顧客にビジネスレターを書く

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ステップに
パート1/2：ビジネスレターの作成
パート2/2：ビジネスレターを書く
チップ

あなたがビジネスを営むとき、あなたはおそらくあなたの顧客に手紙を書かなければなりません。新しいイベントや特別オファーについて彼らに伝える必要があるかもしれませんし、あなたのビジネスを代表して苦情を持っている顧客に対応する必要があるかもしれません。あなたの手紙の理由が何であれ、常にプロの口調を使ってください。

ステップに

パート1/2：ビジネスレターの作成

プロのレターヘッドを使用してください。 ビジネスレターはあなたの会社を表しています。したがって、それは独特に見え、高品質でなければなりません。会社のロゴまたはブランドもその上になければなりません。
- MicrosoftWordのレイアウトでレターヘッドを作成できます。レターヘッドには、必ず既存のロゴまたはブランドを使用してください。
ワードプロセッシングプログラムを開きます。 あなたは常にコンピュータ上でビジネスレターを作成する必要があります。
- 新しいドキュメントを作成し、ドキュメントの余白を1インチに設定します。
- Times New Roman、Georgia、Arielなどのセリフフォントを使用します。必ず12以下、10以上のフォントサイズを使用してください。フォントやサイズが正しくないために文字が読みにくくならないようにしてください。
- 必ず単一の間隔を使用してください。
ブロック形状を使用してください。 ブロック形式は、ビジネスレターの最も一般的な形式です。また、操作が最も簡単です。各見出しは左マージンに対して配置する必要があり、各見出しの後にスペースがあります。上から順に、ビジネスレターには次の見出しが必要です。
- 現在の日付、または手紙を送る日付。日付はあなたの記録と受取人の記録に使用できるので重要です。その後、合法的に使用することもできます。したがって、日付が正しいことを確認してください。
- 送信者のアドレス。これはあなたの住所であり、標準の住所形式でフォーマットされています。住所がすでにレターヘッドに記載されている場合は、この手順をスキップできます。
- 受取人の住所。これはあなたが手紙を書いている人の名前と住所で構成されています。 Mr. / Mrs。の使用は任意です。したがって、たとえばニナ・デ・フリースに手紙を書く場合は、メヴロウの部分を省略できます。
- 前文。これは、「Dear Mrs.deVries」または「DearNinadeVries」の場合があります。誰が手紙を読むかわからない場合は、「Dear SirorMadam」を使用してください。「L.S.」を使用することもできますが、これは、誰が手紙を読むかわからない場合の最後の手段としてのみ使用できます。
- 手紙の本文。これについては、この記事の後半で詳しく説明します。
- 署名付きの手紙の締めくくり。これは「Sincerely」または「Sincerely」の場合があります。

