誤解を防ぐ

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ステップに
パート1/3：明確にコミュニケーションする
パート2/3：聞き上手になる
パート3/3：電子通信
チップ

誤解は面白くてイライラすることがあります。誤解を減らしたい場合は、はっきりと話し、何も想定しないでください。あなたが理解されていることを確認するために人に確認してください。電子的に通信するときは、明確、簡潔、そして有益な情報を提供してください。聞き上手であることは、誤解を避けるのにも役立ちます。会話に注意を払うことで、誤解を招く可能性を減らすことができます。

ステップに

パート1/3：明確にコミュニケーションする

あなたが話す前に考えます。 最初に何を言うかを考えると、考えを整理し、意味のあることを言う準備をするのに役立ちます。特に重要な会話をしようとしている場合は、自分の言いたいことが言えるように言葉を整理してください。
- あなたの態度と口調は多くを伝えることができることを忘れないでください。主題への注意を制限し、主題から逸脱しないようにしてください。
- 言いたいことを言うのが難しい場合は、言いたいことを忘れないように、いくつかのポイントを書き留めてください。
- 話す前に意識的に休憩してください。私たちはしばしば会話に真っ向から突入する傾向がありますが、話す前に意図的に一時停止して考えを整理することで、コミュニケーションが明確になり、傍観者が喜んで耳を傾ける可能性が高まります。
注意を引く。 人の注意を引くということは、その人があなたの言っていることに耳を傾け、理解していることを確認することを意味します。アイコンタクトを取り、その人が聞いていることを確認します。他の人が気を散らしたり、何か他のもので忙しい場合は、彼らの注意を求めるか、別の時間を試してください。他の人が気を散らしているように思われる場合は、「必ず理解してもらいたい」または「十分に注意していただければ幸いです」と言って注意を促してください。
- 気が散っているように思われる場合は、後で話ができるようになったら話をするように伝えます。
- たとえば、誰かと話す必要があるが、彼らが何か他のことをしている場合は、あなたが話す必要があること、そしてあなたが彼らの注意を引きたいことを彼らに知らせてください。
- 注意を引くために誰かに怒鳴ったり声をかけたりしないでください。可能であれば、その人のところに行き、個人的に話しかけてください。
あなたの仮定を確認してください。 あなたは誰もがあなたの言うことやあなたが彼らに何をするように頼むかを理解していると仮定することができますが、念のために、その人が確信していないかもしれないことを明確にしてください。たとえば、指示を与える場合は、その人が準備するために他に何をする必要があるかを説明します。あなたは誰かの知識やスキルを過大評価または過小評価する可能性があるので、あなたはよりよく尋ねます。
- これは、あなたとは異なる文化の人と話すときに特に当てはまります。あなたは彼らが専門用語や他の言語を理解していると思うかもしれませんが、尋ねることは害はありません。誰かが混乱しているように見える場合は、それをよりよく説明するようにしてください。
礼儀正しくしてください。 コミュニケーションにおいて礼儀正しくなるということは、オープンで、正直で、親切であることを意味します。受動的攻撃的、皮肉的、または話している相手に害を及ぼす可能性のあることは何も言いません。親切で、あなたが何を意味するのかを理解しやすい方法で言うことに焦点を合わせてください。邪魔をしたり、失礼になったり、他人を軽蔑したりすると、効果的にコミュニケーションをとることができなくなります。
- 皮肉は簡単に誤解される可能性があります。面白いかもしれませんが、実際の意味とは逆のことを言うと、誤解を招く可能性があります。人々はあなたが実際に何を意味するのかについて混乱する可能性があります。皮肉も意図せずに意味することがあります。
理解を確認してください。 その人があなたを理解していることを確認してください。これを行うには、「それは明確ですか？」または「質問がありますか？」と尋ねるだけです。これにより、その人は疑問や懸念を表明する機会が得られます。
- これにより、人々は安心して質問したり、説明を求めたりすることができます。
- 指示を与えるときは、その人に繰り返してもらい、理解できるようにします。
- 場合によっては、簡単な要約を提供することが適切です。
  - 例：「明確にするために、最初にRamakerアカウントに取り組み、次に通信の問題を修正する方法について簡単な会議を行います。分かりましたか？」
ファローアップ。 コミュニケーションを取っている相手に連絡して、明確にコミュニケーションを取っていることを確認します。たとえば、メールを送信した場合は、「お元気ですか」と尋ねる別のメールを送信します。質問がありますか？「誰かと話したことがある場合は、数日後に聞いてください」と確認してください。すべてが良いですか？」
- 間違ったコミュニケーションをしたと思われる場合は、この瞬間を使用してすべてを明確に伝え、混乱を招く可能性があるものを明確にしてください。

