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• ステップに
• パート1/3：自分自身を特定する
• パート2/3：あなたの意見を持ってください
• パート3/3：まとめ
• チップ
• 警告

仕事のために顧客に頻繁に電話をかけなければならない場合は、ボイスメールを残さなければならない可能性が高くなります。しかし、ビープ音の後に正確に何を言うべきですか？伝達するために関連するすべての情報を覚えておくことは神経質になる可能性があり、重要な詳細が語られるのを妨げる可能性があります。ボイスメールシステムを使用することで、混乱した即興のボイスメールを再度録音する必要がなくなります。頭の中でチェックリストをすばやく実行することで、必要なすべての情報を提供し、コールバックされる可能性が高くなることを確認できます。

ステップに

パート1/3：自分自身を特定する

1. 正しいイントネーションを使用してください。 メッセージの録音が始まったら、はっきりとわかりやすく話す必要があります。つぶやいたり、話しすぎたりしないでください。リスナーの注意を引くために、興味深く陽気に聞こえるように最善を尽くしてください。受信者はあなたを見ることができませんが、あなたの一般的なイントネーションは電話で拾われるので、あなたが正しいものを送信していることを確認してください。
   • あなたが言うすべてを明確にします。受信状態が悪いと、声が歪んで中退する可能性があります。通常の話し声でさえ、電話を通してつぶやきのように聞こえることがあります。
   • あなたの声はあなたがかけている電話の種類と調和しているべきです。たとえば、高校を卒業した甥を祝福するためにボイスメールを残すときは、陽気に聞こえても大丈夫です。しかし、悲しんでいる友人に哀悼の意を表したい場合は、あなたの声が厳粛で敬意を表することを確認する必要があります。
2. あなたの名前を含めてください。 最初にすることはあなたの名前を述べることです。このように、あなたが呼んでいる人は彼または彼女が誰と取引しているかをすぐに知るでしょう。ほとんどの場合、単純な「これは（あなたの名前）」で十分です。まだ誰かに会ったことがない場合は、「私の名前は（あなたのフルネーム）」を選択できます。友人や親戚は、身元を明かさなくてもあなたを認識します。それがビジネスコールである場合、相手はすぐに音声とメッセージに関連付ける名前を持ち、おそらくよりパーソナライズされた形式のコミュニケーションを可能にします。
   • この手順は明らかなようですが、発信者は忘れがちです。
   • フォローアップの受信者に役立つ可能性のある特定の役職または自分の説明がある場合は、名前の後にそれを含めてください。たとえば、「私の名前は博士です。アムステルダム大学病院の放射線科医、Versluis「または「これはあなたの娘とクラスにいるクロエの母親であるArianeJanssensです」。
3. あなたの電話番号を残してください。 お名前を記載した直後に電話番号をご記入ください。ほとんどの発信者は、ボイスメールの最後まで連絡先情報を提供するのを待ちますが、受信者が最初に正しく書き留めることができない場合は、メッセージ全体をもう一度聞く必要があります。電話番号を伝えるときは、理解できるようにゆっくり話し、すべてを明確にすることを忘れないでください。
   • メッセージの先頭にあなたの電話番号を含める簡単な方法は、「これは（あなたの名前）、私の番号は（あなたの電話番号）」、または「私の名前は（名前）」のように言うことです。 ） '。
   • 発信者ID機能はどこにでもあるという事実にもかかわらず、あなたに電話をかける相手があなたの番号を保存していない場合、またはあなたが別の番号へのコールバックを要求する場合に備えて、あなたの電話番号を残すことを常にお勧めします。
4. 接続ポイントを提供します。 ビジネスのボイスメールや不明な送信者からのメッセージを聞いているとき、あなたが誰で、なぜ電話をかけているのかわからない場合、人々はすぐに疑わしくなったり、興味を失ったりします。あなたに彼らの番号を与えた相互の友人または参照に言及することによって彼らを安心させてください。これにより、電話がより専門的に伝わるようになります。ボイスメールの音は邪魔にならず、折り返し電話がかかる可能性が高くなります。
   • 「ボートの販売を検討していると言ったパトリックからあなたの番号を入手しました」など、リスナーの興味をそそる短い紹介を含めるようにしてください。
   • あなたがビジネスコールをしていない場合でも、連絡先を見つけることは受信者を安心させるために重要です。 「これはボブです、あなたの真向かいの隣人です」は「これはボブ・フェルメールシュです」よりも個人的です。

