著者:
Lewis Jackson
作成日:
14 5月 2021
更新日:
25 六月 2024
コンテンツ
多くの人が仕事をするのに十分な時間がないことについて不平を言うのをよく耳にします。いくつかの基本的な時間管理スキルは、時間を最大限に活用するのに役立ちます。より多くのことを成し遂げるためにスマートタイムをスケジュールすることを学びましょう。
手順
方法1/3：時間の使い方を認識する
毎日の活動を追跡します。 あなたが毎日何をしているかに注意し、それにどれだけの時間が費やされているかに注意してください。実際に行われた作業量と比較して、どれだけの時間を浪費しているかに驚かれることでしょう。
- 朝食の準備、家の掃除、入浴などの日常の作業に注意することを忘れないでください。
すべてのアクティビティを1つのノートブックに更新します。 毎日何をしていて、どれだけの時間を彼らと過ごしているかがわかったら、それをノートに書き留めます。すべての情報を1つの場所に配置し、ページ上で明確に確認することで、時間を無駄にしている方法と場所を確認できます。- 完全かつ明確に書いてください。別々のイベントを1行に混在させたり、些細なタスクをスキップしたり、その日の各タスクで割った時間の詳細な記録を保持することを忘れないでください。
- おそらく、アクティビティをグループ化する必要があります。たとえば、家の中で青いペンで雑用を書いたり、赤いペンでお金を稼いだり、黒いペンで娯楽活動をしたりします。その文章はあなたがあなたの時間を使う方法を理解するのを助けます。
時間分布を評価します。 たとえば、1時間の空想？ 2時間で何を食べるか決めますか？ 8時間のウェブサーフィン？時間をどのように割り当てるかを決定し、何をする必要があり、何をしないかを考えます。- 自分をコントロールできないので時間を無駄にしていますか？あなたは障害者ですか、それとも躊躇していますか？あなたはあまりにも多くの責任を負っていますか？これらはすべて、時間の使用状況を評価するときに考慮する必要がある質問です。
- その日の活動を不合理な方法で分割する場合があります。たとえば、30分、次に10分間、用事を処理してから、さらに30分仕事に戻ることは、賢明な分割ではありません。 1時間だけ作業すると、集中力と効率が高くなり、後で処理するのは簡単なことです。
- 理想的には、各「セグメント」でタスクを実行する必要があります。この方法を使用すると、気を散らすことなく、1つのタスクに所定の時間を費やすことができます。
調整を検討してください。 自分の時間がどこに向かっているのかを正確に把握した後、スケジュールの調整を開始します。時間を無駄にすることを恐れて、削減できない、または削減すべきではない領域を明確に知る必要があります。仕事に時間がかかる場合でも、時間を無駄にしているわけではありません。
1日3時間仕事関連のメールを送信している場合、このアクティビティに費やす時間が少なくなる可能性はほとんどありません。 ただし、仕事用のメールの間に4〜5個の個人用メールを送信する場合は、メールの送信に費やす時間を確実に減らすことができます。
仕事の習慣を変える。 時間管理の問題が何であれ、常に回避策があります。時間を無駄にする理由や、時間を賢く使う方法を見つけたら、時間管理の習慣を変える努力をしなければなりません。
- 家の掃除や料理に時間がかかりすぎる場合は、メイドやシェフを雇うことを検討してください。時間はお金よりも貴重な人もいます。
- 意図しないサーフィンの日中に問題があまりにも多くの時間を浪費している場合は、いくつかのサイトに制限するか、目的が他の場合はソーシャルメディアアカウントにログインしないようにする必要があります。
方法2/3：気を散らすことを避ける
あなたの人生の気晴らしを特定します。 気晴らしは時間管理の最大の課題です。どのような活動や個人が多くの時間を費やしているのかを知る必要があります。友達がおしゃべりなのか、趣味が集中できないのかに関わらず、これらの要因を回避する方法を見つけることができます。
