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• ステップに
• パート1/2：議題を書く
• アジェンダを最初から作成する
• カレンダーテンプレートの使用
• パート2/2：カレンダーを使用するためのベストプラクティス
• チップ

整然とした会議には、よく書かれた議題が必要です。多くの会議がそうであるように、あなたの会議が退屈で効率的にならないようにしてください。詳細でありながら柔軟なアジェンダを順守することで、会議を合理化および集中化して、会議のすべての目標を最短時間で達成できます。独自のカレンダーを作成する場合でも、テンプレートを使用する場合でも、既存のカレンダーを最大限に活用する場合でも、開始するには以下の手順1を参照してください。

ステップに

パート1/2：議題を書く

アジェンダを最初から作成する

1. カレンダーにタイトルを付けることから始めます。 最高の文献から最も乾燥したスプレッドシートまで、ほとんどすべての重要なドキュメントにタイトルが必要であり、会議の議題も例外ではありません。タイトルは、読者に2つのことを伝える必要があります。1つは、読者が議題を読んでいること、もう1つは、会議のトピックです。決心したら、空白のドキュメントの一番上にタイトルを置きます。タイトルは花のようで複雑である必要はありません。ビジネスのコンテキストでは、通常、シンプルで直接的なタイトルが最適です。
   • タイトルに個別のフォントまたは大きなフォントを使用したいという衝動に抵抗してください。ほとんどの場合、Times New RomanやCalibriのようなシンプルで威厳のあるフォントを使用し、タイトルをドキュメントの他の文字と同じサイズ（または少し大きく）にします。タイトルの目的は、読者に何を見ているかを知らせることであり、必ずしも読者を楽しませたり気を散らしたりすることではないことを忘れないでください。
2. 追加 "WHO？’, ’本当ですか？「と」いつ？"ヘッダーへのデータ。 タイトルの後に、会議の議題には通常、職場の形式に応じて詳細が異なるヘッダーがあります。このヘッダーは通常、タイトルの下の1行程度です。通常、ヘッダーには、議論されているトピックとは関係のない会議に関する事実情報を簡単にリストします。これは、存在しない人々がいつどこでそれが起こったのか、そして誰が存在したのかを知るためです。以下は、追加できるいくつかのことです。選択するデータに関係なく、各情報を明確に識別するようにしてください（ここではラベルテキストを太字にすることが適切に機能します）。
   • 日時。これらは、グループ化することも、独自のセクションにグループ化することもできます。
   • ロケーション。ビジネスに複数の場所がある場合は住所を書き留めることができますが、場所が1つしかない場合は、会議している部屋に名前を付けることができます（例：会議室＃3）。
   • 参加者。役職は通常オプションですが、必須ではありません。
   • 特別な方が参加します。これらは、特別ゲスト、講演者、または会議のリーダーである可能性があります。
3. 目標を記載した短いステートメントを書きます。 明確に定義された目的を持たない会議は、出席者が何について話すかを決定するため、貴重な時間を無駄にするリスクがあります。ヘッダーの後の行をスキップし、太字または下線付きのテキストを使用して、「目標」や「目標」などのタイトルの後にコロンまたは改行を付けて目標セクションを指定します。次に、会議で話し合うべきポイントを簡潔で鋭い文章で説明します。ここに1〜4文程度書くことを目標にしてください。
