会社に苦情の手紙を書く

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ステップに
方法1/3：苦情の手紙を書く
方法2/3：正しいトーンとフォーマットを使用する
方法3/3：フォローアップ
チップ
警告

苦情の手紙を書くことは、ほとんどの人がいつかしなければならないことです。会社の製品やサービスに不満がある場合でも、通常は、しっかりしているが丁寧な苦情の手紙を通じて、相互に有益な方法で問題を解決することができます。苦情会社を書くことは難しいことでも怖いことでもありません-あなたはただ事実を明確にそして丁寧に述べて解決を求める必要があります。

ステップに

方法1/3：苦情の手紙を書く

あなたの手紙をカスタマーサービス部門に宛ててください。 苦情の手紙を書く場合、その手紙を会社の顧客サービス部門に送ると、成功する可能性が最も高くなります。カスタマーサービス部門は苦情の処理に慣れており、あなたの手紙は効率的かつ効果的に処理される可能性があります。
- カスタマーサービスのマネージャーまたはディレクターの名前を見つけて、彼または彼女に個人的に手紙を送るようにしてください。親愛なるあなたの手紙を始めてください お客様 または 夫人。その後に姓が続きます。カスタマーサービスマネージャーの名前が見つからない場合は、次のように書いてください。 親愛なるサー/マダム.
- カスタマーサービスの住所は、会社のWebサイト、会社の販促資料、販促資料、または製品のパッケージやラベルで見つけることができるはずです。
あなたの手紙の要点をすぐに理解してください。 あなたの手紙の最初の行は、あなたが手紙を書いている理由とあなたの苦情が正確に何であるかを明確に述べるべきです。購入またはサービスを受けた日付、時刻、場所、関連するシリアル番号またはモデル番号など、関連する事実をできるだけ多く提供してください。
- 手紙の受取人は5秒以内に手紙の要点を特定できるはずなので、長くて一貫性のない紹介は避けてください。
- 冒頭の文の後の段落に状況に関する詳細や説明を含めることができますが、最初の行はすぐにできるだけ明確に苦情に注意を向ける必要があります。
- たとえば、オープニングラインは、「7月15日に会社から購入したヘアドライヤーの破損について、Aストリートの場所であるExampleCityで文句を言うために書いています」のようになります。
あなたが見たいと思う結果または救済策を具体的に述べてください。 交換、返金、修理、またはその他の形式の補償が必要な場合は、2番目の段落にその旨を明記してください。これは、フォームレターを受け取らないようにし、受信者に開始するための何かを提供するのに役立ちます。
- コメントではできるだけ建設的になり、会社との関係を継続するのに役立つ方法を提案してください。返済やその他の補償を求め、同時に他の会社に引っ越すつもりだと言っても、彼らは問題を解決しようと強いられているとは感じません。
- 会社にもっと広い問題を解決してもらいたい場合は、それを手紙に含めてください。ただし、時間がかかる可能性があることを認識してください。
- 最初の手紙で訴訟を脅かさないでください。それはあなたが最終的に必要とする解決策かもしれませんが、最初に苦情の手紙を送り、返答を待ちます。
裏付けとなる書類のコピーを添付してください。 これには、領収書、保証書、送信した小切手のコピー、および必要に応じて写真やビデオが含まれます。すべての書類はあなたの手紙に含まれていなければなりません。
- あなたを確認してください コピー オリジナルではなく、添付したいすべてのドキュメントの。そうすれば、他の誰かに証拠を示さなければならない場合でも、重要な情報が失われることはありません。
- また、レターテキストに添付ファイルの正確な数を記載していることを確認してください。例：「同封されているのは、私の元の領収書のコピーと、ヘアドライヤーの保証書とシリアル番号情報のコピーです。」
問題を解決するために一定の時間を与えます。 問題を解決する正確な期間を提供するのに役立ちます。これにより、安心して問題を迅速に解決できます。
- 期限を設定することで、手紙を紛失したり忘れたりするのを防ぐこともできます。これは、あなたと会社の間のさらなるトラブルや恨みにつながる可能性があります。
- あなたが与える期間が合理的であることを確認してください。リクエストによって異なりますが、通常は1〜2週間で十分です。
手紙を丁重に終わらせてください。 受信者の助けに感謝し、問題を解決するためにいつどのようにあなたに連絡できるかを知らせてください。これにより、彼らの仕事がはるかに簡単になり、より効率的な結果を期待できるようになります。
- 手紙をで終わらせる 心から または敬具（後者はもう少し正式です）。「あいさつ」などの非公式の終了式は避けてください。