パート2/3：あなたの意見を持ってください

1. 事前に何を言うか考えてください。 ボイスメールを残す前に、あなたが何を言うかについて明確な考えを持っていることを確認してください。特別な理由で電話をかけている場合、これは問題にはなりませんが、反対側でビープ音が聞こえ、応答されていることに気付くと、何を言うべきかわからなくなる可能性があります。電話を切る前に、情報を別々のポイントに分割し、それらすべてをカバーしてください。
   • 非常に緊急または重要なボイスメールの場合は、事前に大まかなバージョンのスクリプトを作成することを検討してください。
   • 頻繁に回線を失うことに気付いた場合は、名前、かけ直す番号、電話をかける理由を簡単に説明することに集中してください。
   • 昨日のロマンチックな夜をフォローアップするためにボイスメールを送信することを想像してみてください。メッセージを録音する前に精神的にドラフトすることで、クールで落ち着いて収集されたメッセージ、または吃音や神経質に見えることに大きな違いが生じる可能性があります。
2. メッセージは簡潔にしてください。 ボイスメールメッセージを20〜30秒に制限します。ボイスメールを長くする必要がある状況は多くありません。非常に長い紹介やストーリーで受信者を退屈させることは想定されていません。簡潔にしてください。ちなみに、短いメッセージは、他の方法ではないかもしれないが、より多くの好奇心を呼び起こし、誰かに戻るように説得することができます。
   • 一方、ボイスメールメッセージが短すぎると、受信者は重要でないと感じ、聞かなくても消去できる可能性があります。これは、プライベート番号で電話をかける場合に特に当てはまります。
   • ボイスメールを残す目的は、誰かに電話をかけ直すことです。電話での会話の目的であったため、すべての情報を提供することを意図したものではありません。
3. 最も重要な情報から始めます。 まっすぐ進み、電話をかける理由を明確に述べてください。何かを購入する提案がある場合や、取引をフォローアップする場合、または予定を確認したい場合など、チェックするだけの場合は、受信者にそのことを明確にする必要があります。あなたが彼らに連絡している理由を最初に彼らに話さなければ、あなたのリスナーはすぐに興味を失います。
   • あなたは自分の主張を理解する時間があまりありません。あなたが率直でない場合、あなたのリスナーは彼または彼女が重要な情報を聞く前にメッセージを消去します。
   • 「パパは入院中」のような悪いニュースをすぐに入手したほうがいいです。メッセージの残りの部分を使用して、慰めと説明を提供します。いずれにせよ、それはトピックをバイパスしてリスナーに心配させるよりはましです。
4. 個人的で本物であること。 細工された、一般的な響きの「電話の声」を取りたいという誘惑に抵抗してください。ただ親切に、自分らしく、自然に話してください。人々は彼らが特定の方法で何かを売ろうとしているときを知っており、あなたが彼らに平等に取り組んでいると彼らが感じた場合、彼らはあなたにチャンスを与える可能性が高くなります。
   • スクリプトを読んでいるように聞こえるとき、リスナーはあなたがしなければならないのであなたがちょうど別の電話をかけているように感じるでしょう。

パート3/3：まとめ

1. 特定の質問をするか、何かを要求します。 メッセージを完成させるときは、受信者に折り返し電話をかけたい理由を具体的に説明する必要があります。正確な質問をするか、電話に出るように促す何かを要求します。ボイスメールを聞いた後、彼らがあなたが何を望んでいるかについて混乱したり確信が持てなかったりした場合、ボイスメールはそのマークを見逃しています。
   • 「私が送ったレシピが気に入ったら教えてください」や「この提案についてのあなたの考えを聞いてみたい」などのフレーズを試してみてください。
   • 単に「コールバック」と言うのではなく、特定のリクエストがあると、人々は連絡を取り合う意欲が高まります。
2. 通常、あなたの名前と連絡先情報を含めてください。 あなたの名前と連絡先情報をもう一度述べて、メッセージを完成させてください。リスナーが数字を誤解しないように正しく書き留められるように、曲を2回繰り返します。いつ電話をかけられるか、いつ電話をかけられないか、電話をかけるのに最適な時間など、リスナーが電話をかけ直すのに役立つ可能性のある詳細を必ず含めてください。
   • 通話の最後に電話番号を2回以上言及することは誇張であり、失礼と解釈されることもあります。
   • 友人や家族への日常的なメッセージである場合は、この手順について心配する必要はありません。
3. 長い結末は避けてください。 電話を切るときは、メッセージを不必要に引き伸ばさないでください。愛する人との個人的な電話でない限り、誰かに別の良い日を願う必要はありません。メッセージが続くと受信者の注意が消えるので、最後に集中力を失わないようにしてください。彼らの時間をありがとう、そしてコミュニケーションの次のステップを彼らに任せなさい。
   • 「お返事をお待ちしております」などの締めくくりは、「良い一日をお祈りします」などの一般的な商業的なフレーズよりも温かみがあり、効果的です。
   • 最後に投稿を要約したり要約したりすることはできません。受信者が特定の詳細をもう一度聞く必要がある場合は、後でメッセージを再生できます。

チップ

• 「この人は私に何を望んでいるのか」と思わせた、受け取ったボイスメールについて少し考えてみてください。自分で受け取りたいボイスメールを残してください。
• 受信者に関連する場合は、電話番号に加えて、電子メールアドレスまたは別の連絡方法を記載することもできます。
• 時間に敏感な情報を共有する場合は、日付を含めることを忘れないでください。
• スマイル！これは電話でも感じることができます。
• デリケートなトピックについて電話をかける場合は、他の人に聞かれる場合に備えて、ボイスメールで提供する情報を制限する必要があります。
• 緊急時や自然災害時には、発信ボイスメールメッセージを使用して、大丈夫であることを人々に知らせることができます。

警告

• 誰かに電話をかけ直そうとしている場合は、以前に失敗した電話について話さないでください。これは煩わしいように思われるかもしれません。リスナーがあなたと話すのを不快にします。
• ビジネスの状況では、電話をかけている相手が応答しない場合は、常にボイスメールを残す必要があります。ボイスメールメッセージなしで複数の不在着信を確認すると、ビジネスの重要性が損なわれます。