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• ステップに
• 方法1/2：パート1：適切なスキルを持っている
• 方法2/2：パート2：代表的であること
• チップ
• 警告

訪問者を受け入れるすべての会社は受付係を必要とします。受付係とは、会社や機関のカウンターで来店者を迎える人のことです。通常、訪問者が最初に会うのはこの人であり、ご存知のように、第一印象は常に非常に重要です。受付担当者は、訪問者を丁寧に受け取り、電話または電子メールで正しく回答する必要があります。それは、いわば会社のコーリングカードです。

ステップに

方法1/2：パート1：適切なスキルを持っている

1. 優れた組織力を持っている。 受付係として、あなたは会社の名刺です---あなたは顧客が最初に話す人であり、従業員が情報と計画のために来る人です。電話に出たり、訪問者を紹介したりするだけでなく、顧客とのやり取り、あらゆる種類のイベントの開催、予定の手配などが必要になることがよくあります。これには多くの責任が伴うため、受付係としてのあなたができるようによく整理されていることが重要です。同時にいくつかのことをします。できます。同時に複数のタスクを引き受けて正しい順序で完了することができない場合は、受付係として長くは続かないでしょう。
   • 整理するための良い方法は、使用できるアーカイブシステムに投資することです。上司、同僚、顧客が必要とする可能性のある書類や情報を知っておくことが重要です。このすべての情報を、コンピューターのデスクトップまたは紙のさまざまなフォルダーに保存します。自分に最適な方法でシステムを整理します。そのためにネオン付箋が必要な場合は、それでも構いません。
   • 組織化されているということは、自分自身をやる気にさせることができるということでもあります。誰かが何かをする方法を教えたり、正しい軌道に乗せたりする必要はありません。よく整理されていれば、1日に完了する必要のあるタスクと、優先されるタスクを正確に把握できます。
   • 同僚、請負業者、営業担当者、救急隊などの電話番号が（たくさん）手元にあることを確認してください。特定の時間にすべての電話番号が必要になります。電話番号を特別なコンピュータプログラムまたはRolodexに保存します。
2. 少し技術的な知識があることを確認してください。 受付係が対処しなければならない最も重要な技術は電話であり、それに関連するすべてのボタンと回線です。コンピュータスキルも不可欠です。ほとんどの受付係は、電子メールの送信方法を知っており、ワードプロセッサの使用に長けている必要があります。スプレッドシートを作成し、勤務先の会社に固有のプログラムを使用する方法を知っている場合にも役立ちます。
   • ほとんどの場合、コピー機、スキャナー、およびプリンターを処理できる必要があることを覚えておいてください（そして、これらのデバイスを操作するときに同僚が経験する問題のトラブルシューティングを行います）。使用している機器の種類がわかっている場合は、最も一般的な問題を解決できるように、マニュアルを詳しく調べてください。
3. 信頼できる。 受付係は常に自分のデスクにいることが期待されています。誰も電話に出ない場合、または待ち時間が非常に長い場合、会社は悪い名前になります。信頼できることを最優先にします。上司があなたを信頼できることを知っていて、あなたがいつでも助けてくれることを知っているなら、あなたは自分自身を不可欠にします。
4. 良い聴衆になる。 受付係になるための重要な部分は、電話で、顧客がデスクで質問したとき、または情報があなたに渡されたときに、他の人の話を聞くことです。あなたが聞き上手であれば、より効率的に仕事をすることができます。誰かがあなたに何を求めているかをすぐに理解すれば、問題をより簡単に解決でき、顧客を支援できる部門に紹介することができます。
5. すべてをメモします。 上司から何かをするように頼まれたら、詳細をメモします。顧客が電話をかけるときは、必ず情報（名前、連絡先の詳細、必要なものなど）を書き留めてください。メモは、整理された状態を保ち、1日に発生するすべての小さなことを思い出させるのに役立ちます。ノートまたはノートにメモを書き留めて、常に携帯してください。特に5時間前に電話をかけた人が何を望んでいたのかを知りたい場合は、それがどれほど便利であるかに驚くでしょう。
   • 必ずメッセージを詳しく書き、書いたものを読んでください。メッセージや連絡先の詳細を書き留めるときに繰り返して、正しい情報があることを確認します。
6. 「おはようございます、____（会社名）から____（あなたの名前）に話しかけています。どうすればお手伝いできますか？」などの標準的な挨拶で丁寧に電話に出てください。1、2回鳴ったら必ず電話に出てください。1分以上（思ったより長い時間）人を保留にするのは問題ありません。
   • 電話をかけている人が求めている人の名前を注意深く聞いてください。確認したい場合は繰り返します。理解しにくい場合は、発信者が名前を綴ることができるかどうかを尋ねます。
   • 「ちょっと待って、スミスさんにお伝えします」などの定型文で会話をきちんと転送します。または、その人が会話中の場合：「ミスタースミットは現在会話中です。待ってください。それともメッセージを伝えますか？」発信者に丁寧に感謝し、通話を転送します。
7. 他の訪問者と同じプロ意識と礼儀を持って小包配達人に挨拶します。 あなたは配達のために署名しなければならないかもしれません。署名が読みやすいことを確認してください。配達員は、パッケージを置く場所の指示を必要とする場合があります。そのような問題については、必ず適切な従業員に連絡してください。
8. 効果的かつ丁寧にビジネスに来る顧客を受け入れます。 訪問者が彼らが誰で、誰を探しているかをあなたに伝えた後、あなたはその人とつながり、誰がそこにいるのかを彼らに伝えます。これに使用できる標準的な文は、「スミットさん、XYZb.v。のヤンセンさんが2時の予定のためにここにいます」です。常に姓名と、それらが表す会社を指定するようにしてください。彼/彼女に約束があるかどうか尋ねるのは役に立ちます。その後、スミット氏は、顧客をどこで待たせるか、そしてそれがどのくらいかかるかについて、さらに指示を与えます。次に、訪問者に「ミスタースミットはすぐにそこにいます」と伝えることができます。または：「スミット氏は、会議を終了し、5分以内にそこにいると言っています。座ってください」。

