的な目的をサポートします。
- 一部のセクションは分析または他の入力に依存する場合があるため、分析の結果を待つ間、各部分で個別に作業することがしばしば可能です。
具体的な提案で結論を導き出します。 行われた結論は明確であり、レポートに示されているデータを注意深く検討した結果である必要があります。必要に応じて、これらの結論に基づいて最善の行動方針を明確に提案します。
- すべての目標には、具体的で測定可能なアクションが含まれている必要があります。新しい計画を完了するために必要な仕事の説明、スケジュール、または費用の変更を書き留めます。各主張は、直接的な新しいアプローチ、つまりレポートで概説されている目標/解決策の達成に役立つアプローチを提示する必要があります。
プロジェクトの概要を書きます。 プロジェクトの概要は、レポートの最初のページである必要がありますが、最後に書く必要もあります。この要約は、研究結果と結論、および読者が完全なレポートを読み続けることを選択した場合に提示される内容の非常に簡単な概要を示しています。それは映画の予告編や学術記事の要約のようなものです。
- エグゼクティブサマリーは、忙しい取締役会のメンバーが読むのはほとんど唯一のものであるため、上記の名前が付けられています。上司にとって重要なすべてのものをここに提示します。最大200〜300語です。彼らがもっと知りたいのであれば、残りはもっと綿密に調べるかもしれません。
必要に応じて、使用するデータにインフォグラフィックを使用します。 場合によっては、チャートまたはグラフを介して定量的データを提示すると役立つことがあります。プレゼンテーションで色を使用すると、より多くの注目を集め、情報を区別するのに役立ちます。可能な限り、箇条書き、数字、またはフレームデータを使用して、読みやすくします。このようにして、レポートの残りの部分からデータを分離し、それが何を意味するかを示します。
- 全体として、視覚効果は大きな要因であり、テキストや図自体が比較的乾燥している可能性がある場合、ビジネスレポートをより面白くします。ただし、行き過ぎないでください。適切で必要な場合にのみ使用してください。
- テキストでいっぱいで、表や図が含まれていないページは、疲れることがあります。そこにコンテンツをフレームに入れてください。情報ボックスは、プレゼンテーションを効果的に要約することもできます。
必要に応じてソースを引用します。 実施している研究の種類によっては、情報源を説明する必要がある場合があります。ビジネスレポートのドキュメントページまたは参照ソースの目的は、他の人が必要に応じて詳細を調べたりデータを見つけたりできるように、情報のソースを提供することです。
- 業界に応じて、引用のレポートに適切な形式を使用してください。
もう一度読んでください。 スペルや文法の誤りにより、読者はレポートに十分な努力を払っていないと感じ、研究結果の信頼性に疑問を抱く可能性があります。さらに、情報を明確かつ簡潔に提示するようにしてください。
- たとえば、派手な言葉をやりすぎたり、非常に長い文を使用したりしないでください。
- スラングの使用は避けてください。
- レポートと読者の両方が特定の業界に密接に関連している場合は、技術的な専門用語または用語を使用できます。しかし、注意してください、それらをやり過ぎないでください。
- 一般に、ビジネスレポートは受動的な形式で記述され、受動的であるほど優れている数少ないケースの1つです。
- 書いた瞬間から慣れ親しんでいると、作品を読み直すときにエラーを見逃してしまうことがよくあります。部屋に他の誰かがいて、成功を報告したいと思っている人に読んでもらうことを検討してください。受け取ったフィードバックを受け入れてください。上司ではなく同僚がエラーを指摘したほうがいいです。各コメントを確認し、レポートを書き直します。
目次を作成します。 ビジネスレポートをできるだけ正式にフォーマットし、簡単なフォローアップと迅速な読み取りのために目次を作成します。重要なセクションすべて、特にガバナンスの要約と結論を含めます。
ビジネスレポートの表紙を作成します。 十分に調査された優れたレポートを完成させるための最良の方法は、それを適切にカバーすることです。あなたはバインダー、袖口または良い紙を使うことができます。ここで重要なのは、ビジネスレポートは人目を引く、目にやさしい、読者の興味をそそるのに十分なものでなければならないということです。
- これは、レポートに含まれるすべての表とグラフにも当てはまります。