   • たとえば、予算会議の目標のステートメントを作成する場合は、次のように使用できます。 "目的： 2014〜2015会計年度の主要な予算目標をリストし、長期的なコスト削減策について話し合います。さらに、R＆Dディレクターのマーカス・フェルドマンが最近の競争調査の結果を発表します。」
   • 科学的な文脈で書いたことがある場合は、目的のステートメントを会議の要約と考えてください。あなたは基本的に、詳細に立ち入ることなく、会議で何を議論する必要があるかを大まかに言っています。
4. 会議の要点のスケジュールを書いてください。 スケジュールは、ビジネス会議が長すぎる傾向に対抗するのに役立ちます。目標のステートメントの後の行をスキップし、スケジュールに太字または下線付きのタイトルを付け、スケジュールで（重要なディスカッションポイントに一致するように）時間の作成を開始します。読みやすくするために、各期間に独自の行を指定します。
   • 各期間を次のように示します どちらか 計画された開始時間と終了時間、 または 各パーツにかかる時間。どちらかのシステムを選択し、一貫性を保ちます。物事を混ぜ合わせるのは専門的ではないように見えます。
   • つまり、会話のトピックの開始時間と終了時間のいずれかで各期間をマークするか、または単にそれを継続させたい期間を書き留めます。たとえば、行の例は「14:00 - 14:05：紹介とプレゼンテーション " または ’5分：はじめにとプレゼンス。」ただし、2つのシステムを切り替えることは避けてください。
5. 特別ゲストのスケジュールには時間を取っておきます。 ゲストが重要なトピックについて話し合うために会議に来る場合は、これらの人々のために会議の時間を取っておきたいと思うでしょう。会話のトピックが複数ある場合でも、各ゲストに独自の時間枠を与えます。このようにして、誰もが必要に応じて自分のトピックを整理できます。
   • 面倒なスケジュールの問題を回避するために、事前にゲストに連絡して、各ゲストが会話のトピックに必要な時間を確認してください。
6. 他のビジネスのために、会議の終わりに余分な時間を残してください。 この間、紛らわしい会話の話題について説明を求めたり、自分の意見を述べたり、今後の会議の話題を提案したり、その他のコメントをしたりすることがあります。このアンケートをスケジュールの最後の項目として含めることで明示的にすることも、会議の最後のポイントの後で自分で持ち出すこともできます。
   • 会議が終了し、他に質問やコメントがない場合は、いつでも会議を早期に終了できます。あなたの出席者の多くはおそらくこれに感謝するでしょう！
7. 会話のトピックの概要を提供することもできます。 通常、スケジュールは会議の議題の大部分を占めます。これは、人々が議論の指針となる部分です。ただし、この余分な労力をかけることは必須ではありませんが、重要なポイントの追加の概要を提供することは、気が散っている参加者にとって非常に役立ちます。アウトラインは、会議で提示されたアイデアの配置を出席者に思い出させ、言及された各トピックに追いつくのに苦労している人々を助けます。以下は、おそらく使用したい要約のタイプの例です。

