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• 方法1/1：カスタマーサービスにメールを書く

クライアントがさまざまなビジネス上の問題について会社やメーカーに連絡する必要があるさまざまな状況があります。しかし、カスタマーサービスにメールを送信するときが来ると、困惑する人もいるかもしれません。それらは通常紙の形で書かれているので、そのような手紙を電子形式で書く方法についての質問がしばしば起こります、そして一般的に受け入れられている基準はこのタイプの手紙に最も頻繁に適用されます。これらの基準は業界、地域、文化によって異なりますが、ヘルプデスクに送信される電子メールが効果的であることを保証するための一般的なガイドラインがいくつかあります。これは、以前にこのタイプの電子メールに出くわしたことがある人からのトップの推奨事項です。

ステップ

方法1/1：カスタマーサービスにメールを書く

1. 1 ウェブサイトを確認してください。 メールを送信する前に、会社が問題をまだ解決していないことを確認してください。これはあなたを含むすべての人の時間と労力を節約し、大いに感謝されます。
   • あなたがサイトをチェックしている間、最高のコミュニケーションチャネルを探してください。電子メールは常に最良のチャネルであるとは限りません。これらの会社の方針を尊重し、別の方法で連絡する必要があります。多くの企業が電話サポートや私書箱などの追加サポートサービスを提供しています。
2. 2 インターネットで専用のオンラインリソースを検索します。 多くの企業は、配送の追跡、返品の追跡、技術サポートなどの特別な問題のためにカスタマイズされた電子メールアドレスを提供しています。提供された通信チャネルの使用は、会社の一般的な電子メールへの標準的な手紙よりもはるかに効果的である可能性があります。さらに、提供されたコミュニケーションを無視すると、会社とのリンクプロセスにかなり時間がかかる可能性があります。
3. 3 サポートレターには、個人を特定できる情報を含めてください。 会社は、購入した製品またはサービス、購入日、および製品またはサービスの配送予定日を知る必要があります。会社はまたあなたの自宅の住所と購入したアイテムの数を知る必要があるかもしれません。これらすべてがメールに記載されていることを確認してください。
4. 4 適切なトーンを使用してください。 一部の専門家は、エチケットに関係なく書かれたカスタマーサービスへの手紙は無視されるかもしれない、またはそれらの有効性ははるかに低くなるだろうと指摘します。過度に挑発的な発言を使用せずに、あなたの教育と知識のレベルを示す特定のスタイルの文章に固執するようにしてください。
5. 5 直接欲しいものを聞いてください。 多くのベテランのカスタマーサービスの電子メールライターは、あなたの期待について率直であることが最善であると感じています。会社はあなたの要件に同意する場合と同意しない場合がありますが、明確な情報を提供することにより、会社の代表者があなたの視点を理解するだけでなく、顧客サービスにおけるすべての新たな問題、製品、またはその他の問題についてあなたの意見を示すのに役立ちます。
   • 会社の方針の詳細をご覧ください。リクエストを作成するときは、最初に調査を行って、どの要件が満たされる可能性が最も高いかを理解できます。発生した問題をどのように解決するかはあなた次第ですが、会社の立場を理解することはあなたのメッセージをより効果的にするのに役立ちます。