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• ステップに
• パート1/3：SOPの設定
• パート2/3：SOPの作成
• パート3/3：成功と精度の確保
• チップ

標準操作手順（SOP）には、タスクを段階的に実行する方法に関する情報が含まれています。既存のSOPを変更および更新するだけで済みますが、完全に設定する必要がある状況に陥ることもあります。

ステップに

パート1/3：SOPの設定

1. 形式を選択します。 SOPを書く正しい方法と間違った方法はありません。しかし、あなたの会社にはおそらく、望ましい設定のアイデアを得るために見ることができるいくつかのSOPがすでにあります。例として、既存のSOP（ある場合）を使用します。ない場合は、いくつかのオプションがあります。
   • 簡単な手順でセットアップします。 これは、短く、可能な結果がほとんどなく、適度に具体的な日常的な手順に適しています。実際、必要な文書化と安全上の注意を超えて、それはポイントのリストに過ぎず、読者に簡単な文章で何をすべきかを伝えます。
   • 階層的なステップを使用したセットアップ。これは、10ステップを超える長い手順でうまく機能し、決定を下し、明確にし、用語を説明する必要があります。これは通常、特定の順序でのメインステップとそのサブステップのリストです。
   • フローチャートによる設定。 手順がマップに似ていて、さまざまな結果が生じる可能性がある場合は、フローチャートが最適なソリューションです。結果を適切に予測できない場合は、この設定を選択する必要があります。
2. あなたの聴衆について考えなさい。 SOPを作成する前に考慮すべき3つの重要なことがあります。
   • あなたの聴衆はすでに何を知っていますか？ あなたの一般市民は組織とその手続きに精通していますか？彼らは用語を知っていますか？使用する言語は、読者の知識と貢献に一致する必要があります。
   • あなたの聴衆の言語能力。あなたのSOP「」を読んだらあなたの言語を話さない人がいる可能性はありますか？その場合は、キャプションと図を含む画像を含めることをお勧めします。
   • あなたの聴衆のサイズ。 SOPが（さまざまな役割の）多くの人に同時に読まれる場合は、ドキュメントを劇中の対話として設定する必要があります。ユーザー1が何かを行い、次にユーザー2というように続きます。このようにして、すべてのユーザーは、スムーズに動作するマシンの歯車であることがわかります。
3. 「あなたの」知識について考えてください。 肝心なのはこれです：あなたはこれを書き留めるのにふさわしい人ですか？これが何であるか理解していますか？どうしてうまくいかないのでしょうか？どのように安全である必要がありますか？そうでない場合は、他の人に仕事を引き継ぐ方がよいでしょう。 SOPの記述が不十分であるか、さらに悪いことに、誤って記述されていると、生産性の低下や組織の失敗につながるだけでなく、安全性が低く、チームから環境まですべてに影響を与える可能性があります。要するに、それはあなたが取りたいリスクではありません。
   • それがあなたが完了しなければならないと感じるプロジェクトであるならば、毎日手順を扱う人々に助けを求めることを恐れないでください。面接の実施は、SOP作成プロセスの一般的な部分です。
4. 短いSOPまたは長いSOPから選択します。 プロトコルや用語などに精通していて、チェックリストなどの短く簡潔なSOPが必要なグループ向けに、SOPを作成または更新する場合は、短くすることができます。
   • 一般的な目的およびその他の関連情報（日付、作成者、ID番号など）に加えて、手順のリストのみが含まれています。これ以上の詳細や説明が必要ない場合は、これで十分です。
5. SOPの目的を念頭に置いてください。 組織内で何度も繰り返される手順を扱っていることは明らかです。しかし、このSOPが非常に価値がある特別な理由はありますか？安全性を強調する必要がありますか？コンプライアンス対策？トレーニングに使用されますか、それとも日常的に使用されますか？チームの成功にSOPが必要な理由は次のとおりです。
   • コンプライアンス基準を確実に満たすため
   • 生産要件を最大化するには
   • 手順が環境に悪影響を及ぼさないようにするため
   • 安全を確保するため
   • すべてがスケジュールどおりに進むようにする
   • 製造上の欠陥を回避するため
   • トレーニングドキュメントとして使用する
     • SOPで何を強調するかを知っていると、それらのポイントを中心にドキュメントを構成しやすくなります。また、SOPの重要性を確認するのも簡単です。

