会議の準備と実施方法

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ステップ
方法1/9：アジェンダを作成する
方法2/9：招待状を送信する
方法3/9：会議の場所を準備する
方法4/9：会議に必要なツールを提供する
方法5/9：質問票または質問票を準備する
方法6/9：会議のリマインダーを送信する
方法7/9：スケジュールどおりに会議を開始する
方法8/9：会議のトピックに固執する
方法9/9：できるだけ多くの質問に答える

会議を仲介または開催する人は誰でも、これらのヒントの恩恵を受けることができます。主催者の責任には、参加者を招待し、可能な限り効率的に作業するために必要なすべてのものを提供することが含まれます。主催者は、会議自体のコースにも責任があります。彼は、参加者が個人的になり、会議のルールについて話し合うのを防ぎ、会議のトピックに最大限に集中できるようにする必要があります。この資料は、会議の開催と運営を容易にし、成功を収めます。

ステップ

方法1/9：アジェンダを作成する

1 会議の開始時間と終了時間、および各問題について話し合うための時間制限を指定します。 会議の参加者は、これをあなたの礼儀として受け取ります。
2 組織内の人または会議を招集する人に、議題に含める必要のあるトピックを尋ね、各問題の簡単な説明も求めます。

方法2/9：招待状を送信する

1 招待状を送信する最良の方法は、特に電子メール機能とカレンダーおよびリマインダーを組み合わせたプログラムを従業員が持っている場合は、電子メールを使用することです。
2 座席の予約期限を指定します。 これにより、必要な量のリソースを準備できるため、不足している資料を準備するために会議を中断することはありません。

方法3/9：会議の場所を準備する

1 スムーズな会議のためには、部屋を適切に準備する必要があります。 会議によく使われるスペース（ホテルの部屋や専用サービスなど）を借りるときは、地元のスタッフがスペースの準備のニュアンスに精通していることを期待できます。
- 講義の配置-講師が注目を集めるように椅子が配置されます。このような配置は、主な目的が何らかの情報を伝達することである場合に特に効果的です。
- 劇場の配置-幹部会は部屋の正面（スピーカーと専門家が座るテーブル）に設置されています。他の参加者の椅子の配置は、講堂に似ています。
- 学校のレイアウト-会議の参加者が話しているときにメモを取ることができるように、テーブルが椅子の列の前に設定されています。焦点はスピーカーにあります。
- ラウンドテーブル。参加者が別々のチームとして行動し、グループ間または個々の参加者間のアイデアの交換を促進する場合は、この配置を選択してください。
- U字型のテーブルを設置します。これは、参加者がお互いを見て、必要に応じて対話できる会議室スタイルです。
- 聴衆とのコミュニケーションを伴うオープンミーティングを計画している場合は、スピーカーを中心に椅子を円形に配置します。

方法4/9：会議に必要なツールを提供する

1 完全な会議の準備には、ペン、ノート、作業補助、配布物、および会議中に必要になる可能性のあるその他のもののセットが含まれます。
2 質問用のスペースを確保してください。 これは、参加者が質問を書き留めたり、粘着紙のステッカーを使用して添付したりできるポスターまたはボードにすることができます。会議の参加者は、特定の時間に質問に対する回答を受け取り、会議がよりスムーズに実行されることを知ることができます。
3 長時間の会議参加者のために飲み物と軽食を準備します。 短い会議の場合は、各テーブルにボトル入り飲料水とお菓子のボウルを置くだけで十分です。

方法5/9：質問票または質問票を準備する

1 会議の参加者は、会議の直後に品質を評価するか、アンケートに記入して1〜2日で電子メールで送信できます。
2 評価シートとアンケートを使用すると、会議が参加者によってどのように認識されたかを判断できます。

方法6/9：会議のリマインダーを送信する

1 リマインダーは、参加者の登録の最終日またはその1〜2日前に送信されます。
2 誰かが計画を変更し、彼らが参加から撤退することを余儀なくされているかどうかを報告するように依頼します。

方法7/9：スケジュールどおりに会議を開始する

1 会議に遅れて来る人は「追いつく」ことができますが、他の人を待たせることは失礼と見なされます。
2 会議の開始時に、休憩時間と昼食時間、トイレの場所、会議の参加者がどこでどのように質問できるかなど、組織的な発表を行います。

方法8/9：会議のトピックに固執する

1 会議の主催者は、参加者を会議のトピックに案内する必要があります。 関連するトピックに出かけることを許可すると、作業スケジュールが混乱するリスクがあります。
2 指定された休憩時間と昼食時間に固執します。

方法9/9：できるだけ多くの質問に答える

1 会議の参加者から質問を収集します。 できるだけ多くの人の興味を満足させるために、応答に十分な時間をとってください。
2 ミーティング後は、他の人の前で話すのが恥ずかしいミーティング参加者や、直接話し合う必要のある特定の問題を抱えている参加者からアプローチできるように、手の届くところにとどまります。
3 会議の参加者に質問票またはチェックリストに記入するように通知し、会議に参加してくれたことに感謝します。