パート2/2：ビジネスレターを書く

ターゲットオーディエンスが誰であるかを決定します。 手紙の口調は、対象読者に関係なく、常にプロフェッショナルである必要があります。ただし、受信者によっては、言語や単語の選択を変更する必要がある場合があります。他社の人事部門に手紙を書いている場合は、自分の言語でより正式なものにする必要があります。ただし、特定のクライアントに書き込む場合は、もう少しカジュアルまたはカジュアルな言語を使用できます。
- ターゲットグループを決定することは、ターゲットグループに対して明確にできることも意味します。読者が理解できない用語の使用は避けてください。たとえば、顧客はおそらくあなたの会社の宇宙計画に使用されている略語を知らないので、手紙の中でそれらを使用しないでください。
- 良いビジネスレターを書くための黄金律は、明確、簡潔、そして礼儀正しいことです。
最初の文に手紙の目的を示してください。 手紙の目的を考えてください。あなたの新しい場所についてあなたの顧客に知らせることですか？未払いの請求書や未払いの残高について顧客に思い出させるためですか？または、顧客の苦情に対応するためですか？この目標を念頭に置いて、最初の文の下書きを作成し、その手紙が何であるかを読者にすぐに知らせます。あなたの手紙の目的について曖昧にしないでください。率直に。
- 事業主として意見を述べたい場合は、「私」から始めてください。会社や組織を代表して書くときは「私たち」を使用してください。
- 「この手紙であなたに知らせたい」または「この手紙であなたに要求したい」などの直接の声明に焦点を合わせてください。事業主として手紙を書いている場合は、「I」ステートメントを使用することもできます。例：「次の理由で連絡します」または「最近聞いたのですが...そしてもっと知りたいのですが...」
- たとえば、（事業主として）先月の未払いのアカウントについてNina de Vriesに手紙を書いた場合、次のように始めることができます。。」
- または、会社の従業員として、会社の宇宙計画に関する顧客の苦情に対応する場合は、「火星への宇宙計画に関する苦情を受け取りました」で手紙を始めることができます。
- たぶん、あなたは彼らが競争やトレーニングコースの場所に勝ったことを顧客に知らせるために手紙を書きます。「私はあなたに知らせてうれしいです...」または「私たちはあなたにそれを知らせたいです...」のような文で始めてください。
- 悪い知らせを伝える必要がある場合は、「申し訳ありませんが...」や「慎重に検討した結果、...しないことにしました」などの文から始めてください。
受動態の代わりに能動態を使用してください。 一般的な言語では、受動態を使用することがよくあります。しかし、受動的な形式は、あなたが書くものを退屈で混乱させるものにします。アクティブフォームは、より積極的なトーンを設定するため、ビジネスレターではるかに効果的です。
- 受動態の例は、たとえば、「あなたのためにどのような特定の苦情を解決できますか？」文の主題である顧客（「あなた」）は、文の最初ではなく最後にあります文の。
- アクティブなフォームの例は、たとえば、「苦情を解決するために何ができますか？」です。アクティブなフォームのこのバージョンの文は、読者にとってはるかに明確で理解しやすいものです。
- パッシブフォームを使用すると、間違いや疑わしい点に注意を払うことなく、メッセージを伝えることができます。ただし、これを使用するだけです。一般的に、アクティブフォームはビジネスレターではるかに効果的です。
該当する場合は、以前のイベントまたは読者との会話を指摘します。 あなたは今月初めにニナ・デ・フリースに彼女の未払いの請求についての警告で連絡したかもしれません。あるいは、先月の会議で、クライアントが宇宙計画に不満を表明したのかもしれません。すでに読者と対話したことがある場合は、これを認めてください。それはあなたの以前の連絡先を読者に思い出させ、ビジネスレターをより緊急かつ重要に見えるようにします。
- 「未払いの請求についての私の手紙から続く」や「3月にお支払いいただきありがとうございます」などのフレーズを使用してください。または「5月の会議で宇宙計画に関するあなたの立場について聞くことは非常に役に立ちました。」
リクエストを行うか、ヘルプを提供します。 丁寧なリクエストをするか、協力関係の形で彼らに助けを提供することによって、読者と前向きな口調を設定します。
- あなたが顧客に請求書の支払いを求めている事業主であるとします。「未払いの請求書をできるだけ早く決済していただければ幸いです」などのフレーズを使用してください。
- あなたがあなたの会社を代表して書いているとしましょう。次のような文を使用します。「あなたと人事担当者との直接会談を手配させていただきます。」
- また、読者の質問や懸念に答えることを提案することもできます。「アカウントに関するご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」または「プログラムの詳細をお知らせしますか？」などのフレーズを使用してください。
手紙を閉じます。 あなた自身と読者のために、行動の呼びかけを追加します。これは、特定の日付より前の支払いの要求、または読者との正式な約束をすることについてのメモである可能性があります。
- 将来、宛先に宛てた文を追加します。「来週の予算会議でお会いできるのを楽しみにしています。」または「本部訪問の際に、これについてさらに話し合うのを楽しみにしています。」
- 手紙に追加したい文書に注意を払ってください。「添付ファイルには未払いの請求書があります」または「添付ファイルには宇宙プログラムのコピーがあります」などの文を追加します。
- 手紙を締めくくりの文で終わらせてください。お客様やお客様には「誠意をこめて」をご利用ください。
- 知らない人への正式な手紙には「誠実に」を使用してください。
- よく知っている人や一緒に仕事をしている人に手紙を書くときは、「よろしく」または「よろしく」のみを使用してください。
その手紙をもう一度読んでください。 手紙がつづりの間違いでいっぱいの場合、あなたの正確なフォーマットと単語はすべて無駄になります！
- 受動態の使用に注意し、文を受動態に変更してみてください。
- 長く、不明瞭で、複雑な文に注意してください。ビジネスレターでは、通常、少ない方が多いので、可能であれば文の長さを短くしてください。