パート2/3：SOPの作成

1. 必要な資料を説明してください。 一般に、技術SOPは、手順自体に「加えて」、次の4つの要素で構成されます。
   • タイトルページ。これには、1）手続きのタイトル、2）SOPの識別番号、3）発行または変更の日付、4）SOPが関係する会社、部門、または部門の名前、5）署名が含まれます。 SOPを準備して承認した人のこのページは、その情報が明確である限り、好きなように設定できます。
   • インデックス。これは、SOPが長い場合にのみ必要であり、簡単に検索できます。ここで必要なのは、簡単な標準セットアップです。
   • 品質と品質管理。確認できない場合は手順が良くありません。読者が希望の結果が達成されたことを確認できるように、必要な資料と詳細が利用可能であることを確認してください。これは、評価例などの他のドキュメントの形式にすることができます。
   • 参照。引用または引用されたすべての参考書のリストがあることを確認してください。他のSOPを参照する場合は、必要な情報が付録に含まれていることを確認してください。
     • 組織がこれら以外のプロトコルを使用している可能性があります。既存のSOPを参照できる場合は、この構造を手放して、既存のSOPに固執してください。
2. 手順自体では、次のことを必ず守ってください。
   • 範囲と適用性。言い換えれば、プロセスの目的、その境界だけでなく、それがどのように使用されるかについても説明してください。標準、規制、役割と責任、および入力と出力を追加します。
   • 方法論と手順。 これは骨の肉です-必要な詳細とすべての必要な機器を含むすべてのステップをリストしてください。その後の手順と決定要因を含めます。「what ... if」ポイントと、潜在的な違反またはセキュリティ上の懸念を特定します。
   • 用語の明確化。一般的な用語ではない略語やフレーズを特定します。
   • 健康と安全に関する警告。これらを別の章にリストし、関連するステップの横にもリストします。 これらのことを軽視しないでください.
   • 機器および消耗品。 何が必要で、どの機器または機器規格をいつどこで見つけることができるかをリストします。
   • 警告と問題。だから問題部門。うまくいかない可能性のあること、注意すべき点、最終的な完璧な製品にとって問題となる可能性のあることについて話します。
     • 各トピックに独自の章（通常は番号が付けられています）を付けて、SOPが言語的になりすぎて混乱しないようにし、物事にアクセスできるようにします。
     • これは完全なリストではありません。これは、手続き型の氷山の一角にすぎません。組織は、他のどの側面に注意が必要かを示すことができます。
3. あなたの文章を簡潔で読みやすいものにしてください。 たぶん、あなたの聴衆は楽しみのためにそれらを読んでいません。短くて甘くしてください。そうしないと、注意を失ったり、ドキュメントを理解しにくくしたりすることになります。文章はできるだけ短くしてください。
   • これが1つです 悪い 例：使用する前に、必ず吸気口からほこりをすべて取り除いてください。
   • これが1つです 良い 例 "：使用する前に、吸気口からすべてのほこりを掃除機で吸い取ってください。
   • 一般的に、「あなた」については話さないでください。それはそれ自体を物語っています。積極的に話し、命令型で文章を始めましょう。
4. 必要に応じて、プロセスに関与する従業員に、作業の実行方法についてインタビューします。 最後に必要なのは、意味をなさないSOPを作成することです。チームの安全性、有効性、および時間を危険にさらし、すでに使用されている手順を考慮しません。同僚があなたに感謝しないことです。必要に応じて質問してください！これは正しく行う必要があります！
   • 物事が不明確な場合は、さまざまな人にすべての役割と責任をもたらすように依頼してください。 1人のチームメンバーがSOPを順守せず、別のチームメンバーが一部のアクションにのみ関与する場合があります。
5. テキストの大きな塊を図やフローチャートで細かく分割します。 特にトリッキーな1つまたは2つのステップを扱っている場合は、チャートまたはチャートを使用して読者が簡単に操作できるようにすることができます。読みやすくなり、すべてを理解するためのすべての努力から心を休ませます。そしてあなたにはそれはより完全でよく書かれているように見えます。
   • それらを使用して、スパイスを効かせたり、SOPをより印象的に見せたりしないでください。それが理にかなっている場合、または言語の壁を克服しようとしている場合にのみそれを行ってください。
6. すべてのページに正しいコーディングがあることを確認してください。 あなたのSOPは間違いなく多くのSOPの1つです。そのため、組織は、特定のインデックスシステムに基づいてすべてが保持される一種のデータベースを保持する必要があります。 SOPはそのインデックス作成の一部であるため、取得するには何らかの形式のコーディングが必要です。それが明確に述べられなければならない理由です。
   • 各ページには、短いタイトルまたはID番号、日付、ページ番号を付ける必要があります。脚注が必要な場合があります。これは、この点に関する組織のポリシーによって異なります。