- 期待した結果が得られずに何かに多くの時間を費やす場合、それは避けるべき気晴らしの要因になる可能性があります。
- オフィスのワークスペースに関しては、一部の同僚も気を散らす可能性があります。勤務時間中に無駄な会話やチャットをしてはいけません。ただし、オフィスで働く姿勢は時間管理のスキルと同じくらい重要なので、キャリアを伸ばしたいのであれば失礼なことはしないでください。
電話での長い会話は避けてください。 会話に時間をかけすぎる場合は、電話の習慣を調整する必要があります。直接話すことは電話で話すよりも常に効果的であるため、この手段で長い会話を終了する必要があります。
- 多くの通話には、特に通話の開始時と終了時に、不要な冗長性が含まれていることがよくあります。人々は気が散って自分の電話でぶらぶらする傾向があります。これはあなたが知っておくべきことです。対面式の会議を開催することで、より正式な雰囲気が生まれ、当事者は仕事に集中するようになります。これは、会議のどちらの当事者も気を散らす影響を受けないためです。
Webをあまりサーフィンしないでください。 多くの人々は仕事を成し遂げるために彼らの主要なツールとしてインターネットを使わなければなりません。しかし、ニュース記事、スポーツニュース、有名人、ペットに時間を費やす人もたくさんいます。インターネットに接続する必要があるたびに、常に細心の注意を払う必要があります。インターネットの使用中に気を散らすものを減らすために、不要なアプリケーション、Webサイト、またはドメイン名をブロックできるソフトウェアがいくつかあります。
- オンラインで仕事をするときは、Facebook、Twitter、その他のソーシャルネットワーキングサイトにアクセスしないでください。
- Googleであらゆる種類の問題を検索することも時間の無駄です。当初、問題をすばやく見つけることを目的としていましたが、それを知る前に、3時間で無数のWebサイトを閲覧していました。
「邪魔しないでください」の標識を使用してください。 あなたはおそらくホテルの部屋の正面玄関にあるこの看板をよく知っているでしょう。オフィスでの使用にも非常に効果的です。このようなサインを入力して印刷し、必要に応じてオフィスのドアの前に掛けることができます。通りすがりの人は、邪魔にならないように話すことが少なくなります。
- 自宅で作業する場合は、独自のワークスペースを用意することが不可欠です。テレビ、電話、ビデオゲームコンソールは簡単に気を散らすので、一般的な家族の場所で作業しないでください。
避けられない気晴らしのための時間を作ってください。 上司から話をしてほしいと言われたり、家の中の年配の人がいつもあれこれを求めたりするなど、避けられない要素がいくつかあります。事前に計画を立てる方法を知っていれば、それが何であれ、仕事にそれほど時間はかかりません。広告
方法3/3：時間を効率的に使用する
すべてを書き留めます。 日常のタスクを行うためにメモリに完全に依存しないでください。紙に書くために必要なものをすべて書き留め、目標を達成するために定期的にリストを確認してください。
- 非常に小さくて些細な作業でさえ、書き留める必要がありました。ただし、このリストには、「Tuanに電話する」、「余白を調べる」、「上司にメールする」など、簡単に書く必要があります。
- 表示されたタスクを書き留める準備ができるように、常にノートブックを携帯してください。後で書くのを忘れないと思いますが、とにかく忘れてしまいます。
カレンダーを使用します。 時間管理ツールにカレンダーを追加するだけで、生産性が向上します。締め切り、タスク、会議をスケジュールどおりに書き留めます。毎朝、時間をかけてカレンダーのこれらの日付を確認し、何が来るかを確認します。
スケジュールの重複は避けてください。 作業スケジュールが重ならないように、また一度に多くのタスクを実行しないように調整します。何かをすることに同意する前にカレンダーをチェックして、時間が空いていることを確認してください。このようにあなたの時間はより組織化され、時間を綿密に監視するのに役立ちます。