方法2/2：パート2：代表的であること

1. 前向きな姿勢を持ってください。 前述のように、受付係は会社の名刺です。顧客は最初にあなたに会い、オフィスに来られない人からの質問に答えます。酸っぱい顔や不機嫌そうな顔で迎えられたくない人はいないでしょう。いつも笑顔で元気な性格を持ってください。彼らがあなたの神経質になったとしても、難しい顧客に我慢してください。
   • あなたが非常に難しいクライアントを持っているとしても、あなたは強くて幸せな性格を持っていることを思い出してください。彼らがあなたに彼らの欲求不満を取り除いていることを自分に言い聞かせてください、しかしあなたが彼らに対応するために最善を尽くす限り、あなたは何か悪いことをしている人ではないことを知ってください。爆発するよりも冷静さを保つ方が良いです。
2. あいさつを用意してください。 お客様に親しみを込めて挨拶することは常に重要です。あなたが顧客を助けることができる前に何かを終えなければならないとしても、彼らが見られたことと彼らが助けられることを彼らが知っているように彼らに挨拶することは重要です。
   • たとえば、「おはようございます。座っていただければ、私はあなたと一緒にいます！」と挨拶することができます。
3. 礼儀正しくしてください。 敬意を払ってください。今日のオフィスに足を踏み入れるのに最も重要な人物であるかのように、全員を扱います。これはあなたの仕事です-あなたが今朝交通渋滞で何時間も過ごしたことや、あなたが新しい革の靴にコーヒーを注いだことを誰も気にしません。個人的な心配事は家に置いておきましょう。顧客に快適に感じさせ、あなたと話すことを楽しんでください。
4. ドレス代表。 あなたは会社を代表しているので、きちんと見なければなりません。企業文化に合った服に投資しましょう。特定の種類のビジネス（たとえば、衣料品ブランド）の受付係である場合は、そのブランドの衣料品を着用することをお勧めします。ファッションやその他の要素が重要な場所で働く場合を除いて、保守的な傾向があります。
   • あなたの会社が衣類に関して特定の規制を持っているかどうかを確認してください。あなたの会社はフォーマルな作業服で大丈夫かもしれませんが、あなたを決して覚えていません に フォーマルな服装（スウェットパンツは評価されない場合があります）。
5. いつもきれいに見えます。

チップ

• 個人的なものを仕事から切り離してください。それはまたあなたが仕事で個人的な会話や電子メールを処理しないことを意味します。 IT部門は、コンピューターのアクティビティを監視できます。
• マネージャーに親切にして、何もすることがないときにマネージャーを助けることができるかどうかを確認してください。
• 誰があなたの給料を払うかを覚えて、常に彼らを尊重してください。
• トイレに行く必要があるとき、昼食に出かけるとき、休暇中などに、机や電話を監視できる人を見つけましょう。そうすれば、戻ってきたときに怒っている人があなたを待っていることはありません。
• あなたが何かを手伝うことができるかどうか同僚に尋ねてください。あなたは不平を言うことによって敵よりも助けることによって友達をより良くすることができます。
• メールの処理も仕事の一部であることがよくあります。初日に、どこに行く必要があるのか​​、誰がいつ配達するのかをすぐに把握します。
• 常に新しいタスクを学ぶことをいとわない。多様性はあなたに多くをもたらすことができます。
• メッセージを重複して書き、メッセージの対象となる人にコピーを渡します。または、日記を使用すると、特に名前や電話番号を探している場合に、物事を見つけやすくなります。

警告

• 「私はしません」と決して言わないでください。その後、あなたはすぐにあなたの仕事を失うでしょう。
• いいふりをしないでください。人々はそれを通して直接見ます。真に興味を持ち、礼儀正しく、敬意を持ってください。これができない場合は、受付係になるべきではありません。あなたは会社の評判を落とします。それからむしろあなたが公の場で出てくる必要がないオフィスの仕事を探してください。
• 顧客や発信者と議論しないでください。彼/彼女を上司に紹介してください。