パート3/3：成功と精度の確保

1. 手順をテストします。 手順をテストしたくない場合は、おそらく十分に記述されていません。プロセスの「限られた理解」を持つ人（または一般的な読者の代表者）に、SOPを使用して、それによって導かれるように依頼します。彼らはどのような問題に遭遇しますか？ある場合は、それらに対処し、必要な調整を行う必要があります。
   • SOPを数人でテストすることをお勧めします。さまざまな人々がさまざまなことに遭遇し、それはあなたに多くの（うまくいけば有用な）答えを与えるでしょう。
   • 手順が一度も行ったことがない人によってテストされていることを確認してください。予知を持っている人は、あなたの仕事の最初の場所ではなく、先に進むためにそれを頼りにするでしょう、それでそれはマークを逃します。
2. 実際に手順を実行する人にSOPを評価してもらいます。 結局は関係ない まじ？実際に 上司がSOPについてどう思うか。それはそこにあるものについてです 実際に 協力する必要があります。したがって、2階のボスに送る前に、ペンの実を、仕事をする人、またはすでに仕事をしている人に見せてください。何を見つける 彼女 それの？
   • 彼らを巻き込み、プロセスの一部にすることで、彼らはこのSOPを受け入れる可能性が高くなります。そして、彼らは間違いなくいくつかの素晴らしいアイデアを持っています！
3. アドバイザーと品質管理部門にSOPをチェックしてもらってください。 チームに問題がなければ、アドバイザーに転送できます。彼らは仕事自体についてはあまり言うことはないかもしれませんが、セットアップが大丈夫かどうか、何かを忘れた場合はあなたに知らせ、すべてを公式でシステムの一部にする方法を教えてくれます。
   • 公式のルーティングシステムを使用してドキュメントの承認を取得します。これにより、承認を与えるプロセスが適切に承認されていることを確認できます。これは組織によって異なります。全員が発言権を持ち、すべてのルールが守られていることを確認したいだけです。
   • 下に署名が必要です。ほとんどの企業は、もはや電子署名に問題はありません。
4. 承認されたらすぐにSOPの使用を開始してください。 最初に関係する従業員のためのトレーニングを計画する必要があるかもしれませんが、それはまたあなたの紙がトイレに掛けられていることを意味するかもしれません。とにかく、あなたの作品が使われていることを確認してください！できたね。ちょっとした認識の時間です！
   • SOPが最新の状態に保たれていることを確認してください。これが当てはまらない場合は、すぐに更新を手配し、更新が承認されて文書化されていることを確認して、SOPを再送信してください。チームの安全性、生産性、成功はそれにかかっています。

チップ

• 手順を説明するためにオランダ語を使用するだけです。
• 書面によるプロセスが実際のプロセスと一致するように、可能であれば利害関係者を関与させることを忘れないでください。
• 古いバージョンのSOPが存在するかどうかを確認します。たぶん、あなたはあなた自身をいくつかの簡単な微調整に制限することができます。それらも適切に文書化してください！
• 新しいバージョンごとにドキュメントの履歴があります。
• 読者がプロセスを適切に実行できるように、フローチャートと画像を使用してください。
• 明快さに注意してください。複数の解釈が不可能であることを確認してください。手順に慣れていない人に手順を示し、彼らの考えを聞いてください。それでも驚きに直面する可能性があります。
• 承認する前に、ドキュメントをチェックしてください。