気を散らす原因を取り除きます。 気を散らすものを排除したり、進行方向から逸脱させたりして、時間を有効に活用してください。テレビやあらゆる種類の娯楽を仕事や勉強以外に置いて、娯楽の前に仕事を成し遂げることに集中してください。
優先順位を並べます。 スマートな時間管理とは、重要または緊急のタスクを事前に計画することです。蛍光ペンまたはクレヨンを使用して、スケジュールのこれらのポイントを書き留めます。最初にこれらのことをスケジュールして十分な時間を確保してから、緊急性の低いことを実行します。
- 必要に応じて設定を変更する準備をしてください。最後まで表示されないものがたくさんあり、今すぐ実行する必要があります。次に、自分がしていることをやめ、このぎりぎりの仕事に時間とエネルギーを集中させる必要がありますが、そのような状況をあまり頻繁に起こさせてはなりません。
- 頻繁に再注文する必要がある場合は、何かがおかしいことを示しています。小さな調整は許容されますが、これを続けなければならない場合は、そもそも正しい順序ではないことが証明されます。
現実的に考えてください。 仕事を成し遂げるために妥当な時間を割り当てます。何かが完了するのに30分から1時間かかると思う場合は、1時間待ってください。いつ実行できるかを現実的に考えると、過負荷や速度低下を回避するのに役立ちます。
- 注意深く、常に必要以上の時間を与えれば、物事はより安全になります。タスクを早期に完了すると、次の仕事に自由に進むことができ、最終的に生産性を確保できます。
基本的なタスクをスケジュールします。 食事や入浴など、日常の基本的な活動に時間を割いてください。これらはマイナーな仕事のように見えるかもしれませんが、それをスキップしないように、そして計画の遅れにつながる可能性があることを確認するために、メインの仕事と一緒にそれらに時間を費やす必要があります。
リマインダーシステムを使用します。 毎日のスケジュールに加えて、重要なタスクや期限を忘れないように、追加のツールを使用する必要があります。付箋を使用して、テキストまたは音声による通知を電話に設定し、特定のスケジュールされたタスクを実行するように通知します。
- あなたの周りの人にあなたのスケジュールを思い出させるように頼むのは避けてください。彼らはあなたと同じようにそれを忘れてしまうかもしれません。
- 何かが特に重要な場合は、電話のメモやメッセージに気付かない可能性があるため、さまざまなリマインダーツールを整理する必要があります。
助けて。 誰かに助けを求めるか、可能であればいくつかの小さなタスクを彼らに渡してください。一般的に、これは、彼らに介入を求めたり、家事を処理したり、その日忙しすぎる場合に夕食を作ったりするように頼む少しの尊厳を保存できる場合に便利です。
- タスクを割り当てるのに適切な資格のある人を必ず見つけてください。仕事を成し遂げる人を見つけるだけでは不十分な場合は、仕事を上手にこなせる人に尋ねる必要があります。
- 自分の責任を他人のせいにしないでください。それは良い時間管理スキルではありませんが、他の人の目には怠惰でやる気がないように見えるだけです。
生産性の測定。 時々、あなたはあなたの業績、パフォーマンスを止めて分析し、最後の仕事に費やされた時間を決定するべきです。これらの統計データを仕事や生活に保存しておくと、仕事や日常生活でのパフォーマンスを向上させるために必要な変更を見つけるのに役立ちます。
自己賞。 働きすぎると、疲れ果てて集中力が失われ、最も簡単な作業でさえ完了する可能性があります。ですから、過去の業績を祝い、本当に面白いもので自分に報いる必要がある場合があります。
- その自己報いの時間のすべてをリラックスして過ごしてください。電話の電源を切り、仕事のメールには返信しないでください。仕事をプレイタイムに混ぜると、リチャージの報酬ではなくなります。
- 月曜日から金曜日まで働く場合は、週末を休む必要があります。 3か月のプロジェクトが終了したら、短い休暇で自分に報いる。
警告
- 日常のタスクを実行している間、あなたの心をさまよったり空想させたりしないでください。