方法2/3：正しいトーンとフォーマットを使用する

礼儀正しくする. あなたは怒っているかもしれませんし、あなたは正しいかもしれませんが、失礼であることは受信者を守勢にするだけです。敬意を表して書き、脅迫的、怒り、皮肉なコメントは絶対に避けてください。あなたの手紙を読んでいる人は何が起こったのかについて直接責任を負わなかったことを忘れないでください、そして彼らは怒って非難する顧客よりもはるかに前向きで礼儀正しく礼儀正しい顧客を助けてくれるでしょう。
- あなたが書いている会社はあなたをターゲットにしていないことを忘れないでください。ほとんどの企業は、顧客を幸せに保つことに関心を持っています。
- 受信者を悪意があると想定するのではなく、あなたを助けたいと思っている人として扱うと、はるかに成功します。
- 激怒しているときは書かないでください。あなたの手紙を書く前に落ち着くのを待ってください。または、必要に応じて、蒸気がまだ耳から出ている間に手紙を書いてから、1〜2日待ってから送信してください。あなたはおそらく、物事を再定式化して優位に立つことを望むでしょう。
簡潔にしてください。 カスタマーサービスの担当者は1日に数百通の手紙を受け取る可能性があるため、読み始めたらすぐに何を扱っているのかを正確に把握できるように、すぐに要点を把握することが重要です。あなたの手紙が長すぎるか詳細である場合、読者はそれをグローバルに読み、最終的に正確な問題や望ましい解決策について明確な考えを持っていません。
- 過度の詳細や長いティレードや独白は避けてください。
- あなたの手紙を片側、または約200語未満に制限するようにしてください。
コマンドの尊重。 あなたの手紙に敬意を払うことは正しいトーンを設定し、あなたの苦情が真剣に受け止められるべきであることを会社に知らせます。これは、重大な経済的影響をもたらす可能性のある、より深刻な苦情に特に当てはまります。
- 敬意を払うには、言語の質、会社の権利と責任に関する知識、手紙の専門的なプレゼンテーションなど、さまざまなことが含まれます。
- これらすべてがあなたに信頼性を与え、それはあなたの手紙への反応にプラスの効果をもたらすはずです。
明確で正しい方法で手紙を整理します。 上記のように、専門的な方法で手紙を整理することは、あなたの苦情がどのように受け取られるかにプラスの影響を与えます。左上にあなたの名前、住所、日付を入れ、次にあなたが書いている人の名前または肩書きを、手紙の本文のすぐ上にある会社の住所。
- 常にコンピューターで文字を入力してください。これにより、読みやすくなり、見た目もすっきりします。手紙を手書きする必要がある場合は、手書きが明確で読みやすく、取り消し線の付いた単語やインクの染みがないことを確認してください。
- 署名を書くには、下に空のスペースを残してください 心から または敬具署名を入れることができる場所。このスペースの下に、はっきりと判読できるように名前を入力します。
- ほぼ同じサイズの段落を使用して、文字をきちんと整理してください。
スペルと文法を確認してください。 スペルや文法が間違っていると、苦情の受け取り方に悪影響を与える可能性があります。手紙を印刷する前に、必ずコンピュータのスペルチェッカーを使用するか、送信する前に他の人に読んでもらいます。