   • I.優先度の高い予算項目

     • A.従業員の旅行予算

       B.ディーラーの料金

       • 私。より良い取引を交渉しますか？

       C.ロビー活動の費用

     II。離職率を改善するための措置

     • A.代替サービス契約

       • 私。顧客にオプションを提示する

         ii。反応を得ます

       B.モバイルテクノロジーへの再投資

     ...等々。

8. エラーを配布する前に、カレンダーでエラーを確認してください。 一部の参加者は会議の議題に大きく依存する可能性があるため、配布する前にエラーがないかどうかを確認することをお勧めします。これを行うことは、出席者に好意を示すだけでなく、細部への注意と自分の立場に対する価値にも前向きに反映されます。
   • さらに、日記に誤りがないことを確認することはあなたを助けることができます 時間 そしてあなたを救う 面 間違いでいっぱいの議題を説明するのに時間を費やすと、特に重要な人がいる場合、会議が混乱し、恥ずかしい思いをする可能性があります。

カレンダーテンプレートの使用

1. ワードプロセッサに含まれているテンプレートを使用してください。 Microsoft Office、Pages for Macなどの多くのワードプロセッシングプログラムには、会議の議題を含む、あらゆる種類の個人用および専門的なドキュメント用の標準テンプレートがあります。これらのテンプレートを使用すると、プロ並みのドキュメントを驚くほどすばやく簡単に作成できます。通常、これらのタイプのテンプレートは、見た目に美しいレイアウトの論理セクションに編成されています。対応するスペースに関連データを入力するだけで、準備完了です。
   • 各ワードプロセッサはわずかに異なりますが、ほとんどの場合、テンプレートオプションを使用すると、プログラムウィンドウの上部にあるメニューバーからテンプレートに移動できます。
   • ワードプロセッサでテンプレートを使用できるが、適切な会議の議題テンプレートがない場合は、プログラムメーカーのWebサイトからダウンロードできます。たとえば、Microsoft Wordのテンプレートはoffice.microsoft.comで入手できますが、Pages forMacのテンプレートはAppleAppStoreで入手できます。
2. 外部ソースからテンプレートをダウンロードすることもできます。 ワードプロセッサにデフォルトでカレンダーテンプレートが付属しておらず、公式サイトで入手できない場合でも、心配しないでください。オンラインで利用できる無料のテンプレートがたくさんあります。たとえば、「会議の議題テンプレート」をお好みの検索エンジンで簡単に検索すると、関連する数十の結果が得られます。ただし、これらの結果のすべてが公式の信頼できるソースからのものであるとは限らないため、使用するテンプレートを選択する際には区別することが重要です。以下はあなたが訪問したいと思うかもしれないいくつかの外部サイトです：
   • Wordテンプレートの保存-この専門的なサイトは、MicrosoftWord用の多くの高品質のテンプレートを提供しています。
   • オンラインのWordテンプレート-Wordテンプレートのもう1つの優れたリソース。ただし、このページにはいくつかの選択肢しかありません。
   • iWorkCommunity-Pages用の優れたカレンダーテンプレート。ただし、このテンプレートは古いバージョンのPages（2009より前）用です。
   • App Storeには、Pages用のテンプレートもたくさんあります。残念ながら、これらすべてが無料で利用できるわけではありません。
3. テンプレートのフィールドに入力します。 ワードプロセッサで適切なテンプレートを見つけたら、または好きなテンプレートをダウンロードしたら、必要な情報をテンプレートに入力するだけです。ほとんどのテンプレートには、名前、時間、会話のトピック、セクションのタイトルなどを入力するための明確にマークされた領域があります。関連するすべてのフィールドに入力してアジェンダを完成させ、後でエラーがないか作業を確認します。カレンダーテンプレートは便利ですが、スペル、文法、事実上の誤りから保護することはできません。
   • フィールドを空のままにしないでください。たとえば、「ここに入力」とだけ書かれているスケジュールの行ほど、素人っぽく見えるものはありません。何らかの理由で記入したくない部分がある場合は、空のままにするのではなく、削除してください。
4. カレンダーをニーズに合わせるために小さな変更を加えます。 会議の議題テンプレートは非常に便利ですが、デフォルトのカレンダースタイルとレイアウトに正確に固執する必要がある理由はありません。カレンダーが会社が設定した基準と会議用に設定した基準を満たしていることを確認するために、必要に応じてテンプレートのコンテンツとスタイルを自由に変更してください。
   • たとえば、特定のテンプレートの見栄えが非常に良いと思うが、ヘッダーが長すぎて気が散る場合は、ヘッダーの不要なセクションを適切と思われる方法で削除してください。ドキュメントのレイアウトが損なわれていないか、議題が醜いように見えます。