パート2/3：聞き上手になる

ボディーランゲージを理解する。 コミュニケーションの多くは非言語的です。それに注意してください。それは非常に重要です。アイコンタクトを維持し、自分のアイコンタクトまたは他の人のアイコンタクトの変化に注意してください。人の姿勢や表情に注意を払い、矛盾がないか確認してください。違いに気付いた場合は、もう一度質問するか、説明を求めてください。
注意深く耳を傾ける。 誰かが話しているときは十分に注意を払ってください。多くの人は次に何を言うかを考えようとしますが、話している人と関わり続けます。人々は聞いて理解したと感じたときにそれを高く評価します。これを行うための最良の方法の1つは、積極的に耳を傾けることです。あなたの体を彼らの方に向け、彼らの方に寄りかかってください。（携帯電話などで）気を散らさないで、その人と一緒にいてください。
- その人の言う言葉を聞くだけでなく、その人の情報やコミュニケーションの仕方にも耳を傾けます。たとえば、感情的なことや不快なことについて話していると、その人の声が変わる可能性があります。
他の人を邪魔しないでください。 他の誰かが話している場合は、邪魔しないように最善を尽くしてください。他のことを追加したり言ったりする前に、その人に考えを終わらせてください。このようにして、あなたは自分が聞いていること、そしてその人が言っていることを大切にしていることを示します。あなたが頻繁に人々を邪魔する傾向があるならば、彼らは欲求不満を感じて、彼らが言いたいことすべてを言わないかもしれません。
- 誰かに考えを終わらせるということは、あなたが完全に耳を傾け、あなた自身の言葉に関心がないことを意味します。そうすれば、その人はすべてを共有することをより快適に感じるようになり、会話が脇に追いやられたために言いたかったことを忘れることがなくなります。
質問をする。 不明な点がある場合や、よくわからない場合は、必ず質問してください。「___の意味を明確にしますか？」または「___がわかりません。それを説明できますか？」
- その人がまだ話していて、邪魔したくない場合は、質問を書き留めて、質問するのを忘れないようにしてください。

パート3/3：電子通信

情報を整理します。 情報を伝えようとしている場合は、情報がその人に効果的に届くようにする必要があります。たとえば、イベントを計画している場合は、場所、時間、人々が持っていくべきものなど、重要な詳細を提供する必要があります。人々が取るべき明確な指示または手順を提供し、情報が明確であることを確認します。
- 情報や招待状を送信する前に、必要な情報がすべて含まれていることを確認してください。
使用する単語を減らします。 テキストメッセージや電子メールでコミュニケーションをとるときは、要点を理解してください。長いメールはあなたが伝えたいことを混乱させる可能性があります。たとえば、リクエストを行う場合は、ポイントに直接アクセスしてリクエストを行います。なぜリクエストを行う必要があるのかを言うことができますが、無期限に続行しないでください。必要なことを言って、すぐにメールを完成させてください。
- あなたが長いメールやテキストを書く傾向がある場合、人々はそれらを完全に読むのではなく、それらをフリックする可能性があります。長い文字から逃れることができない場合は、最も重要なものを一番上に置くことを検討してください。
- 電子メールは、顔の表情や声のトーンなどのソーシャルシグナルを送信しないことに注意してください。したがって、明確な言葉を使用し、皮肉を避けてください。
  - 絵文字はソーシャルメールでは役立ちますが、ほとんどのビジネスメールでは役立ちません。
1つのトピックに焦点を当てます。 メッセージはできるだけシンプルにしてください。ガタガタしたり、多くの余分な詳細に立ち入ったりしないでください。また、1つの電子メールで複数の件名を扱ったりしないでください。 1つのメールで多くのことを行うよりも、一度に1つのアイテムまたはトピックに焦点を合わせる方がよいでしょう。話し合うことがいくつかある場合は、一度に1つずつメールで話し合ってください。そうすれば、その人は各トピックを終えたときにすべての電子メールを削除でき、何かをしたり、何かに対処したりすることを忘れないでください。
- どうしても同時に複数のトピックを取り上げたい場合は、明確な境界を設定してください。箇条書きを使用するか、内容を明確にするために再配置します。
要点をまっすぐに。 「お元気ですか？」などの楽しみでメールを始めてもかまいませんが、伝えたいこととは関係のないことについて話すのに時間をかけすぎないでください。あなたの要求またはあなたがその人と共有したい情報に焦点を合わせてください。茂みを殴ったり、長い紹介をしたりしないでください。代わりに、あなたが言いたいことや言いたいことの核心に迫ってください。