方法3/3：フォローアップ

設定した制限時間が経過するのを待ちます。 最初の手紙に記載されている期限が切れるまで、辛抱強く何もしないでください。この日付が過ぎても何も聞こえない場合は、電話または電子メールでフォローアップして、手紙が届いたかどうかを確認してください。会社に疑いの利益を与えることが常に最善です。
- それでも手紙に関する情報を受け取っていない場合、または受け取ったが状況が十分に処理されなかった場合は、上位の誰かに苦情を送ることで続行できます。
コマンド構造で上向きに作業します。 カスタマーサービスのディレクターとの取引に失敗した場合は、上位にランクされている人を見つけて、その人に手紙を書いてみてください。カスタマーサービス担当者からディレクター、副会長、CEOに至るまで、はしごを上るたびに、前のレベルでの通信を追加します。そうすれば、会社の新しい営業担当者は何が起こっているのかを知ることができ、訴訟なしで問題を解決できる可能性があります。
- 真っ直ぐ上に行くよりも、丘を上る前にカスタマーサービス部門から始める方が良いでしょう。これは、カスタマーサービス部門がこの種の苦情を処理する経験が豊富であり、CEOへの手紙がとにかくこの部門に転送される可能性が高いためです。
- もしそうなら、カスタマーサービス担当者は彼らの頭を乗り越えようとするために不利な光の中であなたに自動的に会い始めるかもしれません。
- CEOまたはゼネラルマネージャーに手紙を書いている場合、彼らはおそらくまだ事件について知らないので、それは非常に明確で、簡潔で、よく書かれている必要があることを忘れないでください。
訴訟を起こしたい場合は、弁護士に相談してください。 彼または彼女は何をすべきかを知っているでしょう。法的措置は最後の手段であり、手紙の中ですぐにそれを取り上げると、否定的な口調になり、補償の請求を回避するリスクがあることを忘れないでください。彼らがあなたがブラフしていることに気づいた場合、それはあなたにとってネガティブになることもあります。

チップ

書く前に、何が起こったのかを考えてみてください。あなたがすべてについて考え、あなたが望むものとあなたがそれをどのように求めたいかを正確に知ったら、あなたはあなたの手紙を書く準備ができています。
あなたの名前、住所、電子メール、電話番号（可能であれば自宅、職場、携帯電話）が手紙に記載されていることを確認してください。また、読者の詳細を尋ねて、苦情の進捗状況を両方とも最新の状態に保つことができるようにします。
もう一度読んで、すべてが真実で、誠実で、検証可能であることを確認してください。
誓わないでください。あなたが補償または解決策を望んでいることを忘れないでください、そしてあなたの読者を怒らせることはそれに貢献しません。より強力な言語を使用したい場合は、受動態を避け、より直接的で説明的な言葉を使用してください。多分あなたは ショックを受けた または感じさえ嫌悪、単により強い言葉 がっかり.
苦情を書面で提出することは、会社に電子メール、ファックス、またはブログやWebサイトでのコメントを送信するよりも強力な効果があります。ほとんどの企業は、正式な書面による苦情をより優先して処理します。
特定の人について不平を言うために書いている場合は、手紙をその人の欠点に限定し、組織全体について不平を言わないでください。会社の方針について不平を言うために書いている場合は、聞き手や方針を侮辱しないでください。問題とその解決方法を述べてください。
宣誓の下で証人陳述書を送らないでください。実際、あなたが最終的に法廷に行くと思うなら、あなたはおそらく証言だけでなく彼女の名前も差し控えたいでしょう。また、法廷に行くことはおそらく安くはないことを覚えておいてください。ほとんどの場合、非公式に、またはせいぜい紛争委員会を通じて合意に達する方がよいでしょう。
あなたが苦情を提出して、他の人がその特定の会社と同じ状況にあったかどうか見ることができる消費者のウェブサイトがあります。
すべての通信文と手紙が送られた日付のコピーを保管してください。