パート2/2：カレンダーを使用するためのベストプラクティス

1. まず、最も重要なトピックを選択します。 会議をスケジュールするときは、通常、最も重要なトピックをスケジュールの前に置くことをお勧めします。これにより、2つのことが達成されます。まず、会議の開始時にまだ疲れていなくても、誰もがこれらの重要なトピックについて話し合うことができます。第二に、会議が途中で終了したり、特定の出席者が終了前に退席しなければならない場合に備えて、重要なトピックがすでに議論されていることを確認します。
   • 会議は必ずしも計画どおりに行われるとは限りません。小さくて重要でないトピックが会議の最後に削除された場合は、自分で解決したり、後で別の会議をスケジュールしたりできる場合があります。ただし、会話の主要なトピックをカバーできない場合、会議は目的の一部を達成できず、イライラすると同時に恥ずかしい思いをする可能性があります。最も重要なトピックをスケジュールの一番上に置くと、 主に この問題。
2. カレンダーのスケジュールに固執しますが、柔軟性があります。 会議を計画および実施する場合、最大の危険の1つは、計画よりも時間がかかることです。従業員は通常1つ持っています 嫌い 非常に退屈で、代わりに人々が実際の仕事をするのを妨げる可能性があるため、長すぎる会議は当然のことながらそうです。会議をスケジュールどおりに進めるために、時間に注意を払い、機会があれば、「時間どおりにここから出たい場合は、次のトピックに進む必要があります。 「」
   • ただし、会議が計画どおりに進まないことが多いため、会議のいずれかの部分に必要以上に時間がかかった場合は、補償する準備をしておく必要があります。限られた時間の中で、できるだけ柔軟に話し合うことができます。たとえば、会議の一部が遅れている場合は、会議の他の部分のディスカッションをトリミングしたり、会議の比較的重要でない部分を完全に省略して、時間どおりに終了するようにすることができます。
3. 会議のかなり前に議題を書き始めます。 カレンダーは他の種類のビジネスドキュメント（レポート、データのスプレッドシート、プレゼンテーションスライドなど）ほど重要ではありませんが、特にカレンダーを同僚と共有する場合は、カレンダーをプロフェッショナルで洗練された外観にする必要があります。ミーティング。ミーティング。質の高い文書を作成するのに十分な時間を確保するために、できるだけ早く日記を書き始めてください。
   • 早めに開始すると、会議の議題に関するフィードバックを得ることができるという利点もあります。カレンダーの暫定版を同僚や上司と共有し、彼らの意見を求めることで、欠陥を修正し、以前にはなかった詳細を追加することができます。カレンダーを書くために最後の1秒まで待つと、このフィードバックを求める時間がない場合があります。
   • 会議の前日に定期的な毎日の会議の議題を書くことはできますが、重要な会議の準備には数週間かかる場合があります。
4. 議題を会議の出席者と共有します。 話し合うトピックについて十分な知識を持って全員が会議に参加できるようにするには、事前に全員と議題を共有する必要があります。勤務先の企業文化によっては、これは、複数のコピーを印刷して個人的に配布すること、または単にカレンダーを添付ファイルとして電子メールで送信することを意味する場合があります。ただし、カレンダーを配布する場合は、送信する前に技術的なエラーがないことを確認してください。
   • 会議の重要性にもよりますが、会議の少なくとも1時間か2時間前に、出席者に議題を提示することをお勧めします。大規模で重要な会議の場合、1日以上前に議題を送信する必要がある場合があります。
   • 人々は忙しい、または忘れがちなので、誰かが自分の議題を忘れた場合に備えて、議題のコピーを会議に追加することをお勧めします。

チップ

• 誰かが会議に参加できない場合は、議題の上部に「欠席の発表」セクションを作成することを検討するか、このためのスペースを残して、会議中に発表するだけです。
• 1つの優れたリソース 生産的 会議では「DARV」を使用しています：目標、議題、役割、責任。まず第一に、あなたの会議は1つを持っている必要があります 目的 持つため。情報を提供するために会議を開催しているだけの場合は、会議で人々の時間を無駄にしないでください。彼らにニュースレターを送ってください。目標には、アクティブなコンポーネントと、可能であれば表示する製品が含まれている必要があります。「チームの四半期目標を設定する」。アジェンダは、その目標を達成するために取り組むトピックのリストであり、順調に進むための時間制限があります。たとえば、「1。前四半期の目標のステータスを確認する（15分）、2。目標に関するその他のビジネス提案（20分）、3。上位5つの目標を選択する（10分）など」。役割と責任については、誰が会議を主導し、誰がメモを取り、誰が会議の結果として生じるアクションアイテムを割り当てるかを決定します。
• 会社にカレンダー用の特別なフォームがある場合は、このフォームをテンプレートとして使用します。いくつかの場所では、公式に固執することが不可欠です。
• 同僚の好みによっては、人々が議題のアイデアを提案する期限を設けると便利な場合があります。終了日時を記載し、それに固執します。カレンダーを改善する場合、またはイベントが元のカレンダーを置き換える場合は、追加の余